公司商务车管理规定

商务车管理规定为了让各同仁更加合理的使用公司商务车资源，并使商务用车更加合理化、透明化、规范化，特制定本管理办法。具体内容如下：一.职责1.用车申请人或申请单位：公司全体人员或部门因公务需求必须外出时，可申请用车。2.车辆管理部门为行政课。行政课必须根据用车申请人或单位提交的外出申请单合理调配车辆，满足各同仁之合理的用车需求。3.车辆管理员：由行政课指派之特定人员，专门负责公司商务车辆之管理。（1）车辆管理员将依申请人或单位所提出的外出申请单，做出合理的车辆派出管理。（2）车辆管理员将按商务车辆费用分摊规定如实的、公平公正的进行费用分摊。（3）车辆管理员将每月统计分析各单位之用车情况（如推迟用车、取消用车、异常用车申请等情况），并提交报告至经理室。4.商务车司机：必须严格执行车辆管理员之合理派遣任务。二.商务车申请及调度审批流程用车者填写《外出申请单》用车单位主管审核经理核准行政排配司机出车警卫验单放行并存档。通宵用车申请流程：用车人/用车单位填写申请单用车部门主管审核厂区经理核准车辆管理员司机执行。三.申请规范1.用车申请（1）用车申请人或单位在申请用车前，必须根据自己任务的实际情况及用车的经济性来综合考量，决定是否提出申请。申请时间规定①用车申请人或单位需在第二天上午12:00之前用车的，必须于前一天晚19：30之前提出申请；车俩管理员将于每天晚上20:00统一安排隔天早上商务车辆派谴工作，并知会用车申请人或单位及商务车司机。②用车申请人或单位申请当日下午及晚上用车的，必须于当天提前4小时提出申请。③周末用车或公司排定休假期间欲使用车辆，用车申请人或单位必须于周五或放假前一天晚19：30之前提出申请;车俩管理员将于周五或放假前一天晚上20:00统一安排周末或休假期间商务车辆派谴工作，并知会用车申请人或单位及商务车司机。④以上各条款中，“提出申请时间”均以厂区经理核准的时间为准。⑤若遇临时突发紧急情况，行政课有权修改商务用车当前已排定之行程，优先满足突发紧急情况；对其他用车单位造成的用车困扰，行政课应尽力协调以满足用车申请单位之需求。⑥用车申请单位遇临时突发紧急情况，必须由厂区经理知会行政课，车辆管理员在接到行政课长指示后方可作业，且事后用车申请部门需补交用车申请及报告。⑦违反以上各条规定者，车辆管理员有权驳回其用车申请。（2）其他时间规定.①用车申请人或单位取消用车申请时，必须于商务车辆出发前1小时以上知会车辆管理员，否则给予申请人记行政警告一次；车辆管理员将每月提交相关违规统计给人资课，由行政课统一处罚并进行通告。②用车申请人或单位推迟用车半小时（含）以内者无需另外提出申请，但必须于车辆出发时间前1小时以上知会车辆管理员；如推迟用车超过半小时（不含）以上者，需重新提出申请(仍然按上文规定的条款提出申请)。③用车申请人或单位必须认真估算并填写用车等待时间，等待最长时间为3小时，超过3小时者，车辆管理员有权只派单程用车（接待客户不在此内）。2.车辆调配.（1）车辆管理员在接到用车申请后，必须先审核该申请是否符合用车申请相关规定，对于不符合相关规定之申请，车辆管理员可予以驳回；同时，对于符合用车申请规定之申请，车辆管理员必须进行合理调配，包括组织协调拼车。（2）车辆管理员必须于车辆出发时间前30~40分钟内告知用车申请人或单位。（3）车辆管理员必须根据以下原则进行车辆分配。①优先级从左到右（即左边优先于右边）：客户准客户贵宾工伤或紧急送医内部个人或单位②同等优先级下先满足短途，后满足长途；若为短途申请，而方便坐公共交通系统者,辆管理员可根据派车情况驳回派车请求；③在同等条件下以人数多者优先；人数相同条件下以交通不便者优先。④在同等条件下以重要者优先；相同条件下以緊急者优先。（4）车辆管理员必须及时掌握车辆当前状态，方便用车申请人员查询。（5）在整个车辆申请及调配过程中，用车申请人员和车辆管理员应互相信任、配合、理解、尊重及礼貌待人；严禁一切谩骂及侮辱等言语或字眼出现；违者记警告一次。（6）车辆管理员调配好车辆后，必须于车辆出发前半小时以上通知商务车司机，商务车司机在接到指令后必须于车辆出发前5分钟以上在车辆管理员指定地点等待发车。（7）司机在得到车辆管理员的出车通知后必须100%按任务要求执行，不得以任何非身体理由拒绝出车，否则记行政警告一次，若当月累计拒绝出车三次做开除处理；如有任何异议可在出车完毕后，找上级主管投诉；3.出车过程管理.（1）出车过程中对司机之要求.①不论何时何地，车辆启动出发前，司机必须主动向乘客问好，并礼貌的询问乘客的目的地；对于与车辆管理员交代之任务相符的，司机必须予以100%执行；对于与车辆管理员交代之任务不符的，司机必须委婉拒绝，如乘客一再坚持，司机可电话知会车辆管理员进行处理。②不论何时何地，车辆启动出发前，司机必须礼貌提醒乘客系好安全带，如乘客不予配合，司机应将乘客的姓名与单位纪录下来,并交由车辆管理员进行处理,车辆管理员必须每月将不重视安全与不文明乘车的员工及其单位公布出来。③每趟任务，车辆从公司出发前或任务结束回到公司时，司机必须主动配合警卫进行安全检查，及行驶公里数、出车用时等数据登记。④行车过程中，司机必须按本趟任务最合理路线进行行车，不得故意兜圈；遇堵车等异常情况需改道的，司机必须先知会车辆管理员后方可作业。⑤行车过程中，司机必须全身心投入工作，同时必须做到以下几点：a)严禁酒后驾车、超速驾车，严禁一切违章驾驶；b)不得用耳塞或蓝牙听音乐；c)不得将音乐外音开的太大，有客人休息时应关闭音乐；d)除非客人有事询问，否则不得主动和乘客答话；乘客希望闲聊时，必须委婉、礼貌拒绝；e)连续接听电话不得超过2分钟，有重要紧急事件，可停至安全地带后再予以回电；f)任何时候不得在车内抽烟，严禁驾驶过程中抽烟，对于客人抽烟的行为必须予以礼貌制止；g)不得在车厢内随地吐痰、随地仍垃圾，或是向窗外扔垃圾。⑥行车过程中如遇车辆故障，司机必须第一时间告知乘客发生的情况，并礼貌的请乘客耐心等待处理结果，同时知会车辆管理员进行处理，并在接到指示后第一时间联系维修及告知乘客处理结果。⑦司机平时应注意调养身体，发现身体不适者必须事先请假，严禁带病上岗。⑧司机在连续开车4个小时后必须休息30分钟以上再可开车，严禁疲劳开车；但连续开车未达到4小时者，不得借故要求休息。⑨不论是单一目的地之任务还是多个目的地之任务，司机在到达第一个目的时必须第一时间电话知会车辆管理员；在完成任务准备出发回公司前也必须再次电话知会车辆管理员。⑩司机在送样或是送货的过程中，如到达目的后联系不上接收人等异常情况，司机必须第一时间知会车辆管理员，且在得到指示后100%按指示执行。⑪司机出任务过程中，不得以任何理由将商务车辆挪为私用。⑫司机出任务过程中，需要等待的应提前跟客人切结好等待地点，且整个过程中司机视线不得离开商务车辆连续10分钟以上，累计30分钟以上。⑬司机在等待过程中需就餐时，不得在车内就餐；⑭出车过程中，司机不得以任何理由、任何方式要求乘客请客，若乘客主动邀请时，司机应婉言相拒。⑮司机每趟出车任务结束后必须认真如实填写车辆行使管制表并对车内外卫生及清洁进行一次全面维护。⑯司机在与车辆管理员进行工作沟通时，必须礼貌为先，严禁一切漫骂、侮辱行为发生。⑰以上各条款中对司机的各点要求，司机每违反一次（任何一条）记行政警告一次，当月累计三次者予以开除处理。⑱司机出车必须坚持当天驾车回厂停放，不得在厂外过夜。未经厂区经理核准，擅自驾车彻夜不回厂者，予以罚款并除名处理。（2）出车过程中对乘客之要求.①乘客在整个车辆使用过程中，必须配合做好司机一切合理的乘车要求，不得侮辱、漫骂司机。②乘客在乘车过程中不得强迫或者利诱司机进行既定任务外的一切任务。③乘客在乘车过程还必须做到以下几点：a)系好安全带，严禁将胳膊、手、头等伸向窗外；b)不得进行一切如打闹、找司机闲聊等干扰司机安全驾驶的行为；c)不得在车内抽烟更不得请司机在行使过程中抽烟；d)不得在车厢内随地吐痰、随地扔垃圾或是向窗外扔垃圾。④乘客如是本公司内部员工，违反以上出车过程中对乘客要求的任何一条，每违反一次记行政警告一次。⑤乘客不得要求司机或故意造成商务车不能当天回厂，如果确实因工作需通宵用车者，应及时通知车辆管理员，并向厂区经理申请商务车跟随自己在外过夜，经厂区经理准后方可。厂区经理知会车辆管理员辞情况后，车辆管理员安排司机执行。（3）出车过程中对车辆管理员之要求.①车辆管理员在下达出车任务或处理出车过程中任何异常时，必须礼貌对待司机，严禁一切侮辱、漫骂行为发生。②出车过程中，车辆管理员尽量不要给司机打电话（但处理异常问题时不在此限）。③车辆管理员在接到出车司机汇报的出车异常问题后，应第一时间给予解决，解决不了之问题也必须第一时间汇报上级主管，并将处理方案第一时间知会当事司机。④以上三条中对车辆管理员之要求，车辆管理员违反任何一条每次记行政警告一次。4.商务车保养与报修.（1）商务车司机必须努力提高自己的专业水平，减少商务车使用过程中的折损并做好商务车日常保养工作。（2）车辆管理员应按车辆相关保养要求制定出商务车保养计划，并在行政课长核准后将相应保养计划复印件下达给对应责任商务车司机。（3）责任商务车司机必须严格按保养计划对商务车进行保养，有计划外保养项目时，司机必须另外填写车辆报修表，且经行政课长核准后方作业。（4）在商务车发生故障后，司机应第一时间发现并及时申请报修。报修程序如下：司机填车辆报修表并提交行政课长审核厂区经理核准司机送修（5）商务车在出车过程中突发情况需及时维修的，司机必须第一时间知会车辆管理员，车辆管理员在得知情况后，应第一时间上报至行政课长，并在得到行政课长相关指示后方可通知司机作业；且事后必须补交车辆报修表。（6）车辆报修过程中，一切更换之旧零件，司机必须带回公司，且经车辆管理员确认后，统一送至公司废料仓。5.商务车司机考勤、薪资与福利管理.商务车司机考勤及薪资与福利管理依公司人事相关管理办法执行。6.费用分摊.（1）商务车直接费用分摊：即油费、过路、过桥、停车费之费用分摊。①商务车直接费用的分摊采取周分摊的方式，依据为车辆行使管制表。②过路、过桥及停车费是哪个部门派车产生的直接分摊到该部门。③本周每公里耗油费用＝车当周的总加油费用÷周该车总行使公里数。④部门本周派车总公里数×周每公里耗油费用＝部门本周油费分摊费用。⑤各部门当周油费分摊费用加上本周产生的路、桥、停车总费用则为各部门当周商务车直接费用分摊之费用。（2）商务车间接费用分摊：即车辆保养维修费、折旧费、司机人工福利费、车辆保险年审费等。①部门本月商务车辆使用公里率＝各部门本月总用车公里数÷商务车总行使公里数。②本月各部门商务车维修保养费之分摊费用＝公司商务车本月总维修保养费×各部门本月商务车辆使用公里率。③公司商务车购买时总花费费用（包括保险、上牌）为商务车成本费。④按财务运输工具折旧五年进行计算：商务车月折旧费＝商务车成本费/5年/12月⑤部门商务车折旧费之分摊费用＝商务车月折旧费×部门本月商务车辆使用公里率。⑥当月司机人工福利费＝当月本集团所有商务车司机薪资＋福利费用。⑦各部门当月商务车使用时间率＝各部门当月使用集团内部商务车总时间（含等待时间）÷集团内所有商务车当月出车时间（含等待时间）之和。⑧各部门当月司机人工福利费分摊之费用＝各部门商务车使用时间率×司机人工福利费。⑨各部门本年度商务车年审保险费之分摊费用＝各部门本年度商务车使用公里率×集团内所有商务车年审保险费之和。⑩外部租车费用按《外部租车协议》计算方法进行计算，各部门当月实际产生外部租车全部费用即为各部门当月外租车之分摊费用。（3）私车公用费用由用车申请人所在部门全部吸收。（4）用车申请单位要求下，导致商务车超载，造成违规处罚时，产生费用由用车申请单位承担。（5）有任何兄弟厂区或单位需要借用公司商务车办公时，必须由厂区经理核准以后方可作业，且车辆外借过程中的一切违规处罚由借车人或单位全部承担。