对建立财务共享服务中心初期出现的问题及建议

ACCOUNTINGLEARNING63对建立财务共享服务中心初期出现的问题及建议文/徐建敏摘要：随着经济全球化程度的加深，资本的加速流转，全球市场整合，企业生存环境发生重大变化。企业为保持强有力的竞争优势，在适应外部环境的情况下，必须随时调整自身的经营战略、组织结构和管理模式，最大程度的整合公司资源。财务共享服务中心正式在这种情况下应用而生。财务共享服务中心适应了公司不断扩大的经营规模，提升了财务工作效率，提高了财务管理水平和会计信息质量，为公司管理决策提供有效的数据支持。但是在建立初期，还是有很多需要完善和改进的地方。关键词：财务共享服务中心；管理；问题(一)部分员工存在认识误区1.有人认为共享服务中心影响工作效率，干涉项目工作。原先的业务是各子分公司、项目都是独立记账，公司或项目领导签字完成就可以入帐付款，实行财务共享服务中之后，公司或项目领导签字之后进入共享服务中心，共享服务中心按照标准和流程进行审核。前期有很多业务不符合标准，退单率很高，说明这一问题。经过一段时间，员工熟练度和认知都会提高，退单率慢慢降低，工作效率大大提升。有的项目要超过合同约定付款比例付款，共享服务中心对照合同条款予以驳回，认为干涉项目工作。合同是由单位自己签订的，共享服务中心只是依据项目部签订的合同进行审核。因此，问题的根本出在项目部自身，要么是对项目整体进度把控不足，要么是前期做的工作计划过于随意，对合同签订不重视。2.资金不能自由支付。在原有的工作模式下，业务流程并没有固化，资金支付手续完全或部分不受控，单位领导有可能一个电话，就能实现资金支付。但在共享模式下，“先记账，后付款”这一流程固化到系统中，项目部资金支付必须按照公司设定的流程，完成各个环节的审批后，才能实现款项支付。推行共享平台的基本出发点之一就是要让资金的使用有序受控。虽然项目的资金所有权和支配权不变，但是必须按照企业内部控制流程支出，下面单位只是感觉不自由了。(二)共享服务平台本身及和财务业务融合的问题1.系统本身功能存在急需完善的地方。尽管目前移动客户端可以实现审批功能，但是缺乏信息推送功能和影像查看功能，一方面不能及时让领导知晓有哪些需要审批的业务，另一方面不能查看影像，一些领导坚持见到原件才审批，影响了审批的及时性。2.个别业务和系统不能很好融合。财务共享借助信息化平台为财务业务服务的，但是在实际操作中，出现个别业务要适应系统，如果不适应系统就无法进行操作。在共享中心资金结算岗中，支付结算岗无法看到“记账凭证”，只能看到“支付单”，资金支付只能根据“支付单”进行。但是根据《会计法》规定，“先记账，后付款”，出纳根据记账凭证进行付款，资金结算岗无法看到“记账凭证”。这就需要平台系统不断的完善，来适应业务的需要。(三)财务共享服务中心人员不知如何定位共享信息系统的介入，使财务工作在形式上发生本质变化，各种业务逐渐向精细化发展，专业性较强的财务工作变成根据标准和流程机械的审核业务单据，点击鼠标进行流水操作。在共享中心工作的员工感觉自己就像车间工人一样，在流水线上重复自己单调的工作。随着时间推移，员工熟练掌握标准和流程后，这项工作就会变得枯燥，员工容易失去工作热情。(一)加大宣传力度，提高认识建立财务共享中心对单位来说有重大的意义，建立共享服务中心优势主要体现在“降本增效”、“加强管控”、“落实内控制度”、“提供决策支持”。所有人员应该清楚知道，财务共享服务平台实现业务的标准化和规范化，但是并不转移各级领导人员、企业人员、财务人员的责任和权利，即：会计主体责任不变，资金所有权不变、使用权不变。(二)尽快完善共享平台系统本身功能，使系统使用起来更便捷系统服务单位要结合使用单位情况，尽快开发出适合使用单位的系统和模块。比如信息系统推送和影像查看功能在移动客户端像“微信”一样使用起来方便，快捷。系统本身应该满足所有财务业务的需要，而非业务适应系统。(三)财务共享服务中心应该有完善的用人制度，科学的绩效管理随着时间推移，周而复始单调的工作使员工缺乏工作动力，降低工作效率。因此如何建立一个科学的考评体系来激发员工工作热情，保证服务质量，是摆在共享服务中心面前的一个课题。(1)共享中心应建立清晰的轮岗制度。共享中心在业务节点细化后，在某一岗位上体现的是机械化的操作，对自己岗位上的工作越来越熟练，同时对其他工作岗位上的业务越来越生疏。在实际工作中共享中心应考虑操作人员的轮岗周期、轮岗顺序确保在执行轮岗时能够平稳过渡。(2)详细的岗位职责。岗位职责不仅仅员工责权利的界定，更多的在界定责权利时把业务标准和工作流程镶嵌进去，尽可能细化。(3)科学的绩效管理。个人薪酬即和单量挂钩，又要和服务质量挂钩。在工作中既要关注员工处理业务时间和业务质量，还要关注员工服务态度是否和善，业务沟通技巧是否有效等。财务共享系统在企业的发展过程中拥有着重要的作用。财务共享系统能够突破传统系统中时间地点的限制，节约企业在财务管理中人力物力的支出，为企业获得更大的利润空间。同时，提高财务管理工作的效率，为管理决策提供及时有效的数据支撑。财[1]石慧.财务共享服务中心模式浅析[N].青岛职业技术学院学报，2016.[2]王明亮.以共享服务中心推动财务管理升级[J].新理财，2016.[3]连长嵩.中兴通讯集团财务共享服务中心建设问题研究[D].首都经济贸易大学，2013，3.(作者单位：中铁十四局集团财务共享服务中心)