汽车配件管理标准(新)

汽车配件管理标准JDZY-06-2008为加强汽车配件经营管理,确保配件供应,加速资金周转,合理库存储备,降低进货成本,增加经济效益,使配件管理工作达到标准化、规范化，特制定管理标准如下：1.货商认定、签订供货合同1.1由配件管理部门审验提供配件的供货方，是否有产品合格证，3C认证，提供营业执照、税务登记证和企业代码复印件。1.2确保配件质量的前提下，配件管理部门向意向供货方索取产品价格表，并对各供货方进行尽一步问价、比价。由配件管理部门、配件负责人和分管经理共同确定供货单位，并签订一年期供货协议。1.3原材料及市场因素造成配件价格变动，要及时与供货方协商重新定价，对因质量问题，价格过高不适应市场需求的供货方及时予以变更，保证质优价廉的产品供给客户。2配件计划制定2.1定期采购计划：由仓管员根据库存量情况、内销、外销情况预测汇总信息，报配件管理负责人，做出初步采购计划，由分管经理签字，确定月采购计划。2.2临时采购计划：由生产车间、理赔科或仓管员提供配件需求情况，填写备料单，报配件负责人做临时采购计划、分管经理签字批准，再行购买。3配件采购3.1将经审批的配件计划传真至已签订供货协议的供货商或厂家，并电话通知对方，说明发货要求，对方发货。3.2配件采购时如因固定网点无货，需到其它渠道进货的，价格不能偏高，价格高于固定网点的需先请示报价，普通件经材料管理负责人同意，总成及或单件在1000元以上者经分管经理批准后方能购买。3.3采购的配件必须从正宗配件厂家或正宗配套厂家进货。3.4因急需，临时外购配件或物品直接用于车辆维修或单位自用时，必须先登记或开具出库单，由领料人签字使用。采购有困难时，必须及时告知需料人，由材料负责人做好客户工作。4配件提运、发运、入库4.1提货人应在提货点对照运单是否与配件的发站、单位、数量、件数相符并检验包装有无破损，铅封是否完好，如有破损疑问，应向承运部门索取证明，联系承运单位或保险公司索赔。4.1.1货物提取后应填写提货记录与验收人员办理交接，确定无误后在随货同行或待入库通知单上签字，然后交微机员入库，微机入库必须标明产地、图号、车型、原厂或配套等，入库单必须有保管人员签字并存查，如发现入库分类错误应及时调整。4.1.2发运退回厂方的不合格配件及超储备配件，发运人凭出库单或有关凭证，清点无误后办理承运手续，在发运记录上签字并通知收货方。4.1.3入库要求当日来货、当日办理。4.1.4配件入库要做到“一及时，五不入库”即货到后由责任人及时清点验收，发现“品名不对不入，规格不符不入，质量不符不入，数量不符不入，超储备不入”。5仓储管理5.1仓管员要按系列、性质分类存放，达到“四号定位”、“四排列”、“整数摆放”（四号定位：库号、架号、层号、区号；四排列：帐物或微机与物顺序排列，料架、货区分别排列），利用仓库的条件，合理地存放各种物资。5.2仓库管理达到“四洁、四无”。四洁：库容整洁、货架整洁、货区整洁、物资整洁；四无：无盈亏、无积压、无腐烂锈蚀、无安全质量事故。5.3货架物资存放统一标准，条形标签执行厂方零部件图号并与微机图号完全一致。5.4仓管员要做到“四会、三懂、二掌握、一做到”。（四会：会收发料、会摆放、会微机、会保养材料；三懂：懂性能、懂用途、懂互换代用；二掌握：掌握库存结构，满足销售，掌握库存物资摆放位置；一做到：日核对、月结、月自点。5.5仓管员必须每天对自己分管的配件进行浏览，发现问题及时查找。对盘点后出现的盈亏、损耗、规格串混、丢失等情况，各部门组织复查落实，分析产生的原因，填写《物资盘点单》，分清责任，及时处理。5.6仓管员对清点出的三个月以上的积压配件，必须及时填写《物资盘点报告单》交负责人，再上报公司，由公司财务上报集团公司，对报废、滞销等配件，要填写《物资盘点报告单》交负责人，负责人汇总后上报公司。由公司分类提出处理意见报集团公司。5.7加强废旧件管理，建立废旧件台帐，废旧件出库要有领用手续。5.8退库配件要贴上标签，作好记录，一个月内退给供货单位。5.9索配件要建立档案备查制度(如:三包索赔通知单、三包索赔实物结算单、三包索赔配件等)，对产生索赔纠纷的及时通知厂方给予鉴定，不能及时给予索赔的要做好客户的工作。5.10根据库存情况每月适时进行调整，超过三个月周转期:对配件要进行退、调、换货或与其它修理厂、配件商沟通尽快处理。5.11月自查(含与微机结存摊位有误等)、季度抽查、年终盘点。每月真实上报盈亏，若发现盘点中有意隐瞒盈亏，另扣罚各级责任人。5.12不允许出库配件用白条顶库，特殊情况的以条顶库的三包索赔件必须有分管经理、索赔员、材料负责人签字。6配件销售6.1外销出库微机员打印出库单→购货方持出库单到客服中心结算员处交款→营销员凭盖过收款印的出库清单提货发货→营销员将清单交与会计或作记帐凭证（适用于手工帐）。6.2日常领用及旧件管理6.2.1坚持交旧领新制度。生产班组在领用新件的同时必须交回旧件，由材料科统一处理（小电器、橡胶件除外）。外出服务时营销人员对发出的配件和出发人员一并记清，回公司后立即处理。6.2.2若用户索要旧件，应告知客户到材料库签字领取。6.2.3营销员接到一式二联工单后，应仔细核对所列项目是否有负责人签字，无误后发料并签字，如有缺件应填写待料通知单交给采购员，发完料后将派工单第二联交微机员输入微机，并保存工单。注：工单填写满后，应填写在附表上。6.2.4同一车需重复领料，营销员将工单上联所列项目如实填到第二联上，然后发料、签字，再次给微机员输入微机。6.3事故车领用6.3.1将工单附在事故理赔科所列的《事故车零部件更换项目清单》上，发料时对照清单发货，并记录在空白的《事故车更换项目清单》上，双方签字后发料，然后将工单交微机员输入微机。如领用的件不在定损范围之内，需请事故车理赔员同意并签字后，方可发料。6.3.2由于事故车作业时间长，车辆竣工后，结算员或理赔员应通知材料，然后将出库单与领用清单逐笔对照，无误后再结帐。6.3.3凡经保险公司定损而更换下来的所有零部件一律交材料库。6.3.4材料开票员，每日要核对出库单与微机是否一致，发现丢失等问题立即查找并改正；每笔出库业务必须有保管人员签字并存查，发现出库错误及时调整。6.3.5配件出库要按“先进先出法”，。6.3.6不管内销、外销的配件，属于质量问题，一定要及时给客户处理，以取得良好的市场信誉。6.3.7建立退、发、送货登记记录制度。7付款7.1确定各供应商是代销及付款采购等方式并报财务科备案。7.2对代销配件要根据配件销售情况，按照供货合同规定定期付款，由营销员每月汇总销售量报配件负责人，由负责人审阅后签字转材料会计，报财务科经理签字付款。7.3付款采购必须填写付款单，由材料会计填写应付总金额；材料负责人审核并填写有无积压、质量、报废配件并申请付款额；分管经理审核签字；经理审批转财务办理付款。在付款单上对“货已销、付款发货、预计购货、销售时间”等情况应注明。7.4对市内固定供货单位的采购付款，先入库再由材料负责人、经办人签字后，经理签字统一支票结算。7.5若发现积压、滞销、毁损配件配件管理负责人、仓管员根据损失大小承担相应的责任。