某某磁性材料控股有限公司人力资源管控制度之外派董事监事管理办法(DOC8页)

文件编号：T03101-001A**控股股份有限公司外派董事监事管理办法版本修订历史记录版本号版本修订历史记录修订时间外派董事监事管理办法2007-7-1A外派董事监事管理办法2008-9-1第一章总则第一条为了进一步规范公司对外投资行为，完善公司向外委派董事、监事制度，切实保障公司作为法人股东的各项合法权益，提高公司内部控制与经营管理水平，促进公司健康可持续发展，依据国家《会计法》、《公司法》、《证券法》、深圳证券交易所《上市公司内部控制指引》与《股票上市规则》以及其他有关法律、行政法规的规定，及本公司章程的有关规定，制订本办法。第二条本办法所指的“外派董事、监事”，是由本公司董事会、监事会、总裁办公会议，按本办法规定的程序，向所属控股或参股子公司委派的董事和监事。外派董事、监事代表本公司行使《公司法》赋予董事、监事的各项责权；必须勤勉尽责，竭力维护本公司的利益。第三条公司各职能部门应按法律、法规以及公司董事会有关法人治理文件及公司其它管理制度的相关规定，将其管理职能延伸至控股子公司。公司财务中心负责收集整理对外投资企业须公开披露的财务信息；公司内部审计机构具体负责对外投资企业的财务监督和对控股子公司的审计和内部控制的评估；公司董事会负责外派董事、监事的日常管理工作，并负责履行公开信息披露义务。第二章外派董事、监事的任职资格第四条外派董事、监事必须具备下列任职条件：除符合《公司法》的有关规定外，外派董事、监事还应当具备下列素质要求：1、正直和责任心。外派董事应在个人和职业行为中表现出高尚的道德和正直的品质，愿意按公司决定行动并且愿意对自身行为负责。2、敏锐的判断力。外派董事应具备制定和评价公司的战略、经营计划以及其他关键性事项的能力，以及与之相关的知识，包括财务、会计、营销、企业战略，与企业相关的生产技术、有关本行业及公司运作的法律法规、政府政策等。3、财务知识。外派董事一项重要任务是监控子公司的财务业绩，董事应能够解读资产负债表、损益表和现金流量表，应了解用来评估子公司业绩的财务比率和必要指数。4、团体意识。外派董事应重视公司和子公司的整体业绩，乐于倾听他人意见，具有富有说服力的交流能力，同时愿意以公开讨论的方式提出一些尖锐的问题。5、高素质标准。外派董事应具有能够反映高素质标准、具有某方面的较突出的专业素养或一定的知名度，有别于一般职工的能力的个人成就。6、时间与精力投入。外派董事应有足够的时间和精力投入担任的董事工作。7、在公司或子公司担任部门经理以上职务。第五条有下列情形之一的，不得担任外派董事、监事：1、有《公司法》第一百四十七条、第一百四十九条规定不得担任董事、监事情形的人员；2、被中国证监会确定为市场禁入者，并且禁入处分尚未解除的人员；3、与派驻企业存在关联关系，有妨碍其独立履行职责情形的人员；4、董事会、监事会认为不宜担任外派董事、监事的其它情形。第三章外派董事、监事的任免程序第六条凡向控股子公司委派董事、监事，均由公司总裁办公会议作出提名议案，报董事长批准委派。第七条向参股子公司委派董事、监事，根据本公司出资额度不同，候选人的提名、审核、批准，按下列程序进行：1、对本公司出资额超过3000万元（含3000万元）的参股企业或其它实体派遣董事、监事，候选人由公司总裁办公会议提名，报董事会批准委派。2、对本公司出资额低于3000万元的参股企业或其它实体派遣董事、监事，候选人由公司总裁办公会议提名，由董事长批准委派。第八条本公司除了按上述程序提名外派董事、监事候选人外，还可以采用公开竞聘、招聘、选聘方式，择优产生外派董事、监事候选人。第九条外派董事、监事候选人确定后，由董办负责草拟委派文件，由董事长签发，作为推荐委派凭证发往派驻公司，派驻公司依据《公司法》及该公司章程的有关规定，将我公司推荐委派的董事、监事候选人提交股东会选举。外派董事、监事在派驻公司正式选聘后，由董办代表公司与被委派董事、监事签定《外派董事监事承诺书》，明确外派董事、监事的责任、权利和义务。第十条依据《公司法》，本公司外派董事、监事任期未满，派驻公司股东会不得无故罢免其职务。但当被委派董事、监事本人提出辞呈，或被委派董事、监事因工作调动，或到退休年龄，或本公司对其进行考核后认为其不能胜任的，或该外派董事、监事违反《外派董事监事承诺书》并对本公司利益造成损失时，本公司应及时向投资企业董事会、监事会出具要求变更董事、监事的公函。第十一条变更外派董事、监事的程序如下：1、被委派人本人提出辞呈的，其书面辞呈应递交本公司董事长，董事长根据其辞职理由的充分与否，决定是否准许其辞职；2、被委派人因工作调动，或到退休年龄的，由董事长根据其身体及任职状况决定是否准许其卸任外派董事、监事职务；3、被委派人经公司考核后认为其不能胜任的，按本办法第六条、第七条派出权限和程序出具不能胜任的意见和作出撤销委派其职务或劝辞的决定。4、被委派人违反《外派董事监事承诺书》并对本公司利益造成损失的，由董事长提出建议，并按本办法第七条规定的审批权限，作出撤销委派其职务或劝辞的决议；5、变更外派董事、监事时，须按本办法第六至九条规定的程序，重新推荐董事、监事候选人。6、其他外派董事、监事任期届满后，按本办法第六条、第七条的权限和程序进行，可以连选连任。第四章外派董事监事的责任、权利和义务第十二条外派董事、监事的责任如下：1、忠实地执行本公司董事会、监事会、总裁办公会议涉及派驻公司的各项决议；2、谨慎、认真、勤勉地行使派驻公司《公司章程》赋予董事、监事的各项职权；在行使职权过程中，以本公司利益最大化为行为准则，坚决维护本公司的利益；3、按派驻公司《公司章程》相关规定，出席该公司股东会、董事会及监事会；并代表本公司行使股东相应职权；4、认真阅读派驻公司的各项商务、财务报告，及时了解派驻公司业务经营管理状况；负责向本公司董事会、监事会、总裁办公会议报告派驻公司的经营状况，以及本人履行职务情况，遇有派驻公司经营状况出现异常应当及时报告本公司董事会、监事会、董办；5、严格执行公司有关法人治理文件以及规定的程序在派驻公司的董事会和股东会会议的出席、表决；6、派驻公司发生或即将发生或拟召开股东会和董事会对符合下列行为或情形的重大事项，应当及时向董事会报告和请示，并按本公司董事会或总裁办公会议的决定履行职责和表决，不得越权表决：（1）违反董事会决议造成重大损失的；（2）损害本公司合法权益的行为；（3）潜在重大的投资、担保、偿债等财务风险；（4）派出公司亏损达到股本总额五分之一以上；（5）派出公司发生重大经济诉讼案件；（6）派出公司受重大行政处罚；（7）派出公司达成关联交易；（8）其他重大事项。7、派驻公司拟召开股东会、董事会，在接到通知和相关书面议案文件应当要求派驻公司同时交本公司董办审核其合规性和确定是否属于重大事项；8、派驻公司召开股东会、董事会、监事会后一周内应当将有关会议书面审议议案和决议文件报本公司董办备案；9、派驻公司遇工商注册变更、章程修改、法人治理制度修订、股东变更或股份增减等情况，负责督促派驻公司将有关书面材料及时报董办备案；10、对控股子公司执行本公司内部控制体系和相关制度负主要责任；12、督促派驻的参股公司建立和完善内部控制体系和相关制度；13、本公司董事会、总裁办公会议要求对控股子公司及相关的外派董事、监事对其控股子公司有关事实、信息问题作出解释、说明或者提供相关资料的，应当及时作出回复，并配合本公司的检查、调查；14、本公司派出的董事、监事、财务总监对其控股子公司上报及提供的材料、报告的真实性、准确性、完整性、及时性、公平性承担主要责任。第十三条外派董事、监事的权利如下：1、有权获取为履行职务所需的派驻公司经营分析报告、财务报告及其它相关资料；2、有资格出任本公司控股子公司的董事长、监事长、总经理及其它高管人员，根据本公司董事会、监事会的授权，行使派驻公司的经营管理、财务监督等职权；3、有权对派驻公司的经营发展、投资计划、内部控制体系和相关制度提出建议；4、有权就增加或减少本公司对派驻公司的投资、聘免派驻公司高管人员等重大事项提出决策建议；5、行使本公司董事会、监事会赋予的其它职权。第十四条外派董事、监事必须履行如下义务：1、在职责及授权范围内行使职权，不得越权；2、除经本公司董事会或派驻公司股东会的批准，不得与派驻公司订立合同或者进行交易；3、不得利用内幕信息为自己或他人谋取利益；4、不得自营或者为他人经营与派驻公司相同的业务，不得从事损害本公司利益的活动；5、外派董事、监事提出辞职或者任期届满，其对公司和股东负有的义务在其辞职报告尚未生效或者生效后的合理期间内，以及任期结束后的合理期间内并不当然解除，其对公司商业秘密保密的义务在其任职结束后仍然有效，直至该秘密成为公开信息。其他义务的持续期间应当根据本公司利益最大化原则决定，视事件发生与离任之间时间的长短，以及与公司的关系在何种情况和条件下结束而定。6、外派董事、监事在任职期间必须竭尽全力保护派驻公司的知识产权，卸任后，不得以任何方式私自带走涉及派驻公司知识产权范畴内的任何资料，由此造成派驻公司利益受损的，应当承担相当的法律责任。7、任职尚未结束的外派董事、监事，对因其擅自离职使本公司利益造成的损失，应当承担赔偿责任。8、外派董事、监事卸任后，未经批准三年内不得到派驻公司担任高级管理人员职务。9、派驻公司如因违反法律法规致使本公司利益受损的，由参与决策的外派董事须向本公司承担赔偿责任。第十五条外派董事、监事应当协助本公司董办、财务中心，负责督促派驻公司定期提供财务月报、年报和规定的相关书面材料。第十六条外派董事、监事应当协助综合管理处，制订派驻（控股）公司年度经营考核目标，并在年度执行中予以有效的监督。第十七条外派董事、监事应当协助本公司聘请的会计事务所、本公司内部审计机构，对派驻公司进行的审计和内部审计。第十八条外派董事、监事在接到派驻公司召开股东会、董事会、监事会通知后，凡会议涉及审议符合本公司董事会确定的重大事项时，须确定一人，在二个工作日之内书面报告本公司董办，并草拟议案，提交本公司总裁办公会议审议。第十九条本公司高管人员兼任外派董事、监事者，须在每个会计年度结束后的30天内，应当选其中一人向本公司总裁办公会议提交在上一年度履行职务情况报告，报告中应如实反映派驻公司上一年度的经营状况、出席派驻公司股东会、董事会、监事会情况、对该公司下一步发展的建议等。第五章外派董事、监事的考核第二十条对非本公司高管人员出任外派董事、监事职务者的考核事项，由本公司总裁办公会议决定。第二十一条本公司派出的董事、监事、财务总监（如有），本办法规定的相应职能部门、控股子公司经营管理层违反有关法律法规、本公司有关规定的，本公司总裁办公会议、董事会、监事会可以采取以下措施：(一)批评、责令改正；(二)监管谈话；(三)警告、出具警示函；(四)将其违法违规等情况记入诚信档案并公布；(五)认定为不适当人选，责令通过合法程序将责任者给于免职、劝辞、赔偿经济损失的处罚；（六）情节严重的，对有关责任人员涉嫌犯罪的，依法移送司法机关，追究刑事责任。第六章附则第二十二条本办法同时适用于控股子公司和参股公司。第二十三条本办法由公司董事会负责解释。第二十四条本办法的修改由董事会审议通过。第二十五条如本办法与国家新颁布的政策、法律法规，与中国证监会、上海证券交易所新出台的法规发生矛盾时，以国家政策、法律及监管部门最新颁布的法规为准。第二十六条本办法报中国证监会浙江证监局备案。第二十七条本办法经公司董事会审议批准之日起执行，公司三届十七次董事会批准通过，于2007年7月1日实施的《公司外派董事监事管理办法》同时作废。**控股股份有限公司董事会二零零八年九月一日