Excel数据输入详解

Excel数据输入概述数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，某些人要几天才能输入完成的数据，但有的人几分钟就完成了，而且数据不会出错！一、Excel的数据类型1、Excel的常见数据类型数字型、日期型、文本型、逻辑型数据数字表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式二、简单数据的输入1、数据输入的一般过程（1）选定要输入数据的单元格。（2）从键盘上输入数据。（3）按Enter键后2、输入数值（1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3（2）负数的输入：-234，(234)，-12e2（3）分数的输入:22/3,03/4（4）货币数据的输入:￥123，$21二、简单数据的输入3、输入文本字符文本应逐字输入数字文本以‘开头输入，或用=“数字”方式输入。输入文本32，可输入：=“32”或输入：'32二、简单数据的输入4、输入日期以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入格式方法是选择“格式”|“单元格”|“数字”|“日期”二、简单数据的输入5、输入公式公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（＝）开始。例如在A3输入：=5+2*3，结果等于2乘3再加5。A3中将显示11三、相同数据的输入1、复制相同数据建立有相同数据的不同工作表，可用复制方法某班主任建立相同的成绩表头，可用此法。复制一班表头三、相同数据的输入2、填充复制相同数据设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、专业都是相同数据。（1）在G2中输入“计算机通信”，然后Enter。（2）单击G2，G2右下角会出现黑色小方块，它就是填充柄。（3）向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填入了“计算机通信”。三、相同数据的输入3、用Enter输入相同数据设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、专业都是相同数据。（1）选中F2：F11（2）输入：JK001（3）按Ctrl+Enter可用同样方法输入C、G列数据四、编号的输入1、复制输入连续的编号连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。比如公司或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。输入右图A列的学号（1）在A2输入1003020101在A3输入1003020102（2）选中A2：A3（3）向下拖动A3单元格的填充柄。四、编号的输入2、填充产生连续编号填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。比如要输入电话号码：663321240~663328000，如右图所示，方法如下。在第一个单元格中输入起始号码选择“编辑”|“填充”|“序列”菜单命令。在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列”在步长值中输入1在终止值中输入最后一个号码。五、采用下拉列表进行数据选择1、下拉列表的适用范围项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入。例如：某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。这类数据用下拉列表输入，方便而准确。五、采用下拉列表进行数据选择2、下拉列表建立方法（1）选中要建立下拉列表的单元格区域。（2）选择“数据”|“有效性”菜单项。（3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。（4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授”六、利用公式与函数进行查找输入1、查找输入的意义如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。六、利用公式与函数进行查找输入2、IF函数的应用IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。IF函数的调用形式如下：IF(条件式,条件成立时函数的取值,条件不成立时函数的取值)比如，IF(32,“right”,“error”)的结果是“right”，而IF(32,right,error)的结果应该是“error”因为32是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而32是错误的，所以……。六、利用公式与函数进行查找输入3、IF函数查找转换案例某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。在F3输入公式：=IF(E3=教授,2000,IF(E3=副教授,1500,IF(E3=讲师,1000,IF(E3=助教,500))))函数1、函数的概念函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。2、Excel函数类型工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。常用工作表函数1、SUM和Average用法：sum(x1,x2,x3……x30)Average(x1,x2,x3……x30)其中，x1,x2……x30可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：sum求所有参数x1,x2……x30的总和．Average求所有参数x1,x2……x30的平均值常用工作表函数２、max和min用法：max(x1,x2,x3……x30)min(x1,x2,x3……x30)其中，x1,x2……x30可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：max求所有参数x1,x2……x30的最大值．min求所有参数x1,x2……x30的最小值常用工作表函数３、count用法：count(x1,x2,x3……x30)count(单元格区域)其中，x1,x2……x30可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。功能：统计x1,x2……x30中数据的个数。4、countif用法：COUNTIF(单元格区域,“条件”)其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来．如“90”，“=60”功能:统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数．