物资采购管理流程

物资采购管理流程（试行）本管理流程适用于工厂所采购的各类物资。一、物资采购的归口：1、生产所需原材料（金属材料、非金属材料、化工原料）、辅助材料、生产辅助用品（工、夹、量、模具）、劳保用品由生产制造部门负责采购；2、办公用品由厂办负责采购；3、办公设备、机动设备及配件由设备动力部门采购；4、生产急需零星辅助用品金额在500元以下及自揽外协原材料，可由分厂向主管领导请示同意后自行采购。5、物资采购原则上由归口部门负责，根据工厂目前实际现状，经归口部门与各使用分厂协商，零星辅助材料和生产辅助用品仍由各分厂采购，但必须按本流程规范操作，并报归口部门备案。二、合格供方的确认：根据产品的技术规范要求及有关特殊要求，按照《供应商管理流程》程序，对供应商予以评价，列入合格供应商目录。三、采购信息的收集：1、采购产品的文件资料：（1）订货合同、采购计划；（2）技术资料、产品图纸及质量保证协议；（3）采购技术规范、各种专业标准（包括国家、行业、企业标准等）；（4）特殊采购所需文件：易燃、易爆、有毒有害化学品等供应商应按《中华人民共和国安全生产法》和《危险化学品安全管理条例》规定提供相应的生产许可资质证明文件。2、订货用的技术资料、产品图纸应加盖“订货”或“外委”字样的专用红章，由生产制造部门采购人员寄送至合格供应商主管人员，并在采购合同中加以注明。3、订货用的技术资料和产品图纸需更改时，归口管理部门采购员应及时通知合格供应商进行更改和换发，同时收加或声明原技术资料和产品图纸作废。四、采购计划的编制：1、生产所需原材料（金属材料、非金属材料、化工原料）、辅助材料、生产辅助用品（工、夹、量、模具）由采购员根据年初工厂制定的财务预算计划，结合工厂生产经营情况、库存量、资金占用情况等编制年度、月度采购计划，经主管厂领导审批后实施。年度、月度采购计划原则上要做到与工厂的财务预算相匹配。如有特殊情况需突破预算时，应向工厂主管领导打出专项报告予以说明。劳保用品、办公设备、机动设备及配件的采购计划由设备动力部门负责编制，劳保用品的采购计划应根据工厂《劳保用品配备标准》，每年年初编制预算后，报主管厂领导审批后实施；办公设备、机动设备及配件的采购计划根据生产需要编制年度、月度采购计划报主管厂领导审批后实施。办公用品的采购计划由厂办根据生产及管理工作实际需要编制年度和月度采购计划，报主管厂领导审批后实施。2、采购计划应明确采购物资的要求，包括：采购物资名称、型号、规格、状态、技术条件和标准、单价、数量、交付时间、交付地点、交付方式等有关事项和质量保证条款。五、采购合同的签订：1、采购价格一般由归口部门与供应商协商议定，但大宗物资的采购及单笔采购金额在1万元以上的，必须填写《外委加工价格审核表》，经财务部门审核并报厂领导审批同意后执行。2、采购合同的签订一般由采购员与合格供应商签订，并经双方单位盖章后生效，合同中应写明采购计划中对采购物资的具体要求。3、采购合同的签订、管理与实施，按工厂《合同管理制度》执行。4、采购合同需要变更时，归口管理部门采购员应及时报告单位领导，并以书面形式通知合格供应商，将变更原因、结果和时间注明在采购合同上备查。六、例外采购的办理：工厂所有物资原则上必须从合格供应商处采购，但如合格供应商中无所需采购物资，或发生重大质量问题，或因不可抗拒因素不能及时供货时，经归口管理部门提出，主管厂领导批准后，可实行例外采购，但事后必须按《供应商管理流程》中的要求，对供应商进行评价，并列入《合格供应商目录》。七、采购物资的验收：1、生产所需原材料的验收：（1）原材料进厂后必须按标记分类分批存放在待检区，未经验收的原材料严禁入库和发放。（2）原材料进厂后，应按检验要求进行抽样，由仓库保管人员将试样送质量保证部进行理化分析，检验人员应尽快将复验结论通知仓库保管人员。（3）质量部门负责检查质量保证文件是否符合技术要求，检查原材料外观、配套封印和备件的完好性；生产制造部门仓库保管人员负责检查生产期、油封期、保质期是否在规定期限内，并清点好原材料的数量和重量。2、生产辅助用品和劳保用品的验收：生产辅助用品和劳保用品应有供货商提供的产品合格证，无合格证产品原则上不允许入库。劳动防护用品的采购必须根据国家经贸委[2000]189号文和国家标准GB11651－89的规定，到安全监督部门定点的厂家购买，劳保用品发票须加盖“06”号劳保专用章，凡达不到质量标准的一律不得入库。八、采购物资的结算：1、归口管理部门与供应商签订采购合同或协议后，将合同或协议副本交财务部门，财务部门严格核对合同或协议，按照合同或协议规定的付款条件付款。2、归口管理部门定期取得购货发票，凭采购入库单、购货发票等结算凭证到财务部门办理挂账手续。3、归口管理部门根据采购合同或协议，每月编制统一的付款计划，经主管厂领导审批后交财务部门。归口管理部门拟付款时，应填写“付款申请单”，财务部门审核后办理付款业务。九、附则：1、本管理流程由经营管理部负责解释，归口管理部门负责执行。2、本管理流程自2012年5月1日起实施，工厂以前发布的有关物资采购管理流程与本流程相悖的，按本流程执行。3、本流程试行期间，请有关部门提出修改意见，以便修订完善。2012年4月24日