14、工程技术档案资料的管理

第一章施工组织设计488海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标第一章施工组织设计14、工程技术档案资料的管理项目部应根据本公司程序文件及文档管理实施规划建立并维护一个文件管理和控制系统。该系统应和项目业主、监理方的文件和图纸兼容，以便于操作与维护。项目部应按项目业主、监理方规定的编号系统对其编制的所有文件进行编号。14.1文档管理实施规划⑴概述以合同和业主要求为依据，十建公司项目管理标准为基础，《项目文档控制程序》为核心，对本项目实施科学、规范、高效的文档控制管理，以确保项目的顺利实施。项目文档管理工作主要包括：①对项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制，保证文件流的畅通。②运用办公管理软件对项目文档状态信息进行全过程记录、跟踪和分析，保证项目文档的可追溯性及有效性。③运用系统辅助文档管理，建立项目远程、异地、实时共享的协同工作与文档管理平台，加强项目电子文档的管理与利用，提高工作效率。④利用通信和网络技术、数据库技术、多媒体技术、CAD技术建立应用IT系统，实现远程数据交换，内部数据处理，强化数据共享，包括电子邮件、图片、影像资料、视频会议、文档资料、工程项目计划、数据报表等。本项目文档与信息管理工作将由文档控制工程师、施工文档管理员共同实施。⑵岗位职责①文档控制工程师A建立项目文档控制体系负责在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。负责根据合同和十建公司项目管理标准有关要求编制《项目文档控制程序》。负责指导项目秘书、施工文档管理员进行项目文档建册。负责项目应用办公管理软件系统的运行环境设置，系统定制和应用培训。B对项目文档实施过程控制，确保项目文件流的畅通负责对项目文档的准备、报批、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程第一章施工组织设计489海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标进行控制，确保项目文档准确、有效，流转畅通。负责项目文档流转和管理过程中各类问题的协调，建立文档预警机制，对于重大的延误应及时向项目控制经理报告，必要时向项目经理报告。负责应用系统加强项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，通过深入应用各项系统功能，提高工作效率，提升文档控制水平。负责组织项目文档的动迁和项目结束后的移交与归档。C记录、跟踪、分析项目文档状态信息，确保项目文档的可追溯性及有效性负责应用项目文档信息系统记录、跟踪、分析项目文档状态信息。负责项目文档信息系统的数据维护，确保数据准确、完整、有效。负责项目文档有效版本控制和目录管理。负责定期编制《项目文档状态报告》，根据项目需要提供相关文档状态信息。D其它负责在项目结束后，编制《项目文档控制工作总结》。负责完成项目领导交办的其他工作。②项目文档管理员A项目文档管理工作负责严格按照合同、十建公司项目管理标准和《项目文档控制程序》的有关要求开展项目文档管理工作。负责项目文档的收发和传递，并跟踪、落实、反馈相关问题处理结果。负责跟踪、协调项目文档的对内、对外发放，保证发放记录的可追溯性。负责项目文档在项目执行期间的分类收存和目录管理，为项目成员提供借阅服务。负责项目文档的有效版本管理和保密管理。负责应用系统实施项目电子文档的管理，提高项目电子文档的利用率，按照相关规定正确应用和推广该系统各项功能，全面提升文档管理水平。负责项目文档信息系统原始数据的及时、准确、完整录入，并能够熟练应用项目文档信息系统的各项功能掌握项目文档状态信息。负责项目结束后按照合同要求向业主移交文档，并按照公司规定将项目文档归档。负责为项目经理（部门经理）起草传真、信函、会议纪要、报告、通知等常用公文，负责项目大事记的日常记录。其它：有关项目行政事务工作；项目经理（部门经理）交办的其它工作。⑶项目文档控制流程图第一章施工组织设计490海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标⑷项目文档控制体系的建立文档控制工程师负责在项目开始后建立项目文档控制体系，奠定文档控制工作实施的各项基础。在项目策划阶段与项目领导沟通，根据合同要求和项目实施的需要，确定项目文档控制的工作范围、人员配置和基本工作流程。编制《项目文档控制程序》用以规范和指导项目文档控制和管理工作。进行项目应用系统办公管理软件，项目文档信息系统的运行环境设置、系统定制、培训等应用准备工作。⑸项目文档控制实施在项目实施过程中，文档控制工程师、施工文档管理员依据《项目文档控制程序》完成项目文档的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等文档管理工作，同建立项目文档控制体系项目文档状态信息管理项目文档分类建册项目电子文档管理项目文档报批项目文档出版与分发项目文档收存外来文档管理有效版本控制项目归档项目文档保密控制业主管理程序办公管理程序应用项目协同工作项目文档状态报告第一章施工组织设计491海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标时应用项目文档信息系统实时记录和发布文档信息。①项目文档分类建册为保证项目文档的完整和长期妥善保管，项目秘书和采购、施工文档管理员应在项目开始后依据便于管理和查阅的原则为各部门项目文档分类建册。项目文档分类建册应使用统一的黑色或白色5CM两孔文件夹和卷册标签。项目文档卷册应存放于铁制文件柜中（防盗、防火、防潮），并使用统一的文件柜标签，对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和制造厂商资料可直接在文件柜中分类存放。将运用项目文档信息系统建立项目文档卷册所含文件目录，并定期打印输出。②项目文档报批将按照合同规定的内容、时间、以及份数和尺寸要求向业主递交有关项目文档供业主审批。将指派项目文档管理员通过业主授权的帐户登录SharePoint以电子形式传递项目文档并获取批复信息。项目文档的递交将通过Transmittal进行，项目文档管理员负责记录文档递交的信息，文档控制工程师负责跟踪递交文档的批复状态。业主对递交文档的批复信息和意见由项目秘书负责接收，经项目经理批阅后转发至相关文件编制人以进行文档修订和再次递交。获得业主批准文档由项目秘书负责出版和分发。③项目文档出版与分发文档控制工程师、施工文档管理员应对即将出版项目文档的编号、格式与签署进行检查，对于不符合要求的项目文档应退回编制人进行修改更正。对外发送的项目文档的出版按照公司有关标准执行，公司内部使用的项目文档的出版经项目经理（部门经理）批准后由项目施工文档管理员出版发送。项目施工文档管理员应对项目文档的出版过程进行跟踪和协助，文档控制工程师应对出版各环节进行协调，确保项目文档按时出版和发出，对于重大的延误应及时向项目经理（部门经理）报告。项目施工文档管理员负责项目文档的对内、对外发放，发放时必须提供所发放文档的目录并完成、保存签收记录。项目文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定，项目文档内部分发的范围和第一章施工组织设计492海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标份数根据项目有关规定执行。将运用项目文档信息系统记录文档发放信息，确保文档发放记录的可追溯性。④项目文档收存项目实施期间，施工文档管理员负责项目和各部门文档的收存管理。收存项目合同(施工承包合同、采购合同、行政合同等)时，应将附件以及招标文件、中标单位的投标文件、评标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存，以保证合同文件的完整性和连续性。项目合同的收存应按照合同类型的不同分部门进行。项目联络文件的收存应分部门、文档类型和文件流向（先部门、其次类型、后流向），项目管理文件的收存应分部门、单元、专业、管理类别和文档类型（先部门、其次单元、再次专业、再管理类别、后类型），工程技术文件的收存应分文档类型、单元和专业（先类型、其次单元、后专业），制造厂商资料的收存应分制造厂商和PO号（先制造厂商、后PO号）。项目文档的存放方式应便于查阅，其使用和借阅应经相关项目领导批准。将运用项目文档信息系统记录项目文档收存信息，方便文档查阅。⑤文档管理项目实施期间，项目通讯员负责除制造厂商、施工分包商之外所有外部单位提供文档的接收、分发和收存；施工文档管理员负责制造厂商资料的接收、分发和收存。对于外来的项目管理文件、工程技术文件和制造厂商资料，接收后应按照公司有关标准对外来文档的完整性和技术适用性进行验证。项目施工文档管理员负责分别根据项目经理（部门经理）的处理意见对外来文档进行处理。外来文档在项目实施期间应完整、妥善收存，并运用项目文档信息系统记录外来文档收存信息，方便文档查阅，并在项目结束后统一归档。⑥有效版本控制项目文档控制工程师应组织项目施工文档管理员对项目文档进行有效版本控制。项目文档控制工程师负责整理和发布项目文档有效版本目录，项目施工文档管理员负责向文档接收方发出文档升版通知，提示避免使用废旧版本。项目施工文档管理员负责收存文档的版本替换工作，对废旧版本应注明失效标示并单独存放，待项目结束后经项目经理批准统一销毁。第一章施工组织设计493海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标鉴于技术原因，当项目文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时，以纸版文件为准。将运用项目文档信息系统记录项目文档有效性信息，并生成项目文档有效版本目录。⑦项目归档施工图纸和施工记录、报告等技术资料归档按照公司有关标准在项目实施期间完成。项目文档控制工程师负责组织项目施工文档管理员进行项目文档总部和现场之间的动迁。项目文档控制工程师负责组织项目施工文档管理员在项目结束后按照合同要求以及业主和监理关于文件归档要求与整理规范”向业主移交文档，并进行项目文档的公司归档和部门归档。项目系统文档库和项目文档信息库将在项目IT工程师的协助下同期归档。项目文档保密控制文档控制工程师负责组织项目秘书、施工文档管理员对于项目涉秘文档和受控文档实施保密控制，承担保密管理责任，确保该类文档存放妥善，使用受控。⑥项目文档状态信息管理文档控制工程师应用项目文档信息系统获取、分析、统计项目文档信息，保证文档的可追溯性及有效性，实施有效版本控制，并根据合同和业主的要求定期编制MicrosoftExcel格式的“项目文档状态报告”，该报告将包括以下文档信息：项目文档的属性信息，如分类代码、名称、编号、版本、尺寸、数量、编校审批者、发布日期等；项目文档的流转信息，如接收日期、递交日期、内部分发日期等；项目文档的状态信息，如接收目的、发布目的、批准状态、替代升版记录、有效性等；项目文档的收存信息，如收存卷册号等。文档控制工程师基于上述信息每周编制“项目文档异常报告”，报告项目文档的递交延误或审批延误等信息，同时对该类问题予以跟踪、协调，以避免对项目的实施造成影响14.2施工标准及规范⑴项目工程施工标准、规范由工程管理部依据本公司程序文件《施工标准、规范管理程序》实施管理。⑵项目工程应执行的规范、标准由设计单位在设计图样或设计技术文件中注明，并参照“石油化工建设工程现行常用规范标准目录”及修改通知选定。项目部项目总工程师和工程管理部部长应结合本工程的设计和合同中技术条款的规定，主持编制本项目工程应第一章施工组织设计494海南精细化工项目二期工程年产12万吨乙苯苯乙烯装置及辅助生产装置土建、安装工程-技术标执行的规范标准目录，或在项目工程“施工组织设计”相应章节中明确，以统一项目工程的施工标准和规范。14.3设计变更和材料代用⑴设计变更是设计单位或现场设计代表签发的设计变更通知，应视同正式设计文件认真执行。项目资料员收到设计变更后，登记交工程管理部部长签发。对于工程尚未实施的设计变更，工号技术人员应及时做好记录，且变更技术交底和调整工程材料预算，并按设计变更内容组织实施；对于工程已经实施的设计变更，工号技术人员在做好上述工作的同时，应及时同业主现场代表和监理工程师联系