企业合同法律风险管理(刘生林)

01目录•一、企业合同管理流程概述•（一）企业合同管理的重要性•（二）企业合同管理的概念、内容和手段•（三）企业合同管理的一般流程•（四）合同管理流程中的法律风险•二、合同审查的实用方法•（一）形式审查•（二）实质审查•三、合同执行阶段的风险要点提示2一、企业合同管理流程概述•（一）企业合同管理的重要性•（二）企业合同管理的概念、内容和手段•（三）企业合同管理的一般流程•（四）合同管理流程中的法律风险3（一）企业合同管理的重要性1.加强企业合同管理是市场经济和法治的必然要求。2、合同管理是企业法律风险防范的重要环节。3.重视合同管理是提升企业诉讼能力的关键。4（一）企业合同管理的重要性•1.加强企业合同管理是市场经济的必然要求。企业合同管理是市场经济的产物。在市场经济条件下，实行政企分离，企业被赋予市场主体资格，成为自己的主人。市场主体之间的行为通过意思表示来完成，而如何进行意思表示则必须在法律规定的范围内进行，即以合同作为载体来实现。因此，在某种意义上说市场经济就是法制经济，是合同经济，现代社会也是合同社会。在充满各种风险的市场中，一个企业的经营成败与合同管理有密切关系。从市场的角度看，企业合同管理能够实现企业对市场的承诺，体现企业的诚信，提升企业品牌和形象，使企业更牢固的立足市场，实现可持续性发展。从企业的角度看，企业合同管理的重要性和必要性在于：一方面使企业的生产经营与市场接轨，满足市场的需要，提高企业适应市场和参与市场竞争的能力；另一方面是使企业在履约过程中维护自身合法权益，提高企业经济效益。由此可见，企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容。5（一）企业合同管理的重要性•2.合同管理是企业法律风险管理的重要环节。合同能给企业带来利润的同时，也是产生纠纷的根源。当前公司法律服务市场上存在一种极不正常的需求现象，即许多公司重诉讼而轻预防。这些公司常常会在诉讼临门时不惜一切代价试图胜诉。实践证明，诉讼是公司解决危机与风险的最后选择，也是一种善后处理方式。胜诉需要坚实的证据基础和先在的许多严密管理制度和法律程序的保障，而出现问题的公司在此方面常处于劣势。因此当公司诉讼缠身企图寻求律师帮助时，也往往回天乏术。公司作为一种组织体，从筹建到成立之后的运营时刻都处于动态之中，其所从事的决策或交易之间往往具有一定的关联性，因此法律风险的发生或法律问题的出现常常是全局运作中因果链条中的一环。在这种现状下，解决公司各种法律困境、有效预防风险，最好也最实用的手段就是融法律于公司运营的全过程，通过合同规范化的管理，对公司运营细节的把握，堵塞法律漏洞，。对于那些大型企业来说，对外意思表示行为复杂，控制难度也大，因此更加需要完整的合同管理体系和完善的合同管理机制。6（一）企业合同管理的重要性•3.重视合同管理是提升企业诉讼能力的关键。诉讼是解决问题最后也是最有效的手段，将诉讼归于合同管理，是合同的法律性决定的，也是合同管理“过程化”的完整体现。签订一个好的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。一个合同的履行往往存在一个过程，期间需要合同双方或者多方的配合，这固然需要在合同中详细约定相关细节，但更需要合同当事人根据实际情况以及合同的约定及时、恰当地作出补充或者修改。同时，如对方在履行中有不符合合同约定的行为，要密切关注，及时做出反应，固定对方违约的证据，像合同履行过程中双方的来往函件、备忘录、会议纪要、传真，甚至交通票据、运输单、电话记录、电子邮件等都需要甄别、管理，一旦发生纠纷，这些都可能发挥证据作用，为以后处理合同纠纷做准备。7（二）企业合同管理的概念、内容和手段•企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为的总称。概念•合同的订立、履行、变更、解除、转让和终止等。内容•审查、监督、控制等。手段8（三）企业合同管理的一般流程合同准备阶段，包括合同策划、调查、初步确定准合同对象、谈判、拟订合同文本、审核等程序；合同签署阶段，包括正式签署合同、将合同分送相关部门等程序；合同履行阶段，包括合同履行、变更或转让、终止、处理纠纷等程序；合同履行后管理阶段，包括合同归档保管、执行情况评价等程序。9归纳：合同管理的特点•合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。•全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。•系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。•动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。10（四）合同管理流程中的法律风险合同准备阶段的风险是指在合同准备过程中存在不当行为的风险，包括合同策划风险、调查风险、初步确定准合同对象的风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等。合同签署阶段的风险是指在合同签署阶段存在不当行为的风险，主要包括合同正式签署风险、合同分送相关部门的风险等。合同履行阶段的风险是指在合同履行阶段中存在不当行为的风险，包括合同履行过程中的风险、合同变更或转让风险、合同终止风险、合同纠纷处理不当的风险等。合同履行后管理阶段的风险即在合同履行完毕或终止后管理过程中存在的风险，包括合同归档保管的风险、执行情况评价的风险等。11二、合同审查的实用方法和技巧•（一）形式审查•1.形式审查的概念、目的和依据•2.形式审查的内容•3.形式审查的要点•（二）实质审查•1.实质审查的概念、目的和依据•2.实质审查的内容•3.实质审查的要点12形式审查的概念、目的和依据•指对合同前置审批流程、合同资料、文本表述、逻辑结构、语言等内容的审查，该项审查一般不涉及具体的法律实体问题。概念•利用规范的管理手段事前防范合同风险。目的•公司内部的规章制度及流程规定，如合同管理办法、合同审批流程、采购管理办法、招投标管理办法等。依据13形式审查的内容1.前置审批流程审查1.审查项目的开展是否通过了公司的立项审批，有特殊要求的项目还需要审查是否按规定履行了相关手续，如前期调研、可行性研究等；2.审查供应商的选择是否符合公司采购管理规定，是否按规定履行了招投标、供应商评审、商务谈判等相关手续。2.报审资料完整性一致性审查审查合同报审资料是否符合合同审批管理的要求，资料种类是否齐全，是否有缺漏，资料内容是否与合同相符等。3.合同文本的形式审查主要审查文字的准确性、表达的严谨性、格式的规范性及前后逻辑的一致性等方面，确保合同内容的准确、规范、严谨。14前置审批流程审查要点要点6：审查授权委托手续是否完备要点3：审查合同项目是否具备签约的依据要点2：审查合同的形式选择是否合规要点1：审查合同审批表的填写是否规范准确审查要点常见问题：合同审批表的基本信息填写不完整、不规范、不清楚、与合同内容不一致。常见问题：没有按照要求使用公司已经制定的合同范本。常见问题：缺乏立项审批或其他依据；合同内容超出所依据文件的内容范围。15前置审批流程审查要点要点6：审查授权委托手续是否完备要点6：审查授权委托手续是否完备要点5：审查合同的审批流程是否正确要点4：审查供应商的选择方式是否符合公司的管理规定审查要点常见问题：供应商的选择方式不符合规定，应当招投标的项目，没有进行招投标；应当竞争性谈判的项目，采用了独家谈判等。常见问题：对于实行合同分级管理的公司，下属公司没有按照规定提请公司总部审批。常见问题：合同签约主体非法定代表人时，缺乏合法有效的授权委托手续。对于无权代理、越权代理、无权处分的主体签订的合同，可能导致合同被变更、被撤销或无效的法律后果，因此，涉及授权代为签订合同的应当对委托授权书进行审查。16•常见问题：资料不完整，如缺少合同附件、立项审批文件、供应商评审结果文件、谈判记录、对方的资质证明等。报审资料完整性、一致性审查要点审查报审资料的种类是否完整齐全•常见问题：立项审批文件的内容与合同内容不一致，如合同的标的种类、数量与审批文件有偏差，中标供应商与合同对方主体不一致等。审查合同背景资料的内容是否与合同内容相符•常见问题：没有按要求提供资料的原件；提供复印件的资料，没有按要求盖章，如对方的营业执照复印件应该加盖对方公章等。审查报审资料形式是否完整17审查要点合同文本形式审查要点1.审查合同文本结构是否完备2.审查合同当事人的基本信息是否正确，称谓是否前后一致3.审查合同金额、期限的表述是否准确一致4.审查文本行文逻辑是否前后一致、约定是否明确5.审查合同条款序号是否连续，合同条款指代是否准确6.审查排版是否规范、整齐、美观7.参考范本或惯用文本起草合同时，审查相关信息是否前后一致8.对于使用范本起草的合同，审查文中空白项是否填写清楚完整9.审查合同是否列明了附件清单、且与实际送审附件内容一致10.审查合同双方当事人是否在合同上签字或盖章11.审查签字人是否法定代表人或其授权代表12.审查单位对方的法定代表人或负责人签字是否与营业执照一致13.审查自然人对方的签字是否与身份证上的名字一致14.审查合同签署部分对方当事人的盖章是否正确15.审查授权代表的签字是否与授权书上受托人的名字一致16.签署部分的签章及日期是否有缺漏、日期是否前后一致17.审查合同文本及附件是否逐页小签或加盖骑缝章18.其他与合同文本形式有关的问题审查要点18•除合同或协议外，公司在经营过程中还经常对外签订意向书、备忘录等文件，但它们并不是严格意义上的法律概念。问题1：意向书、备忘录的法律性质•如果不希望受到意向书、备忘录中的有关内容的约束，则可以在意向书、备忘录的实体性部分中设置导致其丧失约束力的辅助条款。如在意向书中列明“需要进一步协商”、“具体由正式合同确定”、“本意向书不具有法律约束力”或“双方的具体权利义务由正式的合同确定。•如果意向书、备忘录已具备合同的基本条款，双方没有明确排除其约束力，且一方已经履行了该意向书项下的部分义务，他方也接受的，通常应认为意向书、备忘录的条款具有法律效力，在性质上已转化为正式合同，应纳入合同审查的范围。19我国法律承认和保护以传真签订合同，但以传真签订合同存在一些法律风险。•首先，以传真合同作为证据来支持自己的主张，在证据认定上，司法实践存在争议。有的法院将其认定为书证，有的认为属于电子数据的远程复印件，归入视听资料。•其次，传真作为书证提供面临“原件”提交不能之困。一般情况下，己方并没有对方的传真原件。•再次，传真作为电子证据不能作为原始证据和直接证据使用，传真的证据效力相对较低。如果认定传真件属于视听资料，则该证据变为传来证据，在对方不承认自己曾在该传真件上签章的情况下，该传真件是无法作为认定双方存在事实合同关系的直接证据。此时若无其他证据佐证，该当事人存在举证不能的败诉风险。问题2：关于传真签署合同的有效性对情况紧急必须以传真签订的合同可以通过以下方法减少法律风险：•树立良好的证据意识，完整保留整个合同履行过程的证据，建议采取证据补强的措施，如收集、保留有关信函、电话录音、电子邮件等能证明双方以传真方式签订合同。•以传真的形式签订合同，在紧急情形消失之后，当事人应当及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。20实质审查实质审查概述•实质审查的概念、目的和依据•实质审查的主要内容实质审查的要点•合法合规性审查要点•条款完备性、明确性、严谨性审查要点•程序合法性审查要点概述要点21实质审查的概念、目的和依据主要依据法律法规的规定，对合同内容的合法性、合规性、完备性、明确性、严谨性等方面的审查。该项审查是合同审查工作的核心内容，它对合同风险的控制、合同目的的实现具有至关重要的作用。概念确保合同内容合法合规、有效、合同权利义务约定明确，有利于合同履行以及风险的事前控制。目的《合同法》、《民法通则》等法律法规以及《合同管理办法》等公司内部规章制度的规定。依据22实质审查的内容之一：合同主体审查•合同审核中，首要的、关键的是合同主体的审核。在审核过程中，当合同签订方为企业时，应注意认清和把握