广东海大集团股份有限公司董事会

1广东海大集团股份有限公司董事会关于2009年度内部控制自我评价报告根据中国证券监督管理委员会、深圳证券交易所等部门对上市公司内部控制的有关要求，以及《公司法》、《证券法》、《企业内部控制基本规范》和《上市公司内部控制指引》等相关法律、规范性文件，公司结合自身实际特点和情况制订了相应的内控制度，以保证公司的正常生产经营和公司资产的安全和完整，防范和控制公司风险，并随着公司业务发展以及外部环境变化不断调整、完善，使之更有利于提高上市公司风险管理水平，保护投资者的合法权益。公司董事会对公司2009年度内部控制制度的建立健全和有效实施进行了全面深入的自查，在此基础上对公司的内部控制做出自我评价。一、公司内部控制制度建立健全情况公司制定并实施了一套贯穿公司经营管理活动各层面和各环节的较为完善的内部控制制度，包括：《股东大会议事规则》、《董事会议事规则》、《监事会议事规则》、《总经理工作细则》、《董事会专门委员会工作细则》、《独立董事工作制度》、《关联交易决策制度》、《信息披露管理制度》、《重大信息内部报告制度》、《投资者关系管理制度》、《财务管理制度》、《内部审计制度》、《投资管理制度》、《生产管理制度》、《人力资源管理制度》、《行政管理制度》、《研发管理制度》等规章制度，保障了公司资产的安全、完整，经营管理有效，信息披露的真实、准确、完整、及时、公平。（一）内部控制制度的目标内部控制是公司董事会、管理层和全体员工实施的、旨在实现控制目标的过程。公司建立与实施内部控制的目标为：（1）合理保证公司经营管理遵守国家法律、法规、规章及其他相关规定；（2）提高公司经营的效率和效果，促进公司实现发展战略；（3）建立良好的公司内部控制环境，保障公司资产的安全；（4）规范公司运作机制,确保公司财务报告及相关信息披露的真实、准确、完整。（二）内控制度建立健全和有效实施情况21、控制环境公司已建立了良好的治理架构与组织结构和相关控制制度，重视建设良好的企业文化，在业务管理、资金管理、会计系统管理、人力资源与薪酬管理、信息沟通与披露管理等方面形成了较完整的内部控制体系。（1）公司治理结构公司根据有关法律法规及《公司章程》的要求，设立了股东大会、董事会、监事会和管理层，并在公司章程中列明各自的权利义务，相互之间分工明确、各司其职、各尽其责。股东大会是公司的权力机构，股东大会享有法律法规和企业章程规定的合法权利，依法行使企业经营方针、筹资、投资、利润分配等重大事项的表决权。董事会是股东大会的执行机构，董事会对股东大会负责，依法行使企业的经营决策权。董事会下设战略委员会、审计委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会。监事会是公司的内部监督机构，监事会对股东大会负责，监督企业董事、经理和其他高级管理人员依法履行职责。总经理负责组织实施股东大会、董事会决议事项，主持公司的生产经营管理工作。报告期内，公司能够按照有关法律法规和公司章程的规定按期召开“三会”；“三会”文件完备并已归档保存；重大投资、融资等决策事项履行了公司章程和相关议事规则的程序；监事会能够正常发挥作用，具备一定的监督手段；四个专门委员会能够促进董事会科学、高效决策；“三会”决议的实际执行情况良好。（2）组织机构和制度流程完善公司根据主营业务及管理的需要，设立了采购中心、研究中心、人力资源中心、财务中心、总经办、信息技术部、证券部和审计部等职能部门，各职能部门分工明确、各负其责、相互制衡、相互监督。根据公司的业务成长进展，公司持续对各职能部门的核心和重点工作任务进行充分的研讨和完善，提高组织效率，完善管理和控制机制。公司各专业部门针对专业工作建立了系统的制度和流程，在全公司内贯彻执行，提高公司的管理复制和控制能力。如，公司制定并持续完善了人才招聘、人才培养、人才晋升、考核和激励等制度；内部财务控制方面建立了预算管理制度、各项资产管理制度、投资管理制度、各项成本费用管理制度等。公司按年度对所有管理制度进行审视、研讨和升级，提高制度流程对公司业务的适应指导和约束作用。（3）企业文化公司十分注重企业文化建设，培育积极向上的价值观和社会责任感，倡导诚实守信、3爱岗敬业、开拓创新、注重客户价值、关注员工成长和团队协作精神，并通过内部例会、内部报纸和刊物、公司网站、论坛、开展合理化建议活动、员工培训等途径将公司价值观渗透到全公司，还通过积极安排各类主题活动，增强了员工的凝聚力和团队意识，促进了企业文化建设。企业文化逐步成为公司经营和管理活动的价值指引。（4）内部审计公司在董事会、审计委员会的领导下，设立了内部审计部。通过内部审计起到了对公司内部控制制度的建立和实施、财务信息的真实性和完整性、经营活动的效率和效果等情况进行检查监督的作用。2、风险评估公司风险防范意识强，注重事前风险识别，对所有重大经营决策均广泛征求相关各方意见，并经过法律评估，坚持合同审查、联签等制度，以对公司所面临的经营、财务、行业、市场风险等进行充分的评估，并配套建设相应的风险管理措施，风险管理机制比较完善。同时，公司结合市场状况和业务开拓情况，持续收集与风险变化相关的信息，进行风险识别和风险分析，及时调整风险应对策略。3、控制活动（1）持续完善公司规章制度2009年，公司对规章制度进行了年度的汇编升级，根据经营环境、竞争状态、监管要求、公司战略目标、经营策略等对公司规章制度进行了全面的修订和完善。公司规章制度对公司业务的指导、约束进一步加强。（2）控制程序公司的关键控制程序包括：A.对外投资决策：1)董事会关于公司对外投资的审批权限为累计投资金额不超过该项投资行为发生时公司最近一个会计年度经审计的净资产的30%；2)超过以上授权权限的，需报股东大会批准。B.对外担保决策：公司对外担保必须经董事会或股东大会审议，公司下列对外担保行为，须经股东大会审议通过：41）本公司及本公司控股子公司的对外担保总额,达到或超过最近一期经审计净资产的50%以后提供的任何担保；2）公司的对外担保总额，达到或超过最近一期经审计总资产的30%以后提供的任何担保；3）为资产负债率超过70%的担保对象提供的担保；4）单笔担保额超过最近一期经审计净资产10%的担保；5）对股东、实际控制人及其关联方提供的担保。C.关联交易决策：董事会审批权限：单笔交易金额或在12个月内累计交易金额在人民币300万元至3000万元之间，或占公司最近一个会计年度经审计的净资产额的比例在0.5%至5%之间。但公司与其控股子公司的关联交易不在此限。超过以上权限的，需经由股东大会批准。公司董事会在审议关联交易事项时，关联董事应当回避表决，也不得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的非关联董事出席即可举行，董事会会议所做决议须经非关联董事过半数通过。出席董事会的非关联董事人数不足三人的，上市公司应当将该交易提交股东大会审议。D.货币资金控制程序：公司根据《现金管理暂行条例》和《银行结算办法》制定了货币资金管理制度。制度规定了现金使用范围以及库存现金的限额，制度还规定了现金核算、清查的具体要求。银行存款方面，制度规定除了按照《现金管理暂行条例》规定可以使用现金外，都必须通过银行转账结算。不得签发空头支票和远期支票，不得签发、取得和转让无债权或真实交易的票据。出纳在办理银行存款收付业务时，必须经常掌握各个银行账户的收支和结余情况，并按照规定正确使用汇票、支票等各种结算方式，对日常银行存款的收付事项，都必须由经办人员签字和有关领导审核批准，手续齐全。制度还规定，所有分（子）公司发生开户、销户、开通网上银行等银行账户的变动，必须首先通过集团财务中心审批同意后方可执行，并于开户后向财务中心提交开户信息存档。E.采购业务控制程序：公司根据自身的采购业务特点，制定了采购付款管理制度。公司采购业务设有“集团总部采购中心”与“分、子公司采购部”两个层次。51）集中采购的内部控制与业务流程如下：a)供应商的选择：采购中心根据各分子公司采购需求向相应的供应商进行询价，然后向供应商索取样品，进行外观和内在品质的确认。确认合格后，方可与供应商进行议价，并根据采购品种、供应商名称、供应品品质、询价议价条款及结果等填制《询价、议价记录表》。该表经采购经理提交采购总监审批。b)采购合同拟定及签署：采购总监批准《询价、议价记录表》后，由采购经理负责与供应商确认合作条款后，由各分子公司按合同管理规定与供应商签署合同。c)采购运输及入库：由采购中心与各用货公司采购人员共同跟踪采购货物运输进度。为确保原材料的合理储备和运输，保障不间断供应，降低物流成本，各分子公司采购部制定对码头的使用计划和原料船只的调度计划，并同时通知仓储部门。货到后，由各公司质检人员负责验收并按照公司的《仓储管理程序》对采购原料安排入库，发现质量问题按照《不合格原料处理程序》执行。d)采购付款：由收货公司采购人员、财务人员填写付款审批单，经采购经理、财务经理审核并经各用货公司总经理审批后汇款。e)后期跟踪：采购中心定期组织个分子公司采购员、质检员、配方师、质检经理、财务经理等就供应商供货情况进行总结，并于财务中心相关人员共同对各期供应商采购合同的执行情况（包括供应商产品质量、履约情况、成本管理及售后服务支持等）进行评估并记录存档，留待下一次供应商选择时参考。2）授权采购的内部控制与业务流程如下：授权采购是指在总部采购中心明确向分子公司总经理和采购部授权，由分子公司自行采购。各分子公司采购部寻找供应商，通过询价议价后向分子公司总经理汇报，经总经理批准后执行采购。供应商情况以及签订的合同事后在采购中心备案，并接受采购中心的监督和检查，采购中心对授权采购的品种按月度进行评审并对其采购业绩进行考核。目前本公司仅对供应本地化程度比较强和分子公司有个性化需求的部分小品种原料实行授权采购。授权采购在具体的操作中执行与集中采购相同的流程及制度，唯一不同之处在于采购的最后审批权利在分子公司总经理而不在采购中心，但其过程和结果要接受采购中心的监督、评审和考核。F.期货业务控制程序针对套期保值的风险控制，公司制定了完善的《期货管理制度》，对期货资金账户6开户和管理原则、方案设计原则、方案设计和审批、方案的执行和报告原则、资金支付和结算监控等进行详细的规定，以使得公司期货交易专注于套期保值。公司进行期货套期保值交易的主要控制程序有：1)规定公司进行期货套期保值交易的实施主体只能是集团总部指定的公司；2)所有期货账户的开户必须填写《开户申请单》，列明开户的原因，经集团审批后才能办理；3)所有的交易，必须按照经审批的的套保计划执行；4)财务中心设专人对期货账户交易和资金情况进行监控。检查交易和资金往来是否严格根据方案设计执行，发现基差和价差表现偏离原方案设计，必须立即向主管采购副总裁和主管财务副总裁进行预警提示，并要求交易员严格按照止损方案执行操作G.销售和收款控制程序公司通过职责分离、审核监控等方式进行现金管控。如公司设计了销售开票和收款职责分离、收款和付款管理的职责分离、制单和审单的职责分离、操作和稽查的职责分离、财务和客户管理的职责分离等职务分离和内部稽核的制度。公司还通过信息系统对各分子公司的物流和资金流进行监控复核，所有分子公司数据实现双备份，总部定期和不定期对集团数据和分子公司数据进行交叉检查；财务中心设置专职人员对各分子公司的信息系统数据进行即时在线抽查。审计部对各公司进行每半年一次的例行审计和不定期的离任审计、专项审计等，审计覆盖财务核算、内部控制、资产管理、预算执行、绩效管理等各个方面。H.费用报销控制程序1)成本费用管理以成本预算、费用预算为基础，制定目标成本管理制度和成本责任管理制度，落实到责任部门、责任人，并与部门的经济利益挂钩；2)公司各部门人员需要出差、办理业务、购买需用品等需在公司借款时，应填制借款审批单，标明理由、借款金额，经总经理签字确认后到财务部办理借款；3)费用报销时，经办人应提供完整、真实的原始凭证，经办人、部门负责人应依次在发票背面或差旅费报销单上签字。财务部报销人员收到经审批的报销单时，应认真审核原始凭证的合法性、真实性、完整性，并按