EHS-管理体系程序文件

文件名称：环境/职业健康安全管理程序文件文件编号：XX-2E-EHSPA/0XXXXXX有限公司XXXXXXXXXCO.,LTD.环境/职业健康安全管理体系程序文件（ＥＨＳ管理体系程序文件）文件编号：CX-2E-EHSPA/0版本号：A/0编制:审核：批准：发行日期：年月日文件名称：环境/职业健康安全管理程序文件文件编号：XX-2E-EHSPA/00.1程序文件修订页文件版本制修日期修订摘要修订人A0新制定0.2目录文件名称：环境/职业健康安全管理程序文件文件编号：XX-2E-EHSPA/0文件审批:编制:审核:批准:日期:日期:日期:文件名称：环境/职业健康安全管理程序文件文件编号：XX-2E-EHSPA/0文件发布/修订记录文件版本发布日期发布/修订描述1.02011.09.26首次发布环境/职业健康安全管理程序文件文件控制程序文件编号：CX-2E-EHSP01A/01/41．目的为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项工作的开展。2．范围公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。3．定义职业健康安全与环境管理体系:指职业健康和安全管理体系(OHS18001)和环境管理体系(ISO14001)的合称,文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。4．职责4.1质量部负责系统文件和资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。4.2各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交人力资源部组织评估.4.3人力资源部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时交质量部.4.4各权责人员负责文件的审核和批准5．内容5.1公司文件控制由质量部组织实施,负责管理5.2中涉及的文件与资料。5.2文件和资料的种类5.2.1体系文件:A、一阶文件：EHS管理体系手册B、二阶文件：EHS管理体系程序C、三阶文件：支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演习报告、内审资料、管理评审资料等D、四阶文件：记录表单5.2.2外来文件与资料:A、法律法规B、政府文件C、行业标准D、客户要求E、相关方的信息F、外部的监测报告G、其他5.3文件审核、批准的权限文件类型编制审核批准一阶文件管理者代表管理者代表最高管理者二阶文件各部门部门经理管理者代表三阶文件各部门部门经理最高管理者：人事、行政管理者代表：管理体系四阶文件根据对应文件规定环境/职业健康安全管理程序文件文件控制程序文件编号：CX-2E-EHSP01A/02/45.4文件的编号原则：文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由质量部统一编号。EHSM：一阶文件EHSP：二阶文件EHSI：三阶文件5.4.1EHS管理体系手册编号原则:EHSM-015.4.2二阶文件编号原则：EHSP+流水号流水号从01到99依序编之5.4.3三阶文件编号原则：EHSI+流水号流水号从001到999依序编之5.4.4四阶文件编号原则：文件类别（EHSP/EHSI）+对应文件流水号+表单流水号表单流水号从001到999依序编之5.4.5外来文件的编号原则:以接收的日期+流水号（01~99）进行编号，如2013年6月20日接收的第2份外来文件，则编号为2013062002。5.4.6本体系需要引用公司其他管理体系文件时，文件的管控要求按涉及体系的要求执行，5.5文件的版本：第一次制定为1.0版，在原有内容基础上修改的版本修订面依次为1.1、1.2……，当达到9次修订后，整版修改为2.0版式，依次类推；5.6文件的编制、审批与发放：5.6.1文件的编制、审批：5.6.1.1因体系运行需要编制新的文件时，由需求部门向质量部索取“二、三阶文件格式”（见附件1），依文件格式编制文件，经相关部门会审后按5.3要求审批；编制人员将文件的书面档、电子档、“EHS文件新增/更改申请表”提交质量部，质量部汇总形成“EHS文件清单”；5.6.1.2所有文件正本（签核后）由质量部负责保存，并由质量部统一管控。5.6.2文件的发放：5.6.2.1质量部依5.6.1.1中要求复印对应的份数，并在复印件上加盖“分发编号”章（通常分发编号与“EHS文件发放回收登记表”中序号一致）、“受控章”同时填写“EHS文件发放回收登记表”交领取部门签名，领用人必须认真核对文件内容、数量、确认是否正确，确保文件的完整性及有效性。5.6.2.2文件使用者在使用过程中发现文件缺章少页、损坏或丢失时，应填写“EHS文件补发/外发申请单”，经管理者代表批准后交质量部办理补发手续。5.6.2.3质量部将最新版本的PDF档（未签核档）放置到平台上，以便各部门及时核对月查阅；各部门严禁私自列印。环境/职业健康安全管理程序文件文件控制程序文件编号：CX-2E-EHSP01A/03/45.6.2.4受控文件因需要向外发放时，由需求部门以“EHS文件补发/外发申请单”提出申请，经部门经理审核，管理者代表批准（重要文件由最高管理者批准）后，质量部负责发放，发放时加盖“参考”章即可；文件正本一律不允许外发。5.6.2.5原则上，一阶文件与二阶文件放到共享平台上各部门可以查看电子档，三阶文件按需求分发书面档。5.6.2.6原则上，加盖管控章（样式见附件2）的文件一律不允许再复印。5.7文件的更改:5.7.1文件需要更改时，应由文件编制部门填写“EHS文件新增/更改申请表”,依5.6执行。5.7.2更改后文件应做以下事项：A、注意修改文件的版本次B、注意修改文件的发布和生效时间C、注意修改文件的发布/修订记录D、在正本电子档上以红色字体标明修改处。5.8文件的回收与作废：5.8.1每次发放修改后的文件时，质量部必须回收所有旧版文件，并在“EHS文件发放回收登记表”中签名，同时注明回收数量、日期、并加盖“作废”章作废。5.8.2旧版文件的正本加盖“作废”章另行保存，以便查阅。5.8.3对外发放的文件更改后，旧版文件不须回收，由其自行作废。5.8.4编制部门需要对文件进行作废处理的，则填写“文件作废销毁申请单”报5.3审批核准权限人核准后处理。5.9文件的管理5.9.1文件保存的方式有书面、电子档、磁盘，CD光盘、可移动存储器、硬盘数据、内存等方式。5.9.2各部门在每次管审前必须对本部门文件进行一次评估，在日常工作中发现需要调整的应及时修订。5.9.3质量部通过内审和管审等方式督促各部门按本程序规定对文件进行管控。5.9.4机密文件一律不允许做二手纸使用，非重要文件鼓励使用二手纸。5.9.5本体系涉及的记录的保存期限参照《记录控制程序》执行。5.9.6永久保存之文件:包括公司章程重要制度性规定、重要契约书、协议书、登记注册书；重要诉讼关系文件；政府之许可、决议书及其他重要文件。5.10外来文件的日常管控5.10.1外来文件由收集部门及时传递给人力资源部。5.10.2人力资源部组织相关部门进行评估，对需要收集/转换的交责任部门处理并将该文件交质量部汇总到“EHS外来文件清单”中；对于未对EHS管理体系运行造成影响的直接返还给收集部门。5.10.3在每次管理评审前，由管理者代表组织各部门对外来文件的有效性进行审查。5.10.4外来文件的发放、回收、作废按本程序执行。环境/职业健康安全管理程序文件文件控制程序文件编号：CX-2E-EHSP01A/04/46．相关文件6.1记录控制程序EHSP-027.记录表单7.1EHS文件清单EHSP-01-0017.2EHS文件补发/外发申请表EHSP-01-0027.3EHS文件新增/更改申请表EHSP-01-0037.4EHS文件发放回收登记表EHSP-01-0047.5文件作废销毁申请单EHSP-01-0057.6EHS外来文件清单EHSP-01-0068.流程图无环境/职业健康安全管理程序文件信息交流、沟通与协商控制程序文件编号：CX-2E-EHSP02A/01/4信息交流、沟通与协商控制程序1.目的建立公司内部各层次之间、各职能部门之间、公司与顾客和相关方之间、公司与员工之间适当的沟通渠道，使有关质量、环境和职业健康安全管理体系的管理过程及有效性交流信息与沟通，增进理解、协调行动，推动和不断改进综合管理体系的有效性。2.适用范围本程序适用于公司内外部就质量、环境和职业健康安全管理体系的有关信息进行沟通、交流、协商和接受、处理。3.术语和定义3.1相关方：指利益相关方和地方主管部门，利益相关方包括顾客、产品最终用户、投资者或所有者、供方和合作者、受组织影响的团体、内部顾客、组织内员工。3.2其它定义引用《管理手册》中的术语和定义。4.职责4.1办公室为本程序归口管理部门，负责统筹本公司对内、外相关信息的传递与分析、处理。4.2销售部负责原材料采购和销售合同签定前与顾客交流与沟通，以及收集产品交付后使用信息；负责向生产部门传递客户订单信息。4.3生产部负责组织收集各车间产品的生产信息，与顾客和环境相关方进行沟通与交流，获取顾客和相关方评价信息，并负责对产品信息、顾客和环境相关方信息进行内部沟通和交流。4.4质检部负责产品销售后质量反馈信息的收集、处理、交流和沟通，并负责进行内部沟通与交流。4.5安全办负责收集掌握职业健康安全情况和地方职业健康安全管理部门的评价情况；负责于外部环境相关方进行沟通与交流，获取相关方评价信息并进行内部沟通和交流。4.6工会定期收集员工对环境、职业健康安全的要求，代表员工与公司领导沟通、协商。4.7各车间负责产品生产和质量、环境和职业健康安全管理情况信息的提供，并获取顾客、相关方对生产经营部的评价信息。4.8各部门负责其主管的程序运行中产生的内部和外部信息的收集、处理、沟通和交流。5.程序5.1信息的内容5.1.1内部信息a.产品生产情况；b.质量、环境和职业健康安全方针、目标、管理方案的实施情况及体系运行情况；环境/职业健康安全管理程序文件信息交流、沟通与协商控制程序文件编号：CX-2E-EHSP02A/02/4c.重要环境因素、重大危害及风险的控制情况；d.环境、职业安全健康绩效监测和测量的结果；e.产品重大不合格、环境和职业安全健康事故、事件；f.内外部审核、管理评审结果；g.员工的意见、要求、抱怨；h.化学品安全数据表（MSDS）。5.1.2外部信息a.政策、行业标准、法律法规和其它要求的变化情况；b.顾客、上级主管部门对质量管理的抱怨、投诉、期望和意见；c.顾客、社区、居民、政府和上级主管部门等相关方对环境管理的期望、意见、抱怨和投诉；d.顾客、政府和上级主管部门等相关方对职业安全健康管理的意见、要求、投诉；e.市场及社会的要求和趋向。5.2信息的获取、收集内外部信息按照管理职责分工和信息属性，由信息产生部门、第一接受单位或主管业务部门及时获取、收集。5.3沟通和交流的方式5.3.1内部沟通和交流的方式：a.各种会议，如（半）年度工作会、职工代表大会、工作例会、周例会等（由会议召集部门起草会议纪要）；b.口头传达、汇报、协商；c.文件、报表、通知等；d.电话、宣传栏、内部网络、简报等；e.职代会提案、员工合理化建议等。5.3.2外部沟通和交流的方式：a.电话、传真、电子邮件、信函等；b.走访；c.招投标文件、公司对外宣传资料等；5.4沟通和交流的实施5.4.1与顾客的沟通与交流5.4.1.1销售部应向客户传递公司质量、环境和职业健康安全方针和管理体系认证的信息；将顾客反馈的要求及时向公司领导汇报，向有关部门通报，并予以研究、答复。5.4.1.2销售部收集顾客对公司产品质量、履约合作情况及生产环境管理、职业健康安全管理等情况，将顾客反馈信息传达到相关部门。5.4.1.3销售部及时将顾客反馈的产品质量问题信息传递到质检部及时处理，将处理后的环境/职业健康安全管理程序文件信息交流、沟通与协商控制程序文件编号：CX-2E-EHSP02A/03/4结果反馈给顾客确认、协商。5.4.1.4销售部及时将顾客反馈的环境要求传递到安全办及时处理，将处理后的结果反馈给顾客确认、协商。5.4.1.5顾客对产品有质量异议的，销售部收集质量异议信