青岛奥丁服饰有限公司程序文件

编号：AD-CX-A程序文件汇编依据：GB/T19001—2008idtISO9001：2008标准编制受控状态：版本号/修改状态：A/0分发号：2009年11月15日发布2009年11月15日实施青岛奥丁服饰有限公司批准页程序文件汇编依据：GB/T19001—2009idtISO9001：2009标准编制编制:2009年11月15日审核：2009年11月15日批准：2009年11月15日2009年11月15日发布2009年11月15日实施青岛奥丁服饰有限公司程序文件目录序号文件名称编号1文件控制程序AD-CX-012记录控制程序AD-CX-023管理评审程序AD-CX-034顾客满意控制程序AD-CX-045内部审核控制程序AD-CX-056人力资源控制程序AD-CX-067不合格品控制程序AD-CX-078采购控制程序AD-CX-089纠正措施控制程序AD-CX-0910预防措施控制程序AD-CX-1011生产和服务运作控制程序AD-CX-1112与顾客有关的过程控制程序AD-CX-1213基础设施和工作环境控制程序AD-CX-1314数据分析控制程序AD-CX-1415过程和产品的监视和测量控制程序AD-CX-1516产品实现的策划控制程序AD-CX-1617监视和测量装置控制程序AD-CX-17修改页文件更改记录序号修改日期修改章节条款修改页码修改依据（修改通知单号）修改人签字验证人签字备注青岛奥丁服饰有限公司文件控制程序编号AD-CX-01版本A/0修改码页次5/421、目的对公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。2、范围适用于与质量管理体系有关的文件控制。3、职责3.1总经理负责批准发布质量手册、程序文件；3.2管理者代表负责审核质量手册、程序文件；3.3企管部负责组织质量手册和程序文件的编制；3.4各部门负责相关三级作业文件的编制；3.5企管部负责文件的发放、登记、回收、销毁和日常的管理。4、程序内容4.1文件的分类公司质量体系文件包括质量手册、程序文件、三级作业文件（包括作业指导书、检验规范、规章制度等）、外来文件（包括与质量体系有关的标准、政策、法规文件等），以及作为特殊文件的质量记录。4.2文件的编号a）质量手册的编号AD/QM-A/0/0AD----代表青岛翔世美尔艺品有限公司QM----代表质量手册A/0/0---代表版本号b）程序文件的编号:AD/CX-**AD----代表青岛奥丁服饰有限公司CX----代表程序文件**--代表序号如01c）三级作业文件的编号：AD/SJ/-**AD----代表青岛奥丁服饰有限公司SJ----代表三级作业文件**----代表序号如01d）外来文件的编号：AD/ADWL-**AD----代表青岛翔世美尔艺品有限公司ADWL----代表外来文件**----代表序列号，如01e）质量记录的编号：AD/JL/-**AD----代表青岛翔世美尔艺品有限公司JL----代表质量记录**----代表序列号，如014.3文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。a）质量手册、程序文件由企管部负责指定专人编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由企管部负责登记、发放。b）三级作业文件由各相关部门指定专人负责编写、汇总，由部门经理审核，报管理者代表批准，由企管部负责登记、发放。c）文件的领用、发放要填写《文件发放记录》。4.4文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件都应为受控文件，所有受控文件必须在文件上加盖表明其受控状态的印章，并注明受控号。4.5文件的更改a）质量手册、程序文件由企管部组织更改，填写《文件更改申请单》，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，企管部应保留文件更改内容的记录。b）三级作业文件更改由各相关部门填写《文件更改申请单》，经管理者代表审批后，再由各相应部门指定专人进行更改。c）所有被更改的原文件必须由相关部门收回，并填写《文件回收记录》，以确保有效文件的唯一性。4.6文件的重新发放a）所有更改后的文件应重新发放；b）因破损而重新发放的文件，受控号不变，并收回相应旧文件；c）因丢失补发的文件应给予新的受控号，并注明已丢失的文件的受控号失效。4.7文件的保存、作废、销毁、借阅与复制4.7.1文件的保存a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放于适宜的地方。b）所有文件由企管部备案存档，并填写《文件资料一览表》和《外来文件资料一览表》。c）各部门制定专人负责发放到本部门体系文件的保管，并填写《文件资料一览表》和《外来文件资料一览表》。d）任何人不得在受控文件上乱涂乱画，不准涂改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。4.7.2文件的作废、销毁a)所有失效或作废文件由相关部门负责人及时从所发放或作用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。b）为某种原因需保留的任何作废文件都应有适当的标识。c）对要销毁的作废文件由相关部门填写《文件销毁申请》，经管理者代表批准后，加盖“销毁”印章，由企管部销毁。4.7.3文件的借阅、复制借阅与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅记录》，由相关部门负责人审批后方可借阅。受控文件不能随意复制，必须经企管部统一登记、编号、发放。4.8外来文件的控制4.8.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，与质量体系有关的，必须经企管部统一备案、登记、编号、发放。4.8.2企管部负责收集国际、国家、行政区标准的最新版本，统一编号，加盖受控印章，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。4.9作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。５、相关文件5.1AD/CX-02《质量记录控制程序》6、质量记录6.1AD/JL-01《文件发放记录》6.2AD/JL-02《文件更改申请单》6.3AD/JL-03《文件回收记录》6.4AD/JL-04《文件资料一览表》6.5AD/JL-05《外来文件资料一览表》6.6AD/JL-06《文件销毁申请》6.7AD/JL-07《文件借阅记录》青岛奥丁服饰有限公司质量记录控制程序编号AD/CX-02版本A/0修改码页次8/421、目的对公司管理体系运行过程中产生的各类记录进行控制和管理，确保其设置、填写、修改、收集、整理、保管、分析、利用等合理有序，确保其可追溯性，提供产品符合规定要求和管理体系有效运行的客观证据，为管理体系的持续改进提供信息依据。2、使用范围使用于公司管理体系运行过程中产生的所有记录3、职责权限3.1企管部负责制订记录控制程序，负责监督各部室、生产单位按本程序做好记录的控制与管理，负责有关管理信息的收和分析利用。3.2生产部负责生产质量记录的监督与审核工作，并对记录更改提出指导意见。3.3各部室负责按本程序做好部门记录的管理工作。4、管理内容和要求公司规定按下列步骤对记录进行控制:表格格式制定→记录的产生→收集→标识→编目→归档→保管→查阅→处理各部门应按《文件资料控制程序》、《档案管理制度》及本程序规定按不超过12个月的周期对所用、所产生的记录格式进行确认，对记录管理情况进行检查。记录媒体可以是纸张、电子媒体形式（计算机磁盘、光盘、磁带等）、照片、图片、胶片或标准样品等形式或它们的组合。4.1记录的设置记录的设置易提供符合相关要求和公司管理体系有效运行的证据，必要时可以追溯为目的。记录的格式及内容明目齐全且适用，力求简洁、明了，具有证实性和可追溯性，切忌内容烦琐，无针对性、证实性及可追溯性。4.2记录表格的产生与审批各部门根据工作和管理需要编制、使用的表格、采用上级单位制定或顾客特别提供的表格，是特殊类型的文件。各类表格一经采用，即带有一定的指令性，其编审批权限同文件管理。对与记录有关的上级单位或合同要求，应认真遵守执行，对没有要求的通常采用行业公认的格式和要求。4.2.1记录表格通常由使用部门根据工作实际自行设计产生。空白记录表格一般情况下与相关的管理体系文件配套使用，用于证实过程的符合性或进行追溯。此时空白的记录表格可跟正式的文件一起进行审批。4.2.2单独进行设计的记录表格，要按文件资料管理程序审批后方可使用。4.2.3记录的编号4.2.3.1各部室、生产单位制定记录管理人员，负责本部门记录的编号、收集、保管与处理等工作。4.2.3.2记录分类全公司记录分为A,B,C,D,E,F六大类，即：A类：生产性记录；B类：工艺技术记录；C类：管理类记录；D类：设备、计量、动力记录；E类：财务记录；F类：销售记录4.2.3.3记录标识I级记录的标识，在记录表的右上方印有版次、编号和生效日期，上方中央标有“汤菲木制品有限公司”和记录的名称。II级记录上方不得印有“汤菲木制品有限公司”字样。4.2.3.5记录编码第一部分：版次用A,B,C,D……表示。第二部分：第三部分：生效日期用年月日表示。4.2.3.6记录标识记录通常以记录名称（编号）、记录单位、记录时间、记录情况等能区别于其他记录的内容为标识的识别办法进行追溯。记录管理除上级主管单位要求的必须实行编号管理的以外，由可部门自行规定是否需要编号管理。根据需要需识别记录的标识应有唯一性，精炼易懂，对外提供记录时应做出说明或附上标识方法。4.3记录的方式按照记录形成方式及其载体的不同，可分为手工纸张记录，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体记录，照片及打印记录等多种方式。4.3.1记录填写必须做到用语规范、表达确切，内容详实，字迹清晰等相关要求，必须及时、认真，与操作同步进行，便于识别。具体应由各部室工作人员负责以标准、行业的语言、术语、法定计量单位按格式要求认真及时填写，不得预填、补填、漏填或不填，确保能够正确反映过程的真实状况；要求用水笔或圆珠笔填写，字迹工整清晰，用语标准精炼，内容真实全面，结论明确。填写时严禁填虚报假，重要技术数据、参数要求、规定内容或容易产生误导的项目不得留有空项，必须详细明确，对没有要求或无关的项目“/”划掉、空项或用其他易懂符号做出标记，以免产生误解。记录原则上不得修改，确定需改修的应以一条线划掉错误部分，在其上方或下边一次性更改为正确数据或文字。对重要的技术数据或关键字句修改后，应注明修改人和修改时间，不要时注明原因或经部门负责人批准。不得用橡皮擦、刀刮或修正液涂改。对涉及费用、产量、具体技术参数、关键值或履约数量的数字更改的，审批人应在批语中突出“同意更改意见---”、“不同意，建议---”等内容，防止该记录出现批准后的同日期更改。外部单位更改的应提示对方签字或盖章，或有业务主管负责人做出说明并签署意见。4.3.2使用记录纸、计算机打印纸等记录数据时，需符合上述有关要求，必要时注明有关技术参数或绘图比例等。对于自动记录的打印纸等类型的记录，责任人员也必须及时进行审核，对其符合性与有效性进行确认后签字确认。对于自动记录等不能完整表示的内容，由记录人员在上面予以补充说明。4.3.3记录填写完毕，必要的检验、测试、取样、拟稿、审核、批准等有关责任人在表格上有关栏目内签字，对其符合性和有效性进行审核，确保记录真实、完整、有效，并在需要时拟制单证。各级人员签名必须完整、规范。填具签名日期。非授权人员，不得随意根据记录结果对外作出判定或进行处置。4.3.4生产的记录应妥善保管，保持清晰、完整、易于识别，不得出现乱写乱划、卷折、破损、丢失等现象。对于涉及配方等商业秘密的记录，工作人员不得随意对外展示或提供。4.4记录的收集、标识、归档、保存期限和检索等管理要求各部门根据需要，建立《质量记录一览表》，对记录进行台帐式控制。《质量记录一览表》须明确归档时间并按时归档，明确保管部门和保存年限。4.4.1记录由企管部门根据记录种类或产生日期进行及时收集、整理、标识、编目及保存，然后按规定的归档期限办理移交手续后移交管理部门。对来自供方的记录，由各业务对口部门负责搜集整理，作为公司记录予以保存。4.4.2对于归档的记录，管理部门应按记录类别或形成顺序，按月、季度或年份进行整理登记，做好标识以便于查阅和检索。必要时装订成册后