企业管理培训课件：十项管理技能训练之时间管理(赢在中层经典讲义)

十项管理技能训练管理技能训练之二：时间管理时间是一种资源我们在每项工作中，每件产品中，都投入共同的资源——时间时间面前人人平等。时间是商务中唯一人人平等的资源。每人都有365天，每月有176个工作日，每年有2112个工作日来完成目标有效地利用时间，就是有效地利用了资源损失了时间就等天抵押了未来让基本个人损失时间就等天损失了人家的金钱损失了时间就等天抵押了未来让基本个人损失时间就等天损失了人家的金钱时间浪费在那里？电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制；上司不定期的召见使中层经理的时间具有很大的随意性；下属的不断请示和汇报。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间；对下属工作不放心替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里；凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。你是否在工作过程中没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动，即缺乏一份详尽的计划。做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在了一些无关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。时间管理的障碍障碍一：“我的时间安排的挺好，我是一个有序的人”障碍二：“时间管理有什么用，计划赶不上变化”障碍三：“时间掌握在别人手中”对时间的分析计算时间价值时间清单分析工作紧急性分析工作重要性分析高效益活动分析低效益活动分析授权分析会见分析会议分析公出分析干扰因素分析对时间的分析一——计算时间价值•成本价值法•收入价值法对时间的分析二——你能支配自己的时间吗？对时间的分析三——工作清单分析•时间利用率•找出不知去向的时间•计划了吗？•延误、浪费的时间•原因对时间的分析四——工作紧急性分析你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间管理无关。“紧急事项”越多，时间管理问题越大。“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。对时间的分析五——工作重要性分析你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项特别注意对“重要”的工作事项进行分析对时间的分析六——授权分析把可以由下属做的事情，一定要交给下属去做，这样你才能有更多的时间做更重要的事情。记住：大多数工作，下属绝对没有你做得好，并不等于下属永远没有你做得好。授权刚刚开始时，会花费你较多的时间，但是，一旦下属能够胜任，你就会节省很多时间。管理者要通过别人完成工作，就必须将时间花在辅导（教练）下属上。自己做应该下属做的事情的原因常常是很可笑的。也就是说，你的时间花在替下属做事上，是十分可笑的。对时间的分析七——会见分析不良的会见极其容易浪费时间，而且还冲击和打乱其他时间安排，所以，要坚决克服。学会约定会见用时。尽可能事先确认会见目标，以便较为准确地预估用时。学会对付无故拖延的方法。对时间的分析八——会议分析根据统计，中层经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。中层经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。严格会议纪律参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。对时间的分析九——干扰因素分析通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？不同层次职务的人，工作时间分配比较状况领导工作管理、组织监督、检查具体操作领导者中层管理人员工段总、技术人员班组长65%10%5%5%20%70%15%5%10%15%45%15%5%5%15%75%时间管理原则一：20/80原则80%的销售量来自于20%的客户80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电视节目80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上80%的电话是由20%的外人打进来的80%的外餐是在20%你最喜欢的餐馆中进行的80%的请假是20%的员工请的80%的宴会重复20%的食谱时间管理的原则二：第二象限工作法不紧急重要不重要紧急Ⅰ第一象限紧急重要II第二象限不紧急重要III第三象限紧急不重要IV第四象限不紧急不重要时间管理原则三：计划必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行必须留出处理不可预计事务的时间日计划、周计划、月计划相关联时间管理原则四：养成习惯你每天要花30分钟作计划你要有书面的待办单、日计划、月度计划和周计划你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯你每周都将你的工作排出优先顺序你能在高效的时间里做完你的重要工作你的授权形成了一种工作风格和管理方式你已养成对付干扰的工作作风你有明确的生活和工作目标你保证一天内有一段时间不受干扰会有效利用零星时间有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备文件柜或办公桌整洁、条理清楚在固定的时间里处理往来的函件尽量将无用的文件处理掉能使每件工作善始善终避免头绪多而乱浪费时间的原因及改进方法控制方面的原因计划方面的原因沟通方面的原因组织方面的原因指挥方面的原因决策方面的原因时间管理的改进方法方法之一：消除电话干扰方法之二：消除不速之客方法之三：消除无效会议方法之四：有效计划方法之五：克服条理不清方法之六：克服经常救火方法之七：有效授权方法之八：克服想干的事太多方法之九：有效沟通方法之十：克服拖延方法之十一：明确职责方法之十二：学会说“不”方法之十三：克服工作搁置方法之十四：克服文件杂陈方法之十五：克服办公桌杂乱和个人混乱方法之十六：自律控制不力引起的时间浪费电话打扰不速之客缺乏自我约定不善于拒绝计划不周引起的时间浪费不切实际的时间预算救“火”或“危机型”管理没有目标、没有优先顺序搁置未完成的任务沟通不畅引起的时间浪费频繁的会议信息不足、不畅、过多无效沟通组织紊乱引起的时间浪费混淆职责制度不健全指挥不当引起的时间浪费无效授权指挥链混乱决策不力引起的时间浪费优柔寡断求全责备时间管理的改进方法之一：学会说“不”原因一：不愿意拒绝别人，很想做个人人都喜欢的角色，想赢得赞许和别人的认可与接受，不会拒绝不合理的要求，害怕因此断送自己的事业前程。原因二：精力比较旺盛，工作能力很高，很想帮助别人的高尚情操。原因三：没有原则的老好人，助长了别人的懒惰和其他人求你办事的机会，逐渐形成了习惯，而不能说“不”。原因分析时间管理的改进方法之一：学会说“不”原因四：自我价值观不强，缺乏自信，很想让别人这样来认可自己。原因五：找不到合适的借口拒绝别人，担心别人也会从此拒绝自己和采取报复的手段。原因六：由于没有自己的优先顺序，由别人来确定工作，容易产生先替别人工作的行为。时间管理的改进方法之一：学会说“不”原因七：不拒绝别人也能完成自己的工作，为什么要得罪人呢。原因八：你的上司总是给你加压、加任务，让你惟命是从，你不能加以拒绝。时间管理的改进方法之一：学会说“不”原因九：整个部门或公司已形成了这个惯例，有少数的人就是非常能干的，他们不能拒绝任何事。原因十：公司或部门其他的人可以拒绝承担责任，而你不能；或别人轻率地承担责任而引起不良后果，使你也不能说“不”。时间管理的改进方法之一：学会说“不”方法一：不会说“不”是你浪费时间的一个重要方面，每个人都不会做到人见人爱，着重自己的事业和规划你的发展，你会明白哪些是应拒绝的。方法二：保持这份精力和能力，把他运用到你应该发挥作用的地方，你更应集中精力关注你自己的工作。改进方法时间管理的改进方法之一：学会说“不”方法三：没有原则的帮助别人，不仅耽误了自己也会助长下属的依赖性，使之失去工作和解决问题主动性。方法四：基于这种心理反而使自己更缺乏自信和降低自我价值。方法五：有时不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的，实行公平交易，给自己找出拒绝的理由即可。时间管理的改进方法之一：学会说“不”方法六：计划好自己的工作计划和优先次序就可以有理由拒绝别人，是主动的时间管理；反之则会被动地、由别人牵制你的行动。方法七：如果这样当然更好，但是迟早他会影响到你的工作的完成。方法八：上司也是看你好说话，不过对上司要有合理的、确切的解释和说明，因为上司不好惹。时间管理的改进方法之一：学会说“不”方法九：必须使每一个人都承担起自己的职责，这是整个机构或公司的大事，但是你也不能充当牺牲品。方法十：实际和理智一些，你不是救世主，而且不要做的过分，否则会被视为理所当然，当你拒绝时却引起怨恨，及早摆脱，别形成惯性。时间管理的改进方法之二：明确职责原因一：区分不清自己的职责，经常做下属职责范围之内的事，或经常替上司承担不属于自己的任务。原因二：自己的工作缺乏工作说明和职务说明书，工作起来没有职责标准，经常与其他部门的工作重复或互相扯皮。原因分析时间管理的改进方法之二：明确职责原因三：没有把自己的职责与个人目标、公司、部门发展挂钩，认识不到职责不清的危害性。原因四：公司、部门没有组织图和职位说明书，或有也是挂在了墙上，职位说明书形同虚设。原因五：不同部门之间职责不清、上司控制中级权限，下属越级工作。时间管理的改进方法之二：明确职责原因六：下达指示或命令含糊不清、信息沟通不畅或职级混乱，职责随命令改变，没有一致性。原因七：没有相应的激励惩罚机制，员工不愿意承担责任和发挥主动性。时间管理的改进方法之二：明确职责原因八：公司扩大，部门业务量增多，导致工作内容增加，却没有相应建立起扩大的职责范围。原因九：公司或部门机制造成的人浮于事，没有竞争，导致员工不认真完成自己的职责。时间管理的改进方法之二：明确职责方法一：分辨自己的职责是什么，保证完成自己职责范围内的事。不为下属做事、不过多替上司承担工作。方法二：与上司、下属和人力资源部门确定职责范围、实施标准、制订详细的工作说明书，区分各部门的职责，并遵照执行。改进方法时间管理的改进方法之二：明确职责方法三：职责不清会使你做了别人的工作而耽误了自己的工作。你是一个有个人目标、个体职责的、有限的个体。方法四：用组织图明确公司、部门的权力关系，使每一个人都准确了解和知道自己的职责和权限，并在实际中贯彻实施。时间管理的改进方法之二：明确职责方法五：要求自己相应的权限，与上司、下属、各部门管理者讨论、澄清、划清职责权限的范围。方法六：准确接受和下达指示和命令，最好有书面化，与各部门之间、与上司、与下属保持信息畅通，使命令与职责一致。方法七：建立相应的奖惩机制，建立正常的晋升机制，与相应的职责紧密相连。时间管理的改进方法之二：明确职责方法八：及时调整职责范围扩大权限，并及时划分和区别