厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制之销售及收款循环

厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-1销售及收款循环流程图应收帐款订单出货授信管理销售订单变更销售预算客诉处理接单及处理销售报价销售预测订单营业计划生产循环相关作业客户退货厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-2作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-01销售预算作业目标为了进一步规划未来新机种和新客户的开发方向，同时作为公司未来一年费用预估､资本支出､核销备案参考之目的。权责单位贸易/营业单位：收集相关客户/机种历年市场销售数量，综合制定未来一定时期的销售数量及金额。风险评估未对未来一定时期排定销售预算，或预算不准确，将影响企业目标的建立以及工作宪章的达成。作业程序1.销售部门依公司的经营目标､客户的市场需求能力及历年销售实绩，综合预算未来一定时期的销售数量､销售金额。2.根据新机种和客户的市场需求能力，预估未来一定时期的销售数量与金额。3.销售预算由销售单位制定出来后，经相关权责主管审核后，各部门依此展开相应预算，作为公司全员达成1.根据公司经营目标､客户需求及历年销售实绩，所定之销售预算应是可量化的数据。2.销售预算之数据应当合理､有据可依，并符合公司营运目标及当时经营能力。3.对于新机种的开发，市场需求及产品趋势应有做相应总结及对策。4.销售预算书面资料确实留存，并定期对与实际发生有差异部份做分析检讨。5.销售预算的变更应当经过权责主管核准。6.应定期对竞争对手的经营情况及产品做分析研讨。《营业销售预算作业管理办法》厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-3作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料之目标。4.每月应定期将实绩与销售预算数据进行对比，并分析差异。厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-4作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-02销售预测订单作业目标为增加市场竞争力，缩短订单交期，明确客户之责任并确保预测信息的准确性。权责单位贸易/营业单位：负责销售信息的传递､销售预测维护和更新。事业部物控：依据销售预测备料。风险评估没有按照规定进行销售预测的分析，将影响贸易人员对潜在订单的掌握，同时可能会造成长期物料备料不及时。作业程序1.依据当前公司旧机种的销售状况与新机种的开发能力，建立系统平台体现，供客户知悉了解。2.结合公司营业目标及营运产能状况，定期作适当的销售预测分析。3.销售部门接到客户订单信息后，应于第一时间与客户进行沟通及确认相关内容。4.预测订单须经过相关权限主管审核，审核通过后通知各相关单位了解。1.预测订单确有相应的订单协议作为双方作业参考依据及约束。2.预测订单发生变化时，应有及时变更相关作业，造成的损失确有要求赔偿。3.应当定期对预测订单（尤其是自由品牌部份）进行总结分析。《销售预测订单作业标准书》使用表单︰1.销售预测控管表厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-5作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料5.销售部门依据预测情况提前做好市场或产品调整的准备，生产部门应提前与营业确定排定生产计划，采购单位应按照要求提前作好进料准备。6.预测订单有发生变化情况时，销售部门通知相关单位作相应变更；如造成我司损失，需依据预测订单协议要求索赔。7.预测订单转正式订单时，按照正式订单处理流程作业。8.定期对销售预测与实际出货做差异分析，尤其为自由品牌出货部份。厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-6作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-03营业计划作业目标为规范营业计划拟定､维护､执行之目的。权责单位贸易/营业单位：根据客户需求，结合生产状况在系统排出营业月计划､周计划作为生产安排的依据，并定期发布及跟催执行进度，及时安排验货和出货。净利中心：根据营业计划计算及提供相应的损益状况。生产单位：根据营业计划安排生产，追踪物料，满足出货要求和客户要求，并及时与贸易/营业单位沟通异常状况。仓库单位：依据营业计划收尾入库，并配合成品验货和出库。采购单位：配合贸易/营业单位和生产单位安排采购计划，并及时供料。风险评估营业计划是营业目标的具体体现；营业计划制定不善，将严重影响一段时间内的出货需求及交期。作业程序1.营业计划的拟定应与订单要求吻合；当营业计划变更时，相关单位计划也应当有作相应调整。2.长期物料的采购确实达到有效管控，从而避免呆滞物料及不利成本的发生。3.营业计划应与实际生产相符，即工单应与订单一一对应，不允许存在虚报､错报､漏报的现象。《营业计划作业标准书》使用表单︰1.营业计划表厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-7作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料1.报价单据转为正式订单后，营业人员依据订单系统资讯制定相关营业计划，以作订单管控。2.营业计划应包括生产排程､采购及出货计划(含报检､报关)等。3.营业部门持续跟踪营业计划的执行情况，及时应对订单变更或取消的影响；当实际订单发生变化时，营业计划也应随之变更。4.营业人员保持与生产排程人员､出货排程人员之间的持续沟通，以确保营业计划的如期进行。5.贸易部门编制营业计划推移表。厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-8作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-04销售报价作业目标为了规范营业销售报价作业流程，使报价流程更加合理､完善之目的。权责单位贸易/营业单位：负责报价资料的建立。净利中心：负责对报价资料的确认。风险评估未按照规定进行销售报价作业，公司及产品损益状况将存在重大风险。作业程序1.会计按照成本计算标准将成本信息维护于系统，以供报价参考。2.销售部门依据会计提供的产品成本信息及价目表，站在公司获利基础上进行销售价格的谈判。3.在符合公司获利原则的基础上，客户需对我司报价进行确认动作，销售部门则将报价信息维护系统并打印出报价单；不符合公司净利要求之客户报价需经过权责主管核准。4.报价单需经过权责主管核准，核准通过后会计方可确1.应确实依据公司的获利政策制定相应的净利标准制度，对于不符合净利要求之报价须经过权限主管核准。2.单价的变更应当经过相关权责主管核准后才可变更。3.价目表的信息应当充分､合理，并作定期更新。4.报价未通过之订单，系统自动限制不能生产。5.销售价格核算与订单销售应由不同人员负责。《营业销售报价作业管理办法》使用表单︰1.成本路径图2.净利率计算表3.销售报价表厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-9作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料认订单有效。5.会计确认订单有效后，即会计审核订单OK。6.报价调整需经过权责主管核准后，方可有效。厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-10作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-05授信管理作业目标为增强授信风险管理，从而减少甚至杜绝货款的损失之目的。权责单位贸易/营业单位：负责客户征信和授信申请。财务/会计单位：协助客户征信，审核授信申请，并对核准之授信申请维护于系统中，及时回报客户拖欠货款的信息及依要求恢复被冻结之授信余额。法务部：审核授信申请之合法性。风险评估为按照规定执行授信管理，出货之应收货款存在难收或收不回来的风险。作业程序1.公司确立客户授信额度计算方式和订立原则，并将额度维护于系统内进行接单管制。2.销售部门认真填写授信额度申请书，进行客户授信额度申请，由会计/财务部门对客户的财务状况和信用状况进行复核。1.信用额度的计算方式应当合理充足，并进行系统管理。2.授信申请及变动应确实合理，并经过权责主管核准通过。3.授信额度外接单，应当经过权责主管核准通过。4.客户信用额度须做定期更新，对于不同等级的客户应有定期作复核分析。5.客户授信之各种征信资料应当可靠､无误，并须经过会计/财务部门复核。《授信作业管理办法》使用表单︰1.授信申请书厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-11作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料3.营业将订单信息维护于系统中时，系统自动提示当前额度使用状况，对超过额度限制之订单需经过权责主管核准。4.客户授信额度定期进行更新，对于授信额度增减需经权责主管核准后生效。厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-12作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-06接单及处理作业目标为规范销售订单的接收､处理以及其相关事项的处理方式和要求，加强销售订单管理之目的。权责单位贸易/营业单位：负责销售预测及销售订单的洽谈､承接､确认及订单处理。事业部生产单位：负责对订单交期的审核。事业部技术单位：负责订单机种产品BOM表的建立及销售订单资料的审查。品保单位：负责审核安规认证与否。风险评估未按规定要求操作，销售订单进度难以有效掌控。作业程序1.有预测订单就备长期物料，无预测的订单就依实际订单备料，畅销机种之长期料可以备安全库存。2.销售部门进行销售报价单的建立，经会计部门审核后转成销售订单。3.销售部门制定营业计划，营业计划及生产计划皆依客户订单交期排定，双方应相互配合以完成客户要求，1.接单及订单处理时效应依要求执行，订单资料维护应准确无误，订单审核过程应及时完成。2.客户订单之接收､审核及变更应当经适当权责主管核准。3.未审核通过订单，系统限制订单展开。4.订单信息及相关附加条件应当经过双方共同沟通而形成确定，并有据可查。5.厂部生产计划应当与贸易的营业及出货计划一致。《接单及订单处理管理办法》《营业计划作业标准书》《订单开立及审查作业标准书》厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-13作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料若有意外而无法达交，则双方协调检讨出新时程、并由销售部门向客户沟通说明。4.订单变更包含单价的变更､数量增加及交期的变更，订单数量减少视同订单取消。由于订单变更或取消造成的呆滞物料及相关费用由销售部门主导相关单位，主动联络客户，并就其利害关系回复客人，以争取对公司最有利之解决方式。厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-14作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料CS-07销售订单变更作业目标为规范销售订单变更及取消作业，以尽量减少因变更或取消而带来的损失或不利影响，保障公司利益之目的。权责单位贸易/营业单位：负责与客户商谈订单变更或取消事宜，并向各单位发布必要资讯，同时跟催客户付款。净利中心：确认订单变更或取消对公司造成的损益及信用额度变化，并作相应的账务处理。生产单位：负责订单变化而产生的对应工单处理，并对呆滞库存提出改善建议。仓库单位：负责订单变化而产生的相应物流处理。采购单位：负责订单变更或取消时采购进度的确认，同时通知厂商变更或取消相应采购及备料动作。风险评估销售订单变更或取消如未按照规范操作，易造成客户订单错误生产，同时存在物料呆滞等风险。作业程序1.订单变更应确实按照核决权限规定有经过权责主管核准。2.客户订单变更时应随即反映至相关单位知悉，并拟定因应对策。3.因客户变更订单造成我司损失之部份，应确实要求客户赔偿。4.关联企业间的订单变更，一视同仁。5.订单变更须合理，并需有相关有效文件､mail､传真以作凭证，而非个人原因造成。《销售订单变更及取消作业标准书》使用表单：1.订单变更联络单2.客户订单取消报告厦门灿坤实业股份有限公司内部控制制度之销售及收款循环CS-15作业项目权责单位/风险评估/作业程序控制重点相关资料1.销售订单变更或取消，销售部门需提出申请；依据公司核决权限，由相关部门确认后方可。2.销售订单的变更或取消，必须立即通知事业部生管和物控，了解订单的生产和备料状况，并主导处理。若因客户变更订单造成我司损失的，销售部门需与客户协商备料处理方式，并追讨对我司造成的备料损失。3.贸易部门需将订单变更信息维护于系统，以备查询。4.定期汇总订单变更信息，