WORD长文档编辑技巧

WORD长文档编辑技巧曾雪强南昌大学计算中心内容大纲引言样式分节双面打印自动编号引言最常用的电子文档编辑软件：WORD掌握WORD，是办公必备技能！WORD操作所见即所得，上手比较容易；但是，长文档的编辑技巧需要专门学习。长文档编辑需要使用样式设置文字和段落格式的一般方法：–直接使用“字体”、“字号”、“两端对齐”、“居中”等命令设置–好一些的办法，采用“格式刷”复制格式直接设置格式的优点和缺点：–操作简单直观，适用于短文档–操作要重复很多次，累！–如果设置不合理，每处均要修改，噩梦！–容易造成前后的格式不一致，业余！内容大纲引言样式分节双面打印自动编号样式样式，是格式的集合；主要包括字体格式和段落格式两类。使用样式的方法：在选定目标文字的情况下，只需选择某个样式，就能把该样式中包含的各种格式一次性应用到目标文字和段落。通常情况下，我们使用Word提供的预设样式，并进行适当调整就足够了。使用样式的方法：先选中目标文本，再从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式。选择“有效样式”，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。常见的预设样式“正文”样式，是文档的默认样式，新建的文档文字通常采用“正文”样式。很多其他的样式是在“正文”样式的基础上设置出来的。–“正文”样式被改变，将会影响所有基于“正文”样式的其他样式的格式。“标题1”~“标题9”样式，通常用于各级标题段落。–标题样式具有级别，分别对应级别1~9。规划长文档中将使用的样式章的大标题采用“标题1”样式章内的小标题按层次采用“标题2”~“标题4”样式正文文字采用“正文”样式常用的“正文”样式：宋体，小四，1.2~1.5倍行距，首行缩进，段前后间距0.5行图和表采用“图”样式图表的说明采用“注释标题”样式比如，对“标题1”样式进行修改：将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令；显示“修改样式”对话框。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。–当应用了“标题1”样式的文字的格式发生改变时，会自动更改“标题1”样式的格式。修改样式文档结构图长文章的定位比较麻烦。–采用样式之后，由于“标题1”~“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。在”文档结构图”中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。如果文章中有大块区域的内容需要调整级别或位置，可以在”大纲视图”中操作。进入大纲视图：–从菜单选择【视图】|【大纲】命令“大纲”工具栏中的“向上”和“向下”按钮，可以调整大块区域的级别调整大块区域的顺序：–“大纲”工具栏中选择“显示级别”，将只显示从级别1到某个级别的标题；–然后利用鼠标拖拽十字标记，调整文章内容的顺序。大纲视图内容大纲引言样式分节双面打印自动编号分节文章的不同部分，通常会另起一页开始；常见的错误做法：–加入多个空行使新的部分另起一页–插入分页符分页正确的做法是插入分节符，以分别对不同的节进行格式设置。–主要是“页眉“、“页脚“和“页码“的设置双面打印的文档，一般还要求章的第一页是奇数页。为不同的节设置不同的页眉页脚通常文章的封面和目录不需要页眉和页脚，只有正文开始时才需要添加页眉。设置页眉和页脚时，要从文章的前面开始，这样不易混乱。关键技巧：–看清楚当前是第几节、奇偶页和首页–根据需要，去掉“与上一节相同”选项页码从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，会在封面和目录处都添加页码。学位论文一般要求：封面没有页码，声明和目录部分采用罗马数字页码，正文部分采用阿拉伯数字页码。操作步骤：–先进入页脚编辑状态，定位到对应的节–根据需要去掉“与上一节相同”，再插入页码目录要成功添加目录，前提是文章已经正确采用了带有级别的样式–例如“标题1”~“标题9”样式。定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令。内容大纲引言样式分节双面打印自动编号双面打印学位论文一般要求双面打印，具体要求有：–每页的左侧留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。–奇数页总是位于翻开的书的右侧页上。–每一章的首页总是位于右侧页（奇数页）。–奇偶页的页眉不同，一般偶数页显示文章或书名，奇数页显示本章标题。–每一章的首页都没有页眉。–目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字）。预留出装订线区域从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡设置节和页眉页脚在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡。此时打印预览，会看到有些章前出现空白页。这是因为当上一节的文字在奇数页结束时，会自动加入空白页。页眉显示每章的标题奇数页的页眉要显示每章的标题，手工录入不同的标题内容，比较麻烦。定位到页眉中，从菜单选择【插入】|【域】命令，显示“域”对话框。在“域名”中选择“StyleRef”域，并在“样式名”中选择“标题一”样式，表示引用“标题一”样式中的文字。去除页眉中多余的水平线在文档的首页页眉中会注意到，虽然没有文字，却保留了一条水平线。可以去除这条多余的水平线。操作步骤–进入页眉和页脚编辑状态，选中页眉中的段落标记；–从菜单选择【格式】|【边框和底纹】命令，显示“边框和底纹”对话框；–去掉段落下边线。内容大纲引言样式分节双面打印自动编号图表和公式的自动编号在学位论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1-1、表2-1、公式3-4等。麻烦是，当增加或删除图表时，需要重新调整编号。更麻烦的是，正文中引用图表的地方，也要进行修改。自动编号功能，可以自动调整编号，并在编号改变时自动更新文档中的相应引用。图的自动编号及其引用自动编号，通过“题注”功能来实现。插入“题注”操作步骤：–选中新插入的图，在“插入”菜单选“引用--题注”，弹出“题注对话框“–新建一个标签“图”–在编号设置中，选中“包括章节号”–单击“确定”后，图的下方就插入了标签；–在标签后，补充图的说明再次插入题注时，不需要新建标签。在文档中引用这些编号时，分两步：生成“书签”–选中题注中的文字“图1-1”–在“插入”菜单选“书签”–键入书签名，点“添加”引用“书签”–在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方–在“插入”菜单选“交叉引用”，对话框中的引用类型选“书签”，引用内容为“书签文字”公式的自动编号及其引用公式的自动编号略有不同操作步骤：–插入公式后，将公式单独放在一个段落–光标放在公式之后，不要选中公式–在“插入”菜单选“题注”–新建标签“公式”–后续步骤类似，不再赘述小技巧题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不舒服，可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。书签名，最好用图（表、公式）的说明文字，尽量做到见名知“图”。图表使用了题注后，就可以自动生成单独的图目录和表目录。参考文献参考文献的手工标注非常麻烦，但也很体现作者的写作水平和严谨态度；必须重视！参考文献的顺序：–按引用的顺序编号或作者姓名顺序参考文献的引用方式：–数字或作者名+年份其他注意事项：–参考文献的格式，不同的杂志社要求不同–参考文献的内容要完整，不能有错误参考文献的管理强烈建议，使用参考文献的管理软件–平时积累相关的文献，方便整理和查阅–配合WORD插件使用，可以方便的在WORD中引用相关文献常见的文献管理软件–Zotero，Endnote，Mendeley，JabRef，Referencemanager，NoteExpress总结WORD长文档的编辑操作，要尽可能规范！–否则，WORD会出现一些莫名其妙的问题编辑人需要对长篇文档的逻辑结构，有清楚的概念。编辑过程必须采用的技术是：样式和分节结尾技术层面的操作技巧，是基础。做好长文档，最重要的是：态度！