公司机关公文处理办法PPT

特变电工机关公文处理办法2012年10月第一章总则为使特变电工公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合公司机关实际情况，制订本办法。一、公司公文的定义是公司机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻公司决策、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流公务活动的重要工具。第一章总则二、公文处理要遵循的原则：1、实事求是2、精简、高效3、做到及时、准确、安全第一章总则三、公文类别：（1）根据行文关系，分为：1、上行文：下级机关向上级主管机关的行文，如：请示、报告、意见等；2、平行文：不具有隶属关系关系的机关之间的往来行文，如函、意见等；3、下行文：上级机关对本机关下属单位的行文，属自上而下的行文，具体文种有意见、决定、通知、通报、会议纪要、批复等。第一章总则三、公文类别：（2）根据公文制发机关的不同性质，分为：1、行政公文公司行政机关的公文，是公司在行政管理、组织生产经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。2、党群公文公司党群机关公文，是公司党委、纪委、工会、共青团等党的机关和群团组织依法进行传达贯彻上级精神，管理公司党群事务活动的重要工具。第一章总则三、公文类别：（3）根据公文的重要程度，分为：1、绝密公文：指涉及上市公司最核心机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受最为严重的损害；2、机密公文：指涉及上市公司比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受比较严重的损害；3、秘密公文：指涉及上市公司重要机密内容的文件，一旦泄露会使公司安全和利益遭受损害；4、一般公文：指公司一般性文件。第一章总则三、公文类别：（4）根据公文送达和办理的时间要求，可分为：1、特急公文：办理时间一般不得超过24小时；2、紧急公文：办理时间一般不得超过3日；3、一般公文：指公司一般性不得超过15日。第一章总则三、公文类别：（4）根据公文送达和办理的时间要求，可分为：1、特急公文：办理时间一般不得超过24小时；2、紧急公文：办理时间一般不得超过3日；3、一般公文：指公司一般性不得超过15日。注：党政机关还有紧急电报,分为“特提”、“特急”、“加急”、“平级”四种。“特提”是要求一天之内办完的电报，“特急”是要求三天之内办完的电报，“加急”是要求五天之内办完的电报，“平急”是要求十天之内办完的电报。第一章总则三、公文特点：一是具有鲜明的政治性；二是具有法定的权威性和约束功能；三是有一定范围和实用功能；四是有规范性的文体形式；五是有准确庄重的文风。第一章总则四、公文的作用：1、发布政令，传达决策；2、指导工作，推动落实；3、工作依据，检查凭证；4、沟通信息，联系公务；5、宣传教育，统一思想。公司机关各部门、各单位负责人要高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和监督。公司总经办是公文处理的管理机构，主管股份公司机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。本办法适用于本公司各产业集团、事业部以及其所属各分、子公司机关，控股公司机关，集团公司机关，公司各部室。公司机关各部室、各单位要明确专人负责公文处理工作。第一章总则第二章公文种类公司机关的公文种类有：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。第二章公文种类（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。第二章公文种类（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。第二章公文种类（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。第二章公文种类（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十四）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，任免人员。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。第二章公文种类一、公司行政类文件的种类、适用范围（一）《特变电工股份有限公司文件》，废除各种字头文件，统一为“特变电工发〔20××〕×号”和“特变电工请〔20××〕×号”两种。“特变电工发”主要用于发布公司重要决策和重要工作部署；公司重要会议通知；公司批转下属单位、部门呈报的涉及全公司或行业有指导意义的重要报告等。“特变电工请”主要适用于向地方政府关于重要事项的请示或报告。第二章公文种类（二）《特变电工股份有限公司会议纪要》仅“特变电工纪字〔20××〕×号”一种，用于发布公司重大或专项会议纪要。（三）《特变电工股份有限公司》仅“特变电工函〔20××〕×号”一种，主要用于向不相隶属关系的单位商洽、询问、答复、联系有关问题；对公司所属各单位、部门呈报请示的批复。（四）《特变电工股份有限公司总经理办公室文件》仅“特变电工办发〔20××〕×号”一种，主要用于根据股份公司授权，传达或代公司发布对某一方面工作的部署；通报公司重点工作及落实进展情况；转发各单位、各部门对公司全局或某一专项工作有普遍指导意义的举措等。第二章公文种类（五）《特变电工股份有限公司总经理办公室》是“小红头（不带文号）”公文，主要用于根据股份公司授权，传达公司日常工作指示和一般性会议、活动的通知，近期工作安排意见；有关办公室事务；同有关地方、部门商洽工作，询问和答复问题。（六）公司输变电产业集团、各事业部文件参照公司文件执行。公司各部室不允许自行发文，如确需行文，根据内容由总经办确定以何文种行文，报公司领导签发。第三章公文制发标准公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米）。（一）公文用纸技术标准：一般为60克—80克的胶版印刷纸或者复印纸。（二）公文版心规格：156毫米×225毫米（不含页码）。（三）公文页边：公文用纸上白边为：38毫米±1毫米，下白边为33毫米±1毫米；公文用纸左右白边为27毫米±1毫米。（四）排版规格：正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排27字。文中小标题用3号小标宋体字或黑体字。未作特殊说明公文中图文为黑色。第三章公文制发标准公司公文各要素划分为公文眉首、公文主体、公文版记。公文眉首标识规则：公文眉首为置于公文首页红色反线（宽度为版心规格156毫米）以上的各要素，按排列顺序依次为：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等部分。发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。联合行文，可以并用联署机关名称，但主办机关应当排列在前。联合行文单位较多时，应当保证在首页全部显示。公文要素介绍秘密等级：文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，标注在文件首页右上角，文件的密级越高，传递、阅办、保管的要求也越严格。公文要素介绍份号：密级文件应当在左上角标注份号，份号标注使用7位阿拉伯数字，如“0000001”。公文要素介绍紧急程度：文件紧急程度分为“特急”“紧急”“一般”三种，标注在文件首页右上角且秘密等级之下。电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”四种，在电文首页稿头中注明。紧急公文应当随到随办，时限要求越高，办理的速度也要求越快。公文要素介绍发文字号：包括机关代字、年份、顺序号，置于发文机关标识之下，横线之上。如特变电工发〔2013〕1号。括号用六角括号。联合行文时，一般只标明主办机关的发文字号。公文要素介绍签发人：上行文如请示、报告等需要标明签发人和会签人姓名。标注的的方法是在横线右上位置先标注签发人并加冒号，再标注签发人姓名。标注签发人的公文，其发文字号置于横线左上位置，两者相互对称。联合行文时，主办机关领导为签发人，联署机关领导为会签人。下行文和平行文不用标注签发人。签发人姓名用三号楷体字公文要素介绍公文标题：一般由发文机关、公文主题和文种三部分构成。撰写公文标题，应当把握以下几点：一是准确简要地概括公文的主要内容；二是准确选定并标明文种；三是标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。标题过长或中间需要停顿的，可用空格或换行方式表述。但在转行时，不得把人名、地名、机关名称等专用名词及主词拆开排列。四是在转发和批转公文时，标题应当避免出现介词和文种的重叠。如“关于”的“关于”，“通知”的“通知”等。公文要素介绍主送机关：主送机关应当采用全称或规范化简称。如沈变集团公司、新特能源股份公司等。属于普发性文件，应当使用规范化统称。如输变电产业集团、各事业部及其所属各单位，机关各部室等。规范化统称应当相对固定，不得随意变动。决定、意见、决议、会议纪要等没有主送机关的文件，主送机关标注在分送栏中位于抄送机关之上。公文要素介绍正文：正文是公文的核心，正文的内容必须符合法律法规和方针政策，做到情况确实，重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，层次分明，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。公文要素介绍公文要素介绍附件说明：公文如有附件，应在正文之下、文件落款之上标注附件顺序和名称。主件和附件应当装订在一起，否则，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号及本附件的顺序号。公文要素介绍成文时间：成文时间是机关领导人的签发时间。联合行文时，以最后签发机关领导人的签发时间为准。电报以发出日期为准。成文日期之上，一般应署发文机关全称或规范化简称。主题词：根据国家机关最新公文制发规定，取消主题词部分。有条件的可用条形码代替文件编号存档。公文要素介绍印章：印章位于成文时间的上侧，公文右下端落款处，上不压正文，下要骑年盖月。几个机关联合行文，应当将主办机关排列在前。用印时，机关名称上下排列的，主办机关印章在上；左右排列的，主办机关印章在左。公文要素介绍附注：指公文中需要附加说明的事项。标注在印章之下空一行，另起一行空两格位置。根据公文密级和工作需要，有些公文要确定阅读传达范围，如“此件发至各单位中层”。请示件和函件应当在附注处注明联系人的姓名和电话。公文要素介绍版记应置于公文最后一页的双页码，排列顺序依次为：分栏线、抄送、制发机关和制发日期。分栏线上下1.25磅，中间线0.75磅，长度同版心尺寸。主送：文件抬头如无主送单位或主送单位过长，不能再第一页显示正文，应在版记中表明其余主送单位。抄送：一般抄送相应上级机关抄送可以是机关，也可以是个人。主送、抄送、制发机关和日期均使用3号仿宋字，左右各空一个字。日期用阿拉伯数字。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐用红色小标宋体字。字号小于22mm×15mm(高×宽)。发文机关标识为发文机关加上“文件”两字，也可以不用“文件”两字，只标识发文机关名称。联合行文，发文机关标识有多个时，必须保证公文首页显示正文。36会议纪要37会议纪要是法定公文，但不盖印章，也没有落款。第三章公文制发标准页码：均使用4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放4号一字线，一字线距版心下边缘7毫米。公文