商务公文写作

2020/4/271大客户中心工程漆事业部CustomercenterprojectpaintDivision赖建英工程漆事业部招商办2015年9月7日2020/4/272大客户中心工程漆事业部CustomercenterprojectpaintDivision目录商务文书的概念常用公文示范讲解商务文书书写要点2020/4/27商务文书的概念2020/4/27商务公文是商业事务中的公务文书，是企业在生产经营管理活动中产生的，按照严格的、既定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。规范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理的基础而又不可或缺的内容。因此商务公文写作能力常常成为评价员工职业素质的重要尺度之一。商务文书概念《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者为你带来财富”，也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。商务文书写作2020/4/27商务文书写作要点2020/4/27商务文书写作1.简明：“句中无余字，篇内无赘语”2.准确：“一字入公文，九牛拔不出”3.朴实：在商务文书写作中勿刻意地堆砌辞藻4.庄重：商务文书中对整体风格的把握严肃性5.规范：注重标点符号的规范性就尤为重要叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”写作特点2020/4/27商务文书写作1.主旨：商务文书的中心思想，明确的目的2.材料：围绕主旨来收集相关方面的素材，前后建立起必要的联系和呼应3.结构：“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式4.语言：应该做到“风格平直朴实庄重，表达规范准确简练”叶圣陶老先生曾经说：“公文不一定要好文章，但必须写得一清二楚、十分明确、字稳词妥、通体通顺，让人家不折不扣的了解说的内容是什么”写作要素2020/4/27商务文书写作1.步骤一：制定正确的行动目标2.步骤二：决定文章的正式程度（形式、称谓、语气）3.步骤三：设定文章的总体风格4.步骤四：选择文章的层次结构5.步骤五：列出文章的大纲6.步骤六：撰写初稿写作步骤案例说明•某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：AGENDA简单型1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超过了5000元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支5000元、但是物有所值”的认识。3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。2020/4/271、公务信息:包括通知、通报、通告、会议纪要、会议记录等;2、上下沟通:包括请示、报告(工作报告、回复性报告)、公函、批复、意见等;3、建规立矩:包括企业各类管理规章制度等、决定、命令、任命等;4、包容大事小情:包括简报、调查报、计划、总结等;5、对外宣传:礼仪类应用文、领导演讲稿、邀请函等;6、财经类:经济合同、委托授权书等;7、其他:电子邮件、便条、单据类(借条、欠条、领条、收条)等。常用商务文书分类商务公文中数字运用不规范的表现1、“对于项目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了数量的增加，则应该加入确定的数值以明确相应的增幅，这个句子可以改为：“对于项目管理人才的需求以每年20%的速度在增加”。2、“您的账款已经过期了”分析：仅仅提到“账款过期”的这个事实对于客户而言是没有任何实际意义的，应该在其中明确具体的过期时间，这个句子可以改为：“您的账款已经过期40天了”。3、“本月真石漆销售额为1000万，增加了8%”分析：很明显这个句子中缺乏产量增加的比较基准期，可以改为：“本月真石漆销售额为1000万，相比去年同期增加了8%”。2020/4/27商务文书写作1.结构层次的第一层，其层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示；2.结构层次的第二层，其层次编号用“（一）”、“（二）”、“（三）”……来表示；3.结构层次的第三层，其层次编号可以用阿拉伯数字来表示；4.结构层次的第四层，其层次编号可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……来表示。结构层次规范2020/4/27商务文书写作用词16尽管有相关的工具书可以参考，但是在这里还是就几个常见的、容易出错的标点符号的问题进行以下的辨析：1、反问句的标点符号在反问句的末尾是用问号，还是感叹号？在同样一个反问句中，需要表现特别强调的语气的时候就用感叹号，而当所表现的语气一般强烈的时候则选择使用问号。2、引号的用法在使用引号的时候，需要注意以下的情况：①非法规性的文件，用引号加以强调而不用书名号。例如，准发××省××厅“关于人文韩大招生问题的通知”；②特定称谓用引号，例如“渤海二号”钻井平台，“神舟六号”等；③缩略语可以用引号，例如“农转非”（即农业户口转非农业户口的缩写）④需要着重的论述对象用引号予以标识，例如有物就是要有内容，有序就是要有条理，那么加上引号变为“有物”和“有序”之后，就是表明作者在分别的句子当中分别强调说明有物和有序。3、括号的用法括号可以表示一个文件的成熟程度，比如说某一个政府文件是试行办法还是最终的版本，只能用于需要进行说明的词语的结尾，例如《××市人民政府住房公积金管理办法（试行）》。4、省略号的用法省略号表示的是引文的省略、列举的省略或者说话断断续续的状态，需要特别注意的是，省略号不能与“等”以及“等等”这些词语一起使用。。标点符号具体的用法2020/4/274.标点符号的点放位置关于标点符号的点放位置，需要注意以下几点：Æ点号可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的开头；换而言之，点号应该要紧跟前面意思的文字，而不要把它单独放到下一个行。Æ标号中的引号、括号和书名号，前半个不能放在一行文字的末尾，而后半个则不能放在一行的开头；Æ标号中的省略号和破折号，不可以一半在前一行文字中同时另一半在后一行文字中；Æ引文结尾处的句号和引号，如果引用语是作为一个独立整体存在，则句号在先；反之，则句号在后2020/4/27商务文书写作案例常用公文示范讲解商务文书写作通知承诺函邀请信联络函会议纪要委托书总结合同2020/4/271、会议通知撰写会议通知的时候，应该注意的内容包括：会议的时间、地点、目的、要求，指示性通知所谓“指示性通知”，就是用于上级传达给下级机关去予以办理的通知。2、批准性通知所谓的“批准性通知”，就是在下级有某一个请示呈递上来，经上级批准之后再转发出去予以遵照执行的通知。3、发布性通知所谓的“发布性通知”，主要用于某种规章制度的发布。需要特别提请注意的是，这种通知实际上是应该附带有文件附件的。例如从2007年1月1日开始，我国开始实施新的会计准则；那么围绕这个主题所下发的通知就应该将《新会计准则》作为一个附件与该通知同时下发。通知分类常用公文示范讲解——通知2020/4/27标题通知的标题应该包括发文机关、事由以及文种等三块内容，例如“国务院关于预防禽流感的通知”。送与对象通知与其它任何一种商务文书一样，应该且只能有一个主送单位，但抄送单位可以有多个，主送单位一定要顶格来写。正文通知的正文主要由撰写通知的理由、事情的经过以及具体的要求等内容构成。署名通知的署名包括发文机构和日期即可。附件批准性的通知，例如有关××法律法规的通知、总经理办公室关于新的财务报销制度的通知等，应该将法律法规或者新的财务报销制度作为附件与通知一同下发。写作格式常用公文示范讲解——通知2020/4/27请找出以下通知范例中存在的问题：酒店办公室通知各部门经理：经董事会研究决定，定于12月20日，在虎域风景区召开各部门主任会议。会议为期三天，主要汇报各部门全年工作的完成情况并研究明年工作计划。要求各部门主任或副主任至少一人参加。参加会议的人员，酒店负责提供车辆接送；每人随身所携带的物品体积不得大于三平方米，不得重于两斤；会后酒店会将会议人员送往大约200里外的餐厅。会议时间较长，希望大家准备好必备的生活用品。来找茬（1）通知名称错误；（2）主送单位或对象与正文中的不一致；（3）正文中缺少具体的会议时间和行程安排；（4）计量单位不符合规范；（5）落款缺少发文单位名称并且日期数字不规范；（6）缺少对具体出发以及报道地点的说明。常用公文示范讲解——通知2020/4/27承诺函是承诺人对要约人的要约完全同意的意思，表示以书面形式。通常是要求以书面订立的合同或以函件的方式，其承诺也必须采取书面形式。承诺函常用公文示范讲解——承诺函2020/4/272020/4/27常用公文示范讲解——业务联络函2020/4/27Æ传达会议精神；Æ记录议定的事项，即归纳、提炼和整理会议中的决议些内容。会议纪要的写作格式有如下比较特别的要求：1、会议纪要的标题中没有发文机构；2、将会议的目的、时间、地点、参加人、缺席人、缺席原因、主持人、报告人以及议程等内容在导语中进行说明；3、会议纪要的主体为决议事项或者主要认识和意见；4、在会议纪要的最后要对未来进行展望。写作格式常用公文示范讲解——会议纪要2020/4/272020/4/272020/4/27常用公文示范讲解——委托书2020/4/27常用公文示范讲解——委托书2020/4/27在撰写邀请信的时候应该要注意以下的要点：1、邀请信的标题在纸张正中间，其字体比正文要大；2、邀请信中的称呼格式为名称、职称以及冒号，需要特别注意的是，对博士、大使、外交官以及西方国家的贵族等人，一定要在称呼中加上他们的头衔；3、当出现多个职称、职位以及学术头衔时，应把握最高称谓原则；4、邀请信的用纸应该特别正式。写作格式常用公文示范讲解——邀请信2020/4/27总结，是对经验教训的概括和梳理，其撰写过程应该要注意：1、总结的内容通常包括经验教训、心得体会等；2、总结都是第一人称的；3、依据内容范围的不同，总结可以分为综合性的总结以及专题性的总结；4、总结的标题中一定要加入时间。写作格式常用公文示范讲解——总结2020/4/271、采取封闭型的写法2、采用结果性的语言3、确定合同双方的简称4、前后指代保持一致5、并列使用“包括”与“但不限于”6、采用主动语态7、不要创造词语8、善用限制词9、禁用一些词语10、采用描述性的方式11、用汉语代替符号合同22个书写原则12、准确使用标点符号13、文字与阿拉伯数字并用14、留下争议解决地的约定条款和适用法律15、每个段落只写一个主题16、尽量写短句子17、克服日常理解与合同用语的距离18、进行拼写检查19、不用公司带抬头的信纸打印合同20、避免相近词语的重复使用21、采用书面语22、对术语进行准确地定义谢谢!34大客户中心工程漆事业部CustomercenterprojectpaintDivision