常用办公软件-Excel入门教程

zhx第3章常用办公软件——Excel2003广东工业大学计算机学院3.2电子表格处理软件Excel20033.2.1Excel概述3.2.2工作表中数据的输入及编辑3.2.3工作表的格式化3.2.4工作表的管理3.2.5公式及函数的使用3.2.6数据的图表化3.2.7数据分析和管理3.2.8页面设置及打印3.2.1Excel概述在这里，我们将了解Excel窗口的组成，以及Excel工作簿、工作表、单元格的基本概念认识Excel界面这是Excel启动后的界面注意：Excel的工作界面和Word的工作界面有何相似、有何不同？工作簿、工作表、单元格的基本概念一个工作簿就是一个Excel文件一个工作簿中可包含若干工作表，每个工作表都有名称，如Sheet1一个工作表中含有256(列)×65536(行)个单元格，每个单元格都有编号，如B5当前正在操作的单元格称为当前单元格若干个连续的单元格构成单元格区域，区域的表示例如A3:D7详细内容工作簿一个工作簿就是一个Excel文件，工作簿名就是文件名，扩展名为“.xls”。对于新建的文件，Excel会自动给文件取名为“Book1”、“Book2”，……，用户可在保存文件时更改文件名。一个工作簿中包含者若干个工作表。工作表一个工作簿中可以包含若干个工作表。默认情况下，Excel新建的工作簿中包含3个名称分别为Sheet1、Sheet2、Sheet3的工作表。当前工作表为Sheet1。工作表最大可设为255改变新工作簿中所包含的工作表的数量的操作单元格单元格是组成工作表的最小单位。一张Excel工作表由65536行、256列组成，每一行列交叉处即为一单元格。列号用英文字母A、B、…IV表示；行号用数字1、2、3、…65536表示。如B5表示第2列的第5行单元格。活动单元格活动单元格（当前单元格）：正在操作的单元格。列号行号单元格区域在Excel中，区域是连续的单元格，一般习惯上用“单元格左上角:单元格右下角”表示。如“A3:D7”表示左上起于A3右下止于D7的20个单元格。还可用“D7:A3”、“A7:D3”、“D3:A7”表示该区域。A3:D7D7:A3A7:D3D3:A73.2.2工作表中数据的输入及编辑输入数据应先选定单元格，移动当前单元格即可完成前一单元格的输入Excel数据类型包括文本、数字及日期时间型，默认情况下，输入后文本数据左对齐，数字和日期时间右对齐除直接输入外，利用Excel填充功能的可以快速输入有规律的数据通过设置数据有效性，可以将单元格的数据值限定在一定的范围中实例3.2.2工作表中数据的输入及编辑Excel中单元格的编辑操作包括修改单元格内容清除单元格的内容、格式或批注插入行列及单元格删除行列及单元格移动或复制选定的单元格选择性粘贴查找与替换插入批注实例单元格的选定操作选择内容具体操作选取单个单元格单击相应的单元格，或用键盘上的方向键移动到相应的单元格。选取某个单元格区域单击选定该区域的第一个单元格，然后拖曳鼠标直至选定最后一个单元格。工作表中所有单元格单击行号列号交界处的【全选】按钮（见图5-1）。不相邻的单元格或单元格区域先选定第一个单元格或单元格区域，然后再按住Ctrl键再选定其他的单元格或单元格区域。较大的单元格区域单击该区域的第一个单元格（左上角），然后按住Shift键再单击欲选定区域中最后一个单元格（右下角）。整行单击行号。整列单击列号。相邻的行或列在行号或列号中拖动鼠标。或者先选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他的行或列。不相邻的行或列先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键再选定其他的行或列。取消选定单元格单击工作表中任意一个单元格。键盘控制活动单元格的移动键名操作效果回车键向下移动。Tab键向右移动。方向键上下左右移动。Home键移动到本行的第一个单元格。Ctrl+Home移动到工作表的第一个单元格。Ctrl+End移动到工作表数据区的最后一个单元格，这个单元格位于数据区的最右列的最下行中。Ctrl+箭头键移动到当前数据区域的边缘。PageDown向下移动一屏。PageUp向上移动一屏。Alt+PageDown向右移动一屏。Alt+PageUp向左移动一屏。Ctrl+PageDown移动到工作簿中下一个工作表。Ctrl+PageUp移动到工作簿中前一个工作表。ScrollLock打开或关闭滚动锁定。打开滚动锁定功能后，方向键就不是用来选定相邻的单元格，而是使当前工作表在窗口中整体滚动。Excel的数据类型——文本Excel中文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。默认情况下，所有文本在单元格中均左对齐。输入的数据超长时，扩展显示到右边列；若右边有数据，截断显示。在所输入的数字前加上一个单引号，则Excel将把它当作文本，在单元格中左对齐。输入时如需要单元格内换行输入，可插入硬回车，方法是按下Alt+Enter键。Excel的数据类型——数字Excel中，数字只可以包含字符：0123456789+-(),/$%.Ee分数的输入应先输入整数及空格。默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。当输入的数字超长时，自动以科学记数法显示。无论显示的数字的位数如何，Excel都只保留15位的数字精度。当单元格的宽度不够时，单元格中将出现“####”符号。Excel的数据类型——时间和日期应按Excel内置的日期时间格式输入日期时间，常用的日期时间格式有：“yy-mm-dd”、“yy/mm/dd”、“yyyy年mm月dd日”、“hh:mmam/pm”等。Excel将日期和时间视为数字处理。默认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。如果输入的年份为2位数，则00-29表示的年份为2000-2029年，30-99表示1930-1999年。如要输入当前日期，可按组合键【Ctrl+；】，当前时间的输入则按【Ctrl+Shift+；】。自动填充数据可使用填充柄、菜单命令或快捷菜单自动填充数据：使用填充柄：先输入初值，然后选定初值，用鼠标拖动填充柄，产生填充数据。使用填充柄可产生等差序列、日期序列、文字序列等。使用菜单命令：使用【编辑】【填充】菜单中的命令，可进行复制及产生序列。使用快捷菜单：按下鼠标右键拖动填充柄，释放鼠标后所产生的菜单即为填充快捷菜单，执行相应的命令可产生填充序列。利用自动填充功能，可快速完成下列数据的输入。自动填充数据例设置数据的有效性设定有效性条件设置输入时的提示信息设置“输入信息”后选定单元格时会出现对应的提示信息设置数据的有效性设置输入出错时的警告设置“出错警告”后，如输入错误，会出现对应的出错警告。设置数据的有效性修改单元格的内容常用的方法有方法一：直接在编辑栏中修改方法二：双击单元格，在单元格中修改方法三：按键盘F2键清除单元格的内容、格式或批注选定单元格，使用【编辑】【清除】命令，选择清除的具体对象注意：按Delete键，可清除单元格内容，但是单元格的格式仍然保留插入行列及单元格插入行或列插入行列及单元格插入空单元格注意：执行命令前应先选定，所插入的数目与选定的数目相同删除行列及单元格注意删除与清除的区别：删除单元格，Excel将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺；而如果是清除单元格，则只是删除了单元格中的内容、格式或批注，但是单元格仍然保留在工作表中。移动或复制选定的单元格另外用鼠标直接拖曳选定区域的边框可移动单元格，按下Ctrl键再拖曳可以实现复制.工具栏上或【编辑】菜单中的【剪切】【复制】【粘贴】命令可对选定的单元格进行移动或复制操作。选择性粘贴可实现仅复制选定单元格的部分特性，如公式、值、格式、批注等。另外，还可对复制的数据进行算术运算、行列转置等。单元格数据的查找与替换查找：选择【编辑】【查找】命令，可对表格中的数据进行查找。替换：选择【编辑】【替换】命令，可将查找到的内容替换为替换值。插入批注执行【插入】【批注】命令，可为当前单元格插入批注执行【编辑】【清除】【批注】命令，可删除批注只有将鼠标指向包含批注的单元格时，批注内容才能显示出来打印时批注内容不被打印编辑及格式化单元格的编辑包括单元格的选定，修改、移动、复制、插入、删除、清除、查找、替换、选择性粘贴、插入批注等编辑操作单元格的格式化包括单元格格式、行高、列宽、条件格式、自动套用格式、样式、格式的复制和删除等格式化操作工作表的编辑操作包括工作表的选定、插入、移动、复制、删除、重命名、隐藏工作表、工作表窗口的拆分与冻结3.2.3工作表的格式化可使用【格式】工具栏或【格式】菜单对选定的单元格或区域进行格式化操作单元格格式行高列宽利用条件格式自动套用格式样式格式的复制和删除实例设置单元格的格式设置数字格式可将数字的格式设置为普通数值型、货币型、日期型、时间型、百分比、分数、科学记数型等多种显示形式。设置对齐格式选择【对齐】标签，可设置单元格的水平、垂直对齐格式，改变文字的方向，并可进行自动换行、合并单元格等设置。设置单元格的格式设置字体格式选择【字体】标签，可改变选定单元格的字体、字形、字号、字符颜色，添加下划线等字体格式。设置单元格的格式设置边框格式选择【边框】标签，可设置所选区域的外框、内框的线型、线条颜色，并可增加斜线。设置单元格的格式设置图案格式选择【图案】标签可为单元格设置底纹及图案。设置单元格的格式调整行高和列宽使用【格式】→【行|列】菜单中的命令也可改变行高及列宽，也可将选定的行或列隐藏，或取消隐藏。将鼠标指向列标分隔线或行标分隔线处，拖动鼠标，即可改变列宽及行高。在行号和列号的分隔处双击鼠标左键可设置最合适行高和最合适列宽。设置条件格式选择【格式】【条件格式】命令，可使满足不同条件的单元格显示出不同的格式。【条件格式】对话框最多可设置3个条件表达式。条件格式例自动套用格式选择【格式】→【自动套用格式】命令，可将选定的区域直接套用Excel提供的专业化的表格形式。自动套用格式例样式的使用应用已有样式创建样式样式的使用样式的修改、删除、从其他工作簿中复制样式修改样式删除样式从其他工作簿中复制样式样式的使用格式的复制和删除格式的复制使用【格式刷】。使用【选择性粘贴】。使用快捷菜单。格式的删除使用【编辑】→【清除】→【格式】命令。3.2.4工作表的管理工作表的选定插入、移动、复制、删除、重命名工作表为工作表标签添加颜色隐藏工作表工作表窗口的拆分与冻结实例选取工作簿中的工作表选取单个工作表：单击相应的工作表标签。选取相邻的多个工作表：先选取第一张工作表，然后按住Shift键再单击最后一张工作表的标签。选取不相邻的工作表：先选取第一张工作表，然后按住Ctrl键再单击其他工作表的标签。选取工作簿中的所有工作表：在工作表标签处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【选定全部工作表】。当工作表较多时，这四个按钮可帮助工作表标签的滚动。插入、移动、复制、删除、重命名工作表【插入】→【工作表】命令实现插入操作；【编辑】→【移动或复制工作表】实现移动或复制操作如选中，结果为复制，未选中，结果为移动。插入、移动、复制、删除、重命名工作表【编辑】→【删除工作表】命令实现删除工作表操作插入、移动、复制、删除、重命名工作表【格式】→【工作表】【重命名】实现重命名操作插入、移动、复制、删除、重命名工作表更为简易的操作方法：对要操作的工作表标签右击鼠标，可通过快捷菜单完成操作插入、移动、复制、删除、重命名工作表快捷操作技巧：如在同一工作簿的范围内移动或复制工作表，可以使用鼠标的拖曳操作。在工作表标签处直接按下鼠标左键拖曳到目标位置，即可移动工作表；按下键盘【Ctrl】键再拖曳，产生复制效果；重命名工作表时更为简单的方法是双击待命名的工作表标签，然后直接输入。插入、移动、复制、删除、重命名工作表为工作表标签添加颜色隐藏工作表及