XX公司ERP系统管理制度

第1页/共23页XX药业股份有限公司信息系统运行制度1、总则第一条为了加强XX药业股份有限公司信息系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进XX药业股份有限公司管理信息系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息和信息披露的需要，根据公司相关管理制度，结合管理信息系统工作的特点，特制定本办法。第二条管理信息系统是指在XX药业股份有限公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。第三条管理信息系统工作的基本任务是：（一）研究制定管理信息系统发展规划，并组织实施；（二）根据公司新的需求组织相关部门、人员对管理信息系统进行改进和完善；（三）制定管理信息系统的管理办法和规章制度；（四）组织制定管理信息系统操作规范，并组织实施；（五）组织应用信息系统人员的培训工作；（六）建立公司“技术支持热线”，负责协调同信息系统相关的技术服务和相关技术问题的解答。第四条各部门应根据公司的各项规定、标准和规范来开展本单位的管理信息系统工作。第五条管理信息系统是公司管理工作的发展方向和重点，各部门应当充分重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高信息质量，满足报告流程，加强企业内部管理的一项重要工作来抓，为决策者和管理者提供高质量的信息服务。要把管理信息系统工作同其他工作有机地结合起来，逐步过渡到以管理信息系统为基础和手段的工作方式上来。要重点做好普及工作，使绝大部分企业办公人员了解和掌握管理信息系统。本规范既是保证系统正常运行的规范，也是考核各部门工作情况的重要依据。第2页/共23页2、岗位及岗位责任随着公司管理信息系统应用层次的不断深化，计算机应用在核算和管理方面无论在范围上还是在层次上都有了很大的发展，为了使我公司信息化工作沿着健康严谨的轨道继续巩固提高，确保此项工作的合法性、科学性、准确性、安全性，特制定如下管理信息系统的岗位及岗位责任，各部门要根据实际情况进行设置并进行相应的考核。2.1系统管理岗位为更好地发挥信息系统为管理服务的原则，以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡，设置系统管理岗位。2.1.1系统管理员岗位2.1.1.1岗位要求系统管理员是系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位。经过培训，此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验。2.1.1.2岗位职责a)负责系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、网络环境配置等，并登记相应的维护记录；b)参加相关的系统业务培训，解决软件操作过程中出现的技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映；c)按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要经相关主管批准后合理分配操作员的使用权限；d)负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；e)严格遵守公司其他关于安全性.保密性的规章制度，对于违反规章制度，进行泄密的行为，有举报的义务。d)根据各业务岗位实际需要制定其需要的报表和小程序。2.1.1.3岗位权限a)负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保证数据的准确；第3页/共23页b)有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问题；c)有对各部门业务员进行督促的权利，并指导他们完成本职工作；e)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。2.1.2系统业务数据管理员岗位2.1.2.1岗位要求数据维护员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责物料主文件，部门，往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本单位系统操作人员的培训及业务联系。经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用OFFICE办公软件。2.1.2.2岗位职责a)对即将进入系统的物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实后，在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后录入系统，并做好记录；b)核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统，保证系统的正常运行；c)对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护；d)各数据管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好文字记录；e)遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度；f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。g)协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议通知、资料等，及时配合完成系统相关工作；h)熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况,把握操作人员动态,及时向系统的主管业务部门反映系统使用中出现的各类问题；i)熟悉软件的安装调试及计算机、网络等硬件设施的维护工作，并按项目实施小组要求及时更新软件；j)督促本单位操作人员遵守操作规范和及时、准确地录入数据。及时向项目实施小组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料；第4页/共23页k)加强行业队伍建设，做好本单位操作人员的培训工作。2.1.2.3岗位权限a)数据管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能；数据管理员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)数据管理员在系统只能看到本人负责的相关业务部门，相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；c)数据管理员在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；d)数据管理员在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；e)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。f)有查询系统本单位的数据权限，并根据公司的有关制度，检查数据的准确性；g)有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；h)遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。2.2物流系统岗位职责2.2.1商务岗位2.2.1.1岗位要求商务是系统中销售管理模块的主要操作人员,主要负责销售合同审核、销售发货单开具工作，业务单据录入时必须做到数据准确、及时。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟练掌握系统的操作方法。2.2.1.2岗位职责a)及时办理物料的销售订单业务，及时开制销售提单。b)调整产品的销售价格。2.2.1.3岗位权限第5页/共23页a)商务人员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的销售管理模块及库存管理模块；销售员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)商务人员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；c)商务人员在系统有制作销售订单、销售提单以及相应单据的查询权限。d)商务人员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。e)商务人员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；f)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.1.4业务操作a)销售订单：依据客户或业务员提供的要货信息录入订单类型：普通订单和紧急订单；业务类型：赊销业务、退货业务、换货业务、调价业务、调货业务、赠货业务及现款提货，调账业务（用于票退货不退调货业务的处理，请参看发票业务说明）。b)销售提单：业务类型同订单。注意：1、必须参照订单生成；2、录入分录时，库存预留应选择“预留”，同时选择批号和货位，选择货位时应从存量小的开始选择；3、控制点：1）信用控制：信用账期和信用额度的控制，超额需要通过财务审核；2）发货控制：质管部岀具成品放行单的产品，才能发货。4、红单（退货、换货、调货及调价业务）必须参照原蓝单生成。c）销售发票：发票类型：增值税发票和普通发票业务类型：同销售订单注意：1、销售发票的编号应修改为实际发票编号；第6页/共23页2、特殊业务：票退货不退调货业务的处理业务描述：向甲客户发货100件，开票100件，后调货20件，退票100件。开票员按照下列步骤操作：退票100件，必须参照先前开票的蓝字发票；在提货单业务里，做提货单100件，不选择批号；业务类别选“调账”。保存提单后，需到菜单栏“辅助”---“修改提货单标志”。d）每工作日结束前，对销售提单、销售发票予以记账。2.2.2仓库管理员岗位2.2.2.1岗位要求仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员，主要负责物料收发业务。仓库管理在企业实际管理中业务复杂，因此系统中仓库管理人员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。2.2.2.2岗位职责a)及时办理物料的入库业务，仓库管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务。为了保证系统的稳定运行，各个部门仓库管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；b)仓库管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料入库单进行系统库存管理模块的入库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；c)及时办理物料的出库业务，仓库管理员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，各个部门仓库管理员需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别。不允许随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；第7页/共23页d)仓库管理人员针对自己负责的库房，需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记帐功能，原则为每天的单据在下班前必须记帐；e)仓库管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；f)仓库管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；g)每月盘点后录入盘点表，进行盈亏处理；h)遵循公司其它针对系统管理的制度。2.2.2.3岗位权限a)仓库管理员拥有自己的独立帐号和密码，只允许进入系统的库存管理、采购管理和质量管理3个模块；仓库管理人员必须对自己的帐号和密码进行安全设置，做到各负其责；b)仓库管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到自己拥有操作的模块和功能；c)仓库管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单、其他入库单，调拨移库单，盘盈入库单；d)仓库管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，生产领料单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；e)仓库管理员在系统中拥有查询库存管理中帐表的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库单据的查询、批次管理的查询及收发存汇总表查询等；f)仓库管理员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；g)遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。2.2.2.4业务操作a）业务类别业务类别类别编号说明录入时间控制点1、原料类第8页/共23页采购入库1原辅料、包装类需要生成请验单实际物料确认入库后30分钟内予以录入采购退货2实际物料出库后30分钟内予以录入生产领料3实际物料出库后30分钟内予以录入1、合格物料才能出库；2、生产部领原辅料、包装物需带班主管审核；领备品备件需设备管理员审核。车间退料4实际物料退库后30分钟内予以录入质检取样领料5由质管部领取用于质检取样的实际物料出库后30分钟内予以录入质检取样（车间领）26由车间领取用于质检取样的，主要是印刷箔实际物料出库后30分钟内予以录入试车领用27用于测试物料是否与机器匹配实际物料出库后30分钟内予以录入赠品入库8收到的赠品，主要是备品备件类实际物料出库后30分钟内予以录入赠品出库9上述赠品的领用实际物料出库后30分钟内予以录入设备设施维护32设备、公共设实际物料出库后30第9页/共23页施更换配件的领取分钟内予以录入设备改造33应在备注中标明“设备名称”实际物料出库后30分钟内予以录入二期领料34实际物料出库后30分钟内予以录入办公用品领用35实际物料出库后30分钟内予以录入2、成品类生产入库6待验品入库于每日的9点、12点、16点30分钟