商品流通企业财务业务一体化解决方案

一、背景篇2003年2月19日，国际经贸委、国家计委、财政部国家统计局制定了《中成长型标准暂行规定》，为了与国际接轨，新标准根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标，结合行业特点制定。针对商品流通业中批发和零售的标准，零售业成长型须符合职工100人以下，销售额1000万元以下。批发业成长型须符合职工100人以下，或销售额3000万元以下。从行业分布，成长型比较集中在工业、商业、饮食服务业；在我国经济中占有十分重要的单位；1.商业流通行业状况近几年，商业流通行业规模不断扩大，现代流通方式逐步推广，商业结构进一步优化，流通设施和服务水平不断提高，流通领域对外开放步伐明显加快，商业流通行业发展是在调整中快速发展。现代零售业发展迅速，新型业态、连锁经营发展取得了明显成效，连锁经营覆盖的领域和范围不断扩大。新型业态发展迅速，大型综合及专业超级市场和便利店、专业店等快速发展，流通业面貌有较大改观。外资投资零售业成为热点，流通业的国际化趋势进一步显现,适应个性化需求，特色化商业迅速发展；社区商业、农村市场、便民服务网络初步形成。流通体制改革和流通领域的竞争使我国商品流通业得到快速发展，同时流通业在发展水平总体上还不适应国民经济发展的需要，商品流通产业仍是国民经济中的薄弱环节，商品流通产业化的水平还比较低，与发达国家相比还有很大差距。1.1行业内部分析从整体上看，目前我国商品流通成长型问题仍然十分突出。1)业态发展数量多、规模小。国内成长型不具有现代意义上经营企业的竞争实力，与国际、国内大中型企业规模相差悬殊，“生存”是最紧要的问题。2)产品定位低、现代化技术水平应用滞后。产品老化、技术创新水平落后，导致过剩问题明显，传统市场出现饱和状态。3)商业运作的规范性有待进一步的提升。由于其上几点的问题，导致商业企业的运作充满了血腥味，商业竞争异常残酷，无序市场行为四处存在，操作的规范可有可无。流通企业自身信息难以及时的在组织内进行传达。4)组织结构“家族”化、岗位职责不明确。企业管理用“人情”方式，非理智的“制度”方式，岗位划分不明确，工作职责变动较大，不适应成长型持续性发展壮大；5)企业的从业人员总体素质有待提高。精通流通业务、懂得现代管理的职业经理人员十分缺乏，流通理论研究和流通技术应用力量薄弱，进行管理现代化的任务艰巨。1.2外部竞争分析1）多业态竞争格局已经形成。商业流通的业态层出不穷，不仅有大型购物中心、专业超市、便利店、折扣店以及社区店等新兴商业业态不断出现，而且大型流通企业也开始进入不同业态。2）WTO后国内外投资加快步伐。到目前为止，国际上50家最大的零售企业已有三分之二进入中国。外资零售业的拓展疆域正在从以前的东部地区向东西部地区，向纵深发展。沃尔玛、家乐福、普洱司马特等国外大型卖场一更快的速度进行扩张、圈地的运动。3）商业企业的信息化投入不断加大。电子数据交换、统一产品码、快速反应系统，以及现在基于供应链管理的所有新技术成为流通企业关注的焦点。用规模的信息化投入，以获得其他企业难以逾越的竞争优势。企业之间的竞争最终取决于核心竞争力，而核心竞争力又取决于企业的信息集成处理能力。信息化的加强成为企业，尤其是产品技术含量不高的流通业的主要竞争工具之一。2．商业流通行业的成长型管理问题以上商品流通行业竞争态势以及行业的状态分析很明显得说明：国内小商业企业在市场竞争中面临技术落后、信息闭塞、市场准入门槛高等制约因素。但是成长型同样高速的发展要求企业管理水平必须尽快的完善和提高。迅速提高企业的经营管理水平、掌握先进的管理方式是企业迫在眉睫的事情。流通行业企业环节普遍存在如下问题：客户需求难以全面、及时掌握，市场策略偏离，促销行为盲目，销售成本过高；短期行为居多，销售渠道不畅通；渠道秩序混乱，市场控制力弱。价格混乱，渠道激励机制不合理。造成这些现象的主要原因在于存在信息孤岛，部门、组织、员工之间不能有效地进行信息共享。具体的体现到企业各个业务职能上，其突出表现在以下几点：1）财务管理：大量的时间耗费在手工财务核算上，难以进行有效的财务管理，包括分析、统计等。2）销售管理：无法根据市场需求和客户制定合理的销售价格管理；无从对客户的信用状况进行有效的分析。缺乏对商品及款项进行有效实时的监控。无从准确统计销售业务，预测市场趋势，考核销售人员业绩。3）采购业务：快速变化的客户需求和商品季节性的大量趋势变化使得传统商品流通企业很难根据销售情况，适时正确的制定采购订单，监督到货情况；缺乏供货商资源管理，无法评价每个供货商的供货信誉；4）库存管理：由于组织模式的不合理以及信息流通的障碍，企业不能及时监控内部商品库存状态以及可用量控制；不能够有效的服务库存管理方法，控制库存核算，库存商品无法统一管理，商品的批次、货位信息不清楚。5）核算：手工无法准确、及时的核算成本、成本调整，使得企业成本大部分处于“失真”状态，无法形成财务业务同步化数据流转，协同工作；6）管理决策：由于未完全脱离开手工管理和粗放管理模式的束缚，领导习惯于粗放式、宏观式的管理和决策方式，缺乏有效的手段进行监督和控制。信息的延误和失真，使得企业决策层难以及时、准确地制定管理政策、市场战略，导致对市场反应迟缓，甚至因决策失误而使企业蒙受巨大损失。3．商品流通行业的成长型信息化建设现状在世界范围内，市场格局正发生着巨大的变化。科技的发展及其在商品流通企业中的应用，不仅促进了新型商业业态的产生和发展，同时也改变了商品流通业的性质和结构，使现代商品流通业正在由资本密集型产业向资本及技术密集型产业转化。国内流通行业的成长型无论是从管理思想、硬件、软件等各方面来看，都与国际、国内大中型企业差距甚远，其中企业内部和跨企业的信息系统建设水平较低，经营理念和管理手段也落后于现代企业的发展要求。当前我国商业流通业的成长型内部信息化建设，大多数是以实现账务处理和报表处理的电算化为主的，逐步开始向财务业务一体化发展；要不断的持续发展，与国际、国内同行业企业竞争，迫切要求信息技术及其运用有大的提高和突破。二、企业需求与规划2.1企业需求分析（企业简介、企业管理需求、企业管理问题）2.2总体规划与建议（总体规划、软件系统选择、系统部署、系统安全）三、用友通价值体现流通企业运用先进的管理手段和信息技术，提高供应链管理水平，大大降低流通成本，同时提高服务质量，必然在激烈的市场竞争中脱颖而出，成为行业的领导企业。基于用友软件股份公司对商品流通行业的分析研究，结合多年来大量客户的基于用友软件产品的应用实践，我们推出了基于用友通产品的商品流通行业解决方案，帮助企业与其上游供货商、下游渠道建立战略合作的伙伴关系，能够为制造企业带来如下价值：1．增加收入快速响应客户需求，提高客户满足度加快资金周转速度，提高资金使用效益加强渠道的忠诚度1．降低成本提高库存周转率，降低库存成本准确订货，降低采购成本降低营销费用避免盲目促销建立全方位立体库存管理，避免不必要的损失提高工作效率2．科学决策提供合理有用的信息，方便决策3．提升管理水平企业制度与系统有机结合，规范工作流程，规范管理建立有效的财务业务整体管理协同平台。实现企业资金流、物流、信息流三流并行流程；4．建立竞争优势全面引进竞争体制，发挥竞争优势。四、用友通2005商品流通行业解决方案4.1系统应用目标建立符合商品流通行业管理需求的信息系统，在实现内部财务业务流程的一体化运作基础上，帮助企业整合上下游资源、统筹信息、精细化财务和进销存的上下游伙伴协同管理，提高整个企业整体竞争力；同时系统具有以下特性：灵活性、先进性、开放性、可扩展性、经济性、安全性、方便性。具体目标：建立财务业务联动、高效的运作机制，支持企业整体运营可持续发展的快速要求；管理者通过系统实现整个财务业务运作状况的监控，使得整个企业协调、有序进行；随时掌控销售部门、销售业务员的业绩，可以根据市场的变化适时调整策略，从而使保证企业销售目标的达成；保证采购、销售环节的金额数量严格控制，包括：价格管理、信用管理、数量预警控制等，加快对供应商、客户的反应速度，提高整体满意度；可以对异地分支机构的销售业务，远程仓库进行管理；及时、准确的成本管理，降低采购成本、营销成本；提高库存管理的准确性，加快库存周转速度；及时掌控库存状态，避免不必要的过期损失；提高信息的多样性、准确性，及时辅助科学决策；适应企业的发展需要，提供灵活的业务流程处理，并且能够实现有效的管理控制。4.2方案整体架构财务分析为企业决策层提供辅助决策支持信息；供应链管理包括：采购管理、销售管理、库存管理、核算。财务管理包括：总账、现金银行、应收应付往来管理、固定资产、工资管理、财务报表。共同构成了完整的商品流通行业解决方案。4.3应用角色价值分析分别从企业实际应用中的主要角色分析系统为其带来的价值：4.4商品流通行业成长型解决方案详述依据商品流通行业实际业务运作情况，下面详细阐释用友通系统解决方案。用友通软件系统是关注成长型管理现状和需求，以财务核算为主轴，业务管理为导向，提供财务业务一体化的解决方案，是切实帮助企业应对市场变化，实现长期可持续性发展稳定、安全的管理系统；主要包括财务通和业务通两大组成部分，财务通包含：总账管理、财务报表、工资管理、固定资产管理和财务分析功能模块；业务通包含：进销存管理（采购管理、销售管理、库存管理）和核算功能模块；帮助成长型轻松实现财务、业务运作的全程管理与信息共享；4．4．1账务报表管理账务报表管理主要包括总账管理（现金\银行\往来\项目）、财务报表，解决主要问题：凭证、总账、明细账、日记账、往来账、财务报表等。账务报表管理流程符合财政部财务管理要求，账务管理已总账为核心，企业其他业务有关资金的数据，最终要归集到总账生成完整的会计账簿。财务报表编制会计报表和进行有关的财务分析数据主要也是取自总账，财务报表还具备强大的二次开发功能，是一个精炼的开发应用平台，为企业会计核算和财务管理提供全面、详细的解决方案。流程图如下：流程说明：1）从制单开始，审核、自动记账、汇总，形成相应的系列总账、明细账、日记账、往来账、多栏账等；2）在账务处理中，通过凭证录入时确认现金等价科目流向，自动出具现金流量明细表和统计表；3）凭证在未审核记账状态，可以提供模拟登账后的相关账簿；4）随着对财务管理水平要求的不断提高，增强了科目辅助核算设置，如按部门、人员、客户、供应商、项目等，提供多维多角度更全面的辅助核算性质明细账、总账、余额表；5）提供自定义结转、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转等自定义转账功能。月末根据自定义结转自动生成凭证。6）所有的账表均提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式等多种账簿格式.7）在财务报表系统中预制了商品流通行业成长型使用的主要报表，如资产负债表、利润表等，支持企业对资金使用流向的全局掌握；8）财务报表还支持从其他业务管理系统中取数，如工资、固定资产、采购、销售和库存，进行自定义式的更全面的个性化统计分析管理要求。9）财务报表取数公式采用财务专业术语对话，向导模式进行。10）财务报表提供图文混排功能，将区域作图生成的图形以对象的形式插入到报表中，并提供对图表对象的打印及预览，对象本身可以透明显示。11）二次开发功能可方便地生成适合于本单位的报表系统。12）提供与Dbase、Access、Excel、LOTUS1-2-3等应用程序和数据库文件、文本文件直接交换数据的能力，报表文件直接生成Internet浏览器支持的HTML格式文件。管理控制点：1）凭证借贷方数据效验平衡；2）制单、审核不能是同一个人；3）可以进行原始单据——凭证——明细账的双向联查;4）正常流程按制单、审核、记账、汇总，出具财务账簿、财务报表的过程进行；5）提供强大的科目辅助核算功能，简化会计科目体系，同时使财务核算更加明晰。6）总账、明细账、余额表等自动平衡对账，才能月末结账；收益：1)规范化财务制度、标准化财务流程2)制单自动登账，形成系列账簿，出具财务报表，极大的减少核算工作量和错误率，提高了工作效率。3)辅助核算增强数据全