美世阳光股份各项目公司职能的职责优化建议1356374777

美世北京各项公司职能的职责优化建议（讨论稿）2006年9月6日MercerHumanResourceConsulting2主要内容经营计划部职责调整建议土地发展与企划职责调整建议前期事务职责调整建议设计、策划、营销职责调整建议客户事务职责调整建议人力资源职责调整建议行政管理职责调整建议财务管理职责调整建议经营计划部职责调整建议MercerHumanResourceConsulting4经营计划部当前主要职责经营计划部当前主要职责可以分为以下几类1–编制公司经营计划–前期成本估算–审核工程概预算–招投标管理–工程进度结算与竣工结算–合同管理–材料设备认价与大宗采购1各部门当前职责描述如无特殊说明，根据阳光股份提供的各部门职责说明和岗位描述资料。此后其他职能的当前职责描述与此相同MercerHumanResourceConsulting5需要调整的职责根据行业分析与美世经验，美世建议需要对以下三项职责进行调整–招投标管理–合同管理–材料设备认价与大宗采购以下针对该三项职责进行说明MercerHumanResourceConsulting6招投标管理的当前职责分析总包的招投标，由经营计划部主导负责非总包类的招投标：（设备、材料以及分包工程的招投标）–金额50万元及以下的工程类，金额10万元以下的设计、咨询、材料设备采购类（为便于指称，以下简称A类）经营计划部负责审核招投标文件。具体招投标由业务部门（销售、设计、工程、前期等）完成–金额在50万元-1000万元的工程类，金额10万元以上的设计、咨询、材料采购类（为便于指称，以下简称B类）经营计划部审核招标文件、参加被选单位考察、组织开标评标、落实中标单位–金额在1000万元及以上的（为便于指称，以下简称C类），经营计划部参与审核确认。具体决策由公司管理层做出对于销售类重大招投标，经营计划部参与，并审核经济条款对于行政类重大招投标，由经营计划部主导负责招投标作为公司主要的成本控制手段之一，经营计划部在招投标管理方面起到的作用更多的是审核和监控，以及部分的组织工作。建议加强经营计划部在该方面的集中管理，以发挥资源最大化的优势，提升效率。MercerHumanResourceConsulting7进一步明确评标委员会的职责，加强经营计划部对招投标的管理公司当前设有评标委员会（招标小组）。主要职责为：–制定、解释招投标管理办法–审核招标计划–组织B,C类招标–资质评估结果审核–与需求部门共同确定中标单位鉴于评标委员会为非常设机构，建议仅在开标、评标、确定中标单位等关键环节行使职责，而将制定、解释招投标管理办法、审核招标计划、组织B,C类招标、资质评估结果审核等工作交给经营计划部，简化管理MercerHumanResourceConsulting8招投标管理的典型流程制定招标计划编制招标文件发布招标信息资格审查发标、答疑资料管理签订合同定标、合同谈判开标、评标123459876MercerHumanResourceConsulting9招投标管理的建议职责工作阶段当前职责建议职责经营计划部职责业务部门职责（前期、设计、工程、营销）评标委员会经营计划部职责业务部门职责（前期、设计、工程、营销）1制定招标计划1编制年、季、月度招标计划提交招标计划需求编制年、季、月度招标计划提交招标计划需求2编制招标文件审核招标文件制作招标文件审核C类标底组织招标文件编写，编制标底、审查修改标书中经济条款等工作提供技术指标和具体要求3发布招标信息发布公开招标信息发布内部招标信息选择投标单位并提出意见统一发布招标信息推荐合作单位4资格审查参与审查主导进行资格审查组织进行综合审查（从技术、经济实力、公司信誉各方面）在经营计划部领导下执行专业审查5发标答疑参与答疑，负责商务部分组织答疑，负责技术部分组织答疑，并负责经济标部分的答疑参与答疑，并负责技术部分答疑6开标评标参与B,C类的开标、评标公司评标小组组织B,C类的开标、评标组织A类开标评标参与B,C类的开标、评标参与B,C类的开标、评标会议组织与主持B,C类的开标、评标会议参与开标、评标1制定招标计划的职责未作改变MercerHumanResourceConsulting10招投标管理的建议职责工作阶段当前职责建议职责经营计划部职责业务部门职责（前期、设计、工程、营销）评标委员会经营计划部职责业务部门职责（前期、设计、工程、营销）7定标合同谈判对于A类，审核中标结果和合同条款对于B类，确定中标单位，审核合同条款对于C类，由公司领导确定中标单位确定A类中标单位参与B,C类的选择及谈判进行会议讨论，确定B,C类中标单位择优选择几个合作意向单位，提交评标委员会讨论，落实委员会确定的最终中标单位及相关合同条款审核A类中标结果确定A类中标单位参与B,C类的选择及谈判8签订合同1审核合同条款合同文本的起草与签订组织合同编写、规范合同文本、审核合同条款负责专业条款编写负责合同签订9资料管理未明确负责招标资料的收集、整理、归档工作提供资料1合同管理的详细职责将另行描述MercerHumanResourceConsulting11合同管理的当前职责分析当前的合同管理职责分散在各业务部门、经营计划部、财务部、行人部分别履行–合同起草：业务部门–合同审核：经营计划部–合同签订：业务部门–合同履行的监控：经营计划部–合同档案管理：行人部和财务部建议由一个部门统一牵头组织、提升管理效率由于合同管理与招投标的紧密关联，建议由经营计划部行使统一的合同管理职责MercerHumanResourceConsulting12建议由经营计划部承担的合同管理职责建议经营计划部在公司内部起到一个合同管理中心的作用。主要职责包括：–合同管理规范的制定和解释–合同文本规范化：制作合同标准文本，负责解释提出非标合同的公司要求–合同起草：组织合同起草起草商务条款（业务部门起草技术条款）–合同审核审核技术条款，组织审核法务条款确定合同提交的最终文本–合同签订（公司领导或项目部签）–合同履行的监控：由经营计划部监控合同的履行过程–合同档案管理：合同签订后一式三份，分别由经营计划部、责任业务部门和财务部存档。其中，经营计划部统一进行完整的档案资料管理。建议取消行人部的合同备案职能MercerHumanResourceConsulting13材料设备采购的当前职责分析当前的材料采购职能的履行分为以下几种情形–A类（10万元以下）采购，由需求部门自行组织招标–B类（10万元以上）采购，由公司招标小组组织招标，经营计划部参与公司对于采购的前期，即材料市场信息的收集、战略合作伙伴关系的建立等方面，职能相对薄弱公司加强对采购前期工作的投入，有利于公司提升采购效率和降低成本MercerHumanResourceConsulting14建议进一步完善和加强材料采购职能建议的材料采购职能的主要职责包括：–编制年、季、月度材料设备采购计划–采购的招投标管理参照前述招投标管理方面的职责建议：A类（10万元以下）采购，由需求部门自行组织招标。经营计划部审核或抽查结果B类（10万元以上）采购，由经营计划部组织招标并落实中标单位，需求部门参与C类采购（如有），由经营计划部组织招标，由评标委员会评标并确定中标单位–经营计划部制定大宗采购目录，并组织执行大宗采购。其余采购由需求部门具体执行–市场信息收集：收集材料市场信息，建立物资价格信息库了解市场变化情况，掌握工程造价信息，并向项目部提供咨询–选择、评估主要材料供应商，建立和维护战略合作伙伴关系MercerHumanResourceConsulting15关于该类职能设置的整合思考综合而言，以上所讨论的职能主要分为以下几个领域：经营计划预结算招投标管理合同管理材料采购主要职责为：1.制定招标计划2.组织编制招标文件3.组织发布招标信息4.组织进行资格审查，并组织答疑5.组织开评标会议。评标委员会将确定中标单位(B,C类)6.组织合同编写，审核相应条款7.资料管理主要职责为：1.合同管理规范的制定和解释2.合同文本规范化管理3.组织合同起草4.组织合同审核5.跟踪合同签订，协助办理相关手续6.合同履行监控7.合同档案管理主要职责为：1.编制年、季、月度材料设备采购计划2.制定大宗采购目录，并组织执行大宗采购。3.市场信息收集，建立物资价格信息库，掌握工程造价信息4.选择、评估主要材料供应商，建立和维护战略合作伙伴关系主要职责为：1.前期成本估算2.提出设计阶段的成本控制指标，制作标底3.审核预算，调整成本估算4.审核工程洽商5.工程进度款审核，组织竣工结算6.销售、行政类费用的预结算审核主要职责为：1.编制公司工程进度计划2.审核项目部的整体开发计划3.监督工程计划和整体开发计划的实施MercerHumanResourceConsulting16建议经营计划部的组织架构具体岗位设置待定土地发展与企划职责调整建议MercerHumanResourceConsulting18土地政策的变化要求公司加强土地发展职能以前公司获取土地的方式主要是依靠公司高层管理者，通过协议出让取得土地新的土地政策改变了公司获取土地的方式，要求公司组建专业的团队，负责土地的获取，参与土地市场竞争当前公司在前期事务部设立了项目拓展职能，但我们了解该方面工作并未正式开展MercerHumanResourceConsulting19公司的长期发展要求增加企划职能企划职能在公司起的作用是在公司长期战略目标的指导下，进行战略规划研究与制定，推进内部管理，对公司的战略发展和提升管理水平起到良好的牵头拉动作用公司当前在该方面的职能仅体现在以下几个方面，显得比较薄弱，不足以支持企业的长期发展：–市场信息研究：分散在经营计划部、项目部、客户事务部、前期工程部等。并且各部门仅从各自领域进行局部研究，未能从整体上为公司战略服务–参与公司战略研究：前期事务部、证券事务部–公司规章制度的规范：行人部MercerHumanResourceConsulting20土地发展职能的建议职责建立维护土地信息获取渠道，提前获取土地信息进行土地可行性研究–选择目标土地，确定可以进行可行性研究的土地–组织资源进行可行性研究–完成经济模型分析和可行性研究报告–协助公司领导最终确认前期投入名单项目前期准备：制定前期准备计划草案，并协调各部门资源完成前期准备的相关工作组织土地的招拍挂–了解研究招拍挂条件，参加答疑，澄清问题–初步制定公司参加招拍挂的条件草案–组织招拍挂所需文件的制作–提出招拍挂申请，支付保证金，办理相关手续–协助领导进行现场招拍挂，完成交易结束后的相关手续办理交易成功项目的跟踪反馈和失败项目的总结前期手续报批和大市政手续办理MercerHumanResourceConsulting21企划职能的建议职责进行市场信息研究，协助领导的战略决策–研究宏观市场和相关政策并研究其变化对企业的影响–研究行业发展趋势和竞争对手动态，定期制作行业研究报告–进行城市发展研究，建立城市发展信息资料库–为公司重大战略的制定，进行前期的专项调研和论证公司战略管理体系的构建–组织协调公司年度、中期战略的制定–监督战略的执行内部管理体系的提升：–牵头进行内部业务流程的优化和职责优化–规范各部门的管理规章制度与流程标准化的建设–监督规章制度与流程的执行情况，并督促改进MercerHumanResourceConsulting22建议的组织架构鉴于土地发展职能和企划职能在业务上的紧密关联，以及这两项职能共同对公司整体业务流程的牵头和影响作用，美世建议将这两项职能合并在一个部门完成具体岗位设置待定前期事务职责调整建议MercerHumanResourceConsulting24前期事务的当前职责分析现时状况下，前期事务是分散在公司总部和项目部分别完成的，总部和项目部之间在前期事务方面的职责界限没有明确界定在土地政策变化之后，需要进行公关的事务将大幅度减少，所获取土地的大