秘书基础知识三

101、沟通类型⑴依据说沟通的对象不同划分：①人与人之间的沟通；②人的自我沟通；③人与机器的沟通；④组织之间的沟通⑵沟通手段划分①书面语言的沟通就是利用文稿实现信息的传递与反馈；②口头语言的沟通不仅包括人们面对面、一对一的沟通，也包括会议、小组讨论和电话中的语言沟通；③态势语言是借助于表情、肢体的动作影响来强化信息交流沟通的手段。⑶网络沟通a、网络沟通：传通沟通对情感和直接的表达要求更多，网络沟通更注重效率和人机控制中的有效性。网络沟通应遵循有效管理、信息筛选、关注影响、技术适用、成本控制的原则。优势：①极大较低了沟通成本，提高了沟通的效率；②实现了沟通的及时性和平等要求；③在防火墙技术支持下提高了即时信息的安全感。制约性：①技术有限个体的信息容纳会出现超负荷状态；②口头沟通语言与网络语言的差异使语言规范使用要求受到挑战；③横向沟通扩张性发展，纵向沟通相对弱化。b、团队沟通：在信息社会的今天，它更多地是指以任务为中心的有可能跨职能部门的工作小组。高效率团队特征：①团队所有成员对其目标都很明确，全身心地投入；②对团队有强烈的归属感和责任感；③问题产生时，所有成员积极参与，并能贡献全部才智；④决策时所有成员能积极参与，不同意见受到欢迎，一旦达成一致，所有成员能全力支持。影响团队沟通的主要因素有：①团队成员的角色分担；②对内成文或不成文的规范和惯例；③团队领导的风格；④团队作出决策的模式。c、跨文化沟通：障碍：①言语沟通障碍；②非言语沟通障碍；③信仰与行为障碍102、有效沟通的前提：①尊重；②理解103、有效沟通的关键：⑴有效倾听⑵构造良好的倾听环境①以环形座位、并行座位、面对面的座位形成有平等感、有信任感的交流环境；②不受外界干扰的安全空间③可以清晰地观察对方情绪和态势语变化的光线条件；④足够双方沟通表达的时间；⑤避免先入为主的猜测和未加思索的结论干扰自己。⑶克服倾听的障碍⑷实现有效倾听的准备⑸有效提问和拒绝⑹自信地提出要求⑺学会礼貌地拒绝①拒绝就是要明确地表示“不”，所以口气要坚决，避免纠缠；②礼貌地拒绝具有要使用委婉的语言和巧妙的方式说“不”；③礼貌的拒绝的前提是去除自责和担心；④礼貌的拒绝还包括：避免使用借口（诚恳拒绝）；留出延期大幅答复，给人以深思熟虑的感觉；拒绝后提出替代方案；说明原因，争取对方的理解。⑻俩将提问的禁忌①忌问对抗性的问题；②忌不看时机的提问；③忌问显示资金精明的问题；④忌中断比尔的话题发问；⑤忌问对方公司的商业机密；忌问老人和女士的年龄、问男士的收入、问女士服饰的价格、问对方的婚否、家庭、宗教以及政治倾向等隐私性的问题。104、有效沟通的原则“⑴可信赖性（Credibility）:秘书要真诚满足被沟通者的愿望和要求，营造彼此信赖的氛围。⑵保证沟通计划与沟通环境的一致性（Context）⑶内容（Centent）准备好有针对性的、能对客户产生影响的信息内容。⑷明确性（Clarity）:要用简明的、准确的语言进行沟通，以提高沟通的效率。⑸连贯性（Consistency）:沟通是一个没有终点的连续过程。⑹渠道（Channel）:尽量使用已经有的、客户习惯使用、熟练使用的信息沟通渠道进行沟通。⑺准确判断接受能力（CapabiliyofAudience）:用来沟通的信息对接受者的能力要求越小，信息内容越简单，就越容易被较快接受。105、沟通流程：做好沟通准备（明确自己的目标、对方的背景）→确定对方的需求→正确阐述自己的观点→关注对方的反应→实施有效提问→积极、认真地倾听→及时确认、应对（反馈）→适时进行总结。106、需要沟通的工作关系：①与客户沟通（秘书应该把单位中每个需要自己服务的人、部门看成自己的客户）；②与同事沟通（横向）；③与上司沟通（纵向）107、明确沟通对象：①熟练制作和使用必要的沟通记录工具（来访人员登记表、预约来访登记簿、对方名片）；②适当询问会使已有的信息更具有针对性。108、沟通渠道有：面谈沟通；书面沟通；会议沟通；演讲沟通；电子媒介沟通109、①面谈沟通特点：直接性；互动性；反馈迅速②书面沟通特点：打破时空界限；有据可查；内容比较理性；有斟酌余地③会议沟通特点：工作流程性；内容衔接性；对象的群体性；信息影响又具有传播的延展性。110、书面沟通的技巧：①利用信息蓝图形成视觉观点表述；②消极信息最好放在文章中间，让接受者有所准备；③认真的文稿校审111、会议沟通技巧：秘书准备会议应该有不少于两套的方案由上司备选；各种沟通性文件的关键词语要反复核对无误并提前发出。112、说说技巧基本要求是有耐心，步骤。①进行说服前要仔细揣摩对方的需要和目的；②提出并帮助对方选择解决的方法；③为需要说服者构建一个实施方案；④帮助对方反复衡量每个环节的付出、利益。113、横向沟通多在平级之间进行，不存在上下级关系，又称为平行沟通。114、横向沟通形式：部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训等。115、横向沟通障碍：⑴本位主义，从自己部门的利益要求出发，无视整体协调的存在。⑵员工短视现象的存在。⑶对组织结构认识中存在贵贱、等级偏见。⑷员工性格差异、知识水平的差异。⑸对某些政策的认识存在猜忌、恐惧、感到威胁存在。116、横向沟通策略：⑴建议使用有针对性的沟通方式，召开有员工参加的部门会议，介绍公司发展的战略和蓝图，力陈部门协调配合的利弊，提出员工应该思考的问题。⑵建议树立内部客户的观念，向对待外部客户一样耐心讲解公司政策和预计结果。⑶建议各方耐心倾听而不是自顾自地叙述。⑷建议各方换位思考。117、纵向沟通包括自上而下、时下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行的下行沟通是横向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。118、沟通载体：备忘录、指令、政策、命令、布告、面试、会议和演示。下行沟通介质：书面类、面谈类、电子类119、上行沟通的目的就是要有一条让管理者听取员工意见、想法和建议的通路（下情上达）。上行沟通又可以达到管理控制的目的。120、纵向沟通障碍：⑴接收者沟通技能上的障碍；⑵沟通各方心理活动引起的障碍；⑶沟通的一方不善聆听；⑷信息接收方存在草率评判；⑸语义表达和理解方面存在歧义121、下行沟通的策略：⑴制定针对性的沟通计划⑵精简沟通环节⑶减轻、分流沟通的任务⑷提倡简约的沟通。采用简单、直接的措词，使用与对方理解层次相符的方式进行沟通。⑸启用反馈⑹多介质组合。122、上行沟通策略：⑴建立信任；⑵适时采用走动管理，安排非正式的上行沟通；⑶维护领导层的内部一致性，请示、汇报工作严格按照职责分工进行。123、领导类型：①城府、分析型；②温和型；③直接表达型；④支配命令型124、与领导共同策略：对第一种领导沟通应该注意细节，量化的信息尽量准确、详尽，直接进入主题，不需要态势语的辅助；对第二种领导沟通应该注意尽量保持微笑与迎合，宜用提问的方法征询意见，对第三种领导沟通应该主要直截了当，在最短时间里说明问题，事后注意提交备忘录，以免遗忘；对第四种领导沟通应该注意不要有太多的寒暄占去时间，直接切入主题，表达简明扼要，保持目光的交流，以显示自己的信心。125、危机是危险和机遇并存的现象。危机是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。总有一天你会渐渐明白，对自己笑的人不一定是真爱，对方表面的伪善是为博取信赖，暗里他可能会伺机将你伤害。总有一天你会渐渐明白，不是所有人都对你心门敞开，即使你用善良和真心对待，有的人依然会悄悄将你出卖。总有一天你会渐渐明白，哪怕你拿到了幸福的号码牌，命运之神也不一定对你温柔相待，你的余生仍有可能会被忧伤覆盖。总有一天你会渐渐明白，人世间每个人都会有孽缘和无奈，有的人不值得你为他付出和慷慨，命中注定的灾祸你想躲也躲不开。总有一天你会渐渐明白，不管你在人群中出不出彩，不管你对生活认真抑或懈怠，该来的一切总是会因你而来。总有一天你会渐渐明白，人生总有预料不到的惊喜和意外，纵然你处在绝望的谷底和天台，转身就有可能看到晴天驱走阴霾。总有一天你会渐渐明白，无论人生之路宽畅还是狭窄，如果你能用勇敢和坦然对待，一切困难都不是前进的阻碍。天下总有地方是专属于你的舞台，你的江湖你才是真正的主宰，对于前尘和过往少问应不应该，无论何处你都要展现自己的风采。别去管自己是不是栋梁人才，世上每个人都是特别的存在，无论你踏步于尘世内外，尽力和无悔才是对命运最好的交差。这段时间，被电视剧《知否》刷屏了。明兰和顾二叔幸福甜蜜的婚姻，让不少网友唏嘘羡慕，有人说，“这部剧简直就是现代婚姻的教科书。”剧中庶女出身，却高嫁侯府，被顾二叔万千宠爱的明兰，把一段很多人都不看好的婚姻，过成了最幸福的样子。细细思量，与她身上鲜明而独特的三种品质是分不开的。自信独立，不卑不亢明兰嫁入侯府后，面对侯府小秦氏等人的挑衅，毫不胆怯。从巧妙应对顾家长辈的发难，到立院别住、人前立威，明兰都能靠着她的聪慧和果敢，不卑不亢地处理。屡屡想出面维护明兰的顾廷烨，也被明兰的表现所惊喜到，连小秦氏也只能兀自生气感叹，“我真是小看了这个庶女，能演会装，识字记账都不在话下……”在大多数女人都靠婚姻才能实现自我价值的宋代，明兰一直就看得通透，这实在难能可贵。出阁前，她就对祖母说，“若为了在男人面前争一口饭吃，反倒把自己变成面目可憎的疯婆子，这一生多不划算”.结婚后，婢女问她，“若是侯爷心不在了该如何”?她坦然回答，“那我们便只有守住自己。”对她而言，爱情，有，则锦上添花，没有，也没有关系。只要守住自己，亦能守住自己生命中的一方晴空。这样的女人，不管经历什么，也既能与男人比肩同行，又能独自傲然绽放。去年很火的《我的前半生》里的罗子君，尽管以前的她穿金戴银，背名牌包，喷贵香水，过着养尊处优的生活，看似很有品位，实际上却恰恰相反。她所拥有的东西都是因为“陈太太”这个身份得来的，所以一旦失去了这个身份后，她变得一无所有。后来她终于明白了这样的人生只是美丽的泡沫，浮华的表面，糟糠的内里。当她努力抛弃这种依附于人的生活后，成为独立的女性后，她的品位也渐渐浮现出来了，连职场精英贺涵都被吸引住了。正如亦舒在书里也写到的那样，“没有任何人会成为，你以为的今生今世的避风港”.幸福的婚姻，从来都不是谁攀缘了谁，不是谁滋养了谁，而是两个独立的个体，彼此独立，相互成就。理解宽容，不急不躁明兰的丈夫顾庭烨自幼失恃，深陷繁复驳杂的家事囹圄，他看似玩世不恭，不学无术，实则有勇有谋，重情重义。他自幼缺少母爱，受尽家族的白眼和欺凌，内心渴望家庭的安定和温暖。顾廷烨建功立业后，外人只看重他的地位和富贵，而明兰，却明白他所有的艰辛和不易，她有礼有节地与小秦氏对抗，认真细致地看护经营着他用命搏来的家产，视如己出地教导蓉儿读书学习，支持顾廷烨去寻找流落在外的儿子昌儿，甚至大度地接受顾廷烨姑母送来的妾室，只为了能让夫君不被内室家务所烦扰，全心全力地拼事业。明兰深知，每个人都有缺点，都有过去，但人总要向前看。她善解人意，不急不躁，大度地包容了他被人所鄙夷嘲笑的过去，用心地护着他心中重要的人，给了他一个安宁温馨的家。这份理解和宽容，对深受家庭之苦的顾廷烨而言，极为可贵，因此，也让他对明兰的爱，更深了一层。黄磊和孙莉算得上是娱乐圈的模范夫妻，在一起二十多年未曾红过脸。黄磊曾说过，“我太太这样的女人，其实不罕见，应该属于普及型。但在我心中，却是只此一款，不退不换。”两人在相处的过程中也从不把爱当作理所当然，而是互相理解，互相体贴。婚后孙莉慢慢退出了演艺圈，将大半的精力放在了家庭和孩子身上。黄磊从不让孙莉进厨房，“家里有一个人会做饭就够了，我愿意为她做一辈子的饭。”正是双方将彼此的付出看在眼里，才会相互理解，相互支持，共同拥有了一段甜蜜的婚姻。正如泰戈尔所说，“爱情是理解和体贴的别名”.好的婚姻，就是双方在对彼此的理解和包容里，一次次地爱上。懂得放弃，不怨不艾剧情刚开始的时候，明兰就遇见了齐衡，身为平宁郡主的独子，齐衡注定是齐国公府未来的继承人。这个温润如玉的谦谦君子，对明兰一片痴心，明兰也在心底燃起了爱情的火花。但是，邕王的女儿对齐衡一见倾心，为了让女儿