(NBT-31021-2012)《风力发电企业科技文件归档与整理规范》

《风力发电企业科技文件归档与整理规范》NB/T31021-20121范围本标准规定了风力发电企业科技文件归档与整的技术要求。本标准适用于风力发电企业科技文件的归档与整理。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的，凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件、GB/T11821照片档案管理规范GB/T11822科学技术档案卷构成的一般要求GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T42企业档案工作规范DL/T5191风力发电场项目建设工程验收规程3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1科学技术文件scientificandtechnologicalrecords记录和反映企业科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器检修维护等活动中形成的文字、图表、声像等不同形式文件的总称，简称科技文件。3.2科学技术档案scientificandtechnologicalarchives国家机构、社会组织以及个人从事各项社会活动形成的，对国家、社会、本单位和个人具有保存价值的，应归档保存的科技文件，简称科技档案。3.3文件归档filinglfdocument风力发电企业在生产运营、科学研究、项目建设和设备仪器检修维护工作完成后，各职能部门及有关单位具有保存价值的文件经系统整交档案部门保存的过程。3.4整理archivesarrangement按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编日，使之有序化的过程。3.5分类classification根据档案的来源、形成时间、内容、形成等特征对档案实体进行有层次的分类。3.6档案移交transferofrecords企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序交给档案部门归档保存的过程。4总则4.1风力发电企业各职能部门以及有关单位应按照国家、行业有关档案管理要求，将其在生产运营、科学研究，项目建设和设备仪器检修维护工作中形成的科技文件收集、整理后移交档案部门归档。4.2风力发电企业应按DA/TA42的规定制定相应的档案管理制度和业务规范，对各职能部门以及有关单位科技文件的归档与整理工作进行检查与指导。4.3风力发电企业科技文件归档与整理工作应有归口管理部门并有专人负责。4.4风力发电企业科技文件形成部门以及有关单位应对科技文件的质量负责，符合文件归档要求。5科技文件归档要求5.1归档职责5.1.1风力发电企业在生产活动中形成的科技文件应由相应的职能部门或职能主管部门负责收集、整理，移交档案部门归档。5.1.1.1具有生产技术管理职能的部门应负责生产技术活动中形成文件的收集、整理，移交档案部门归档。生产活动中形成的文件主要包括：A）运行、检修等规程、规范，运行系统图册等文件B）技术改造、检修等项目形成的文件;C）风力发电场的各种检测、测量及试验文件，技术监督文件。5.1.1.2具有发电管理职能的部门应负责生产运行过程中形成的运行日志、交接班记录等文件的收集、整理，移交档案部门归档。5.1.1.3具有设备物资职能的部门应负责设备仪器、备品备件、特资采购计划、物资管理台帐等相关文件的收集、整理，移前档案部门归档。5.1.1.4具有设备检修维护职能的部门应负责设备检修项目和设备维护等文件的收集、整理，移交档案部门归档。5.1.1.5具有质量监督职能的部门应负责对移交的技术改造、设备检修等项目形成的竣工档案质量进行审核交签署审核意见。5.1.1.6科技主管部门应负责收集本企业在科研及科技活动中形成的科研课题项目和科技进步等科技成果文件，交错交档案部门归档。主要内容包括：A）本企业立项研发的科研项目各阶段文件，以及成果鉴定、申报、获奖文件；B）合作研发项目中由本单位承担部分的科研项目文件，以及成果鉴定、申报、获奖文件；C)科技创新、技术进步形成的科技成果文件。5.1.2风力发电场项目建设活动中形成的科技文件应按照DA/T28的规定，由各参建单位负责收集、整后交错交建设或业主单位档案部门归档。5.1.2.1风力发电建设或业主单位相关部门应负责项目前期、工程管理及竣工验收阶段形成文件的收集、整理，在工程竣工后将各参建单位移交的竣工档案汇总整后移交档案部门归档。5.1.2.2设计、施工、调试、监理等各参建单位应按照合同规定和档案管理规定，负责各自在建设活动中形成项目文件的收集、整理，移交建设或业主单位档案部门归档。5.1.2.3实行总承包或委托制管理的项目，总承包或工程管理单位应根据合同规定的承包或管理范围，负责对分包单位形成的项目文件质量进行监管，对移交的竣工档案进行审核、汇总整理后移交建设或业主单位档案部门归档。5.2归档范围5.2.1风力发电企业应将生产运行、科技研究、项目建设、设备仪器检修维护等业务活动中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的科技文件纳入归档范围。5.2.2风力发电企业归档范围参照附录A，但不限于附录A。5.3归档时间5.3.1风力发电生产技术、运行文件应在每年3月由文件形成单位将上一年度形成的文件收集整理后移交档案部门归档。5.3.2科技研究及科技成果文件应在项目鉴定、评审结果公示后1个月内，由成果研发负责人或科技主管部门收集整理后移交档案部门归档。5.3.3技术改造、设备检修等项目文件应在工程竣工后的45天内，由项目承包单位收集、整理完毕，经项目负责人及具有质量监督职能的部门审查合格后移交档案部门归档。5.3.4风力发电场项目形成的文件应在项目完工后3个月内，由建设单位、总承包单位或工程管理单位汇总整理完毕，经监理单位审查合格后移交档案部门归档。周期长的可分阶段、分单项移交。5.3.5设备仪器文件应在设备开箱检验后及时收集登记归档。5.3.6照片应在工作结束后由形成单位或部门及时收集整理归档、5.3.7电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。5.4归档份数5.4.1归档文本文件宜一式一份，图样文件宜两份。5.4.2对于利用频繁需要培加份数的，应在合同中约定。5.4.3有对于电子文件的纸质文件，可归档一份。5.5归档文件质量5.5.1科技文件应齐全、完整，签章手续完备;其内容应真实、可靠，能反映风电生产、科研、项目建设、设备维护等活动的真实情况。5.5.2科技文件应原件归档。因故无原件归档的永久保存文件，应在复印件首页加盖原件存放单位的公章。5.5.3科技文件应字迹清楚，图样清晰，其记录戴体和记录方式应符合档案耐久、可靠性保存的要求。5.5.4用于记录的专业施工与验收的表格式文件，应符合相关技术标准的要求，没有填满内容的空白格应划线或加盖“以下空白”章。5.5.5风力发电场建设以及技术改造项目形成的竣工图，应接DA/T28的规定加盖并签署竣工图章。6科技文件的整理6.1基本要求6.1.1风力发电企业科技档案应着遵循由文件形成单位收集整的原则。6.1.2需要闭环的文件，在整理时应编制相对应的闭环文件。6.1.3对具体业务活动形成的科技文件应归入“专属”类目。对于一类目下文件内容具有共性且涉及多个类目的，或内容来源有交叉的，宜归入“综合”类目。6.1.4案卷使用的卷皮、卷内表格规格和制成材料应符合GB/T11822要求。6.2分类6.2.1分类原则6.2.1.1风力发电企业科技档案应依据企业管理职能，结合归档文件内容及期形成特点，对电力生产、科研活动、项目建设、设备仪器管理等活动中形成的科技进行分类。6.2.1.2分类应肯有概括性和包容性，且有相对的稳定性和可扩充性。6.2.2类目设置6.2.2.1类目设置应遵循文件形成的逻辑规划，各级类目之间为上、下位类的隶书关系。6.2.2.2风电企业科技档案分尖表一级类目按电力生产、科学技术研究、项目建设、设备仪器四大类目设置。6.2.2.3电力生产类的二级类目按文件问题设置，三级类目按文件内容设置。6.2.2.4科学技术研究类按课题设置。6.2.2.5项目建设类的二级类目按项目建设阶段结合文件形成单位设置，三级类目按专业、文件性质及内容设置。6.2.2.6设备仪器类的二级类目按专业、系统设置，三级类目按设备台件设置。6.2.3分类说明及档号构成6.2.3.1风力发电企业科技档案分类表一级类目类目号：第6大类为电力生产、第7大类为科学技术研究档案、第8大类为项目建设档案、第9大类为设备仪器档案。二级、三级类目的类目号由阿拉伯数字构成，各级类目均采用0～9标识。6.2.3.2类目标识应由目录号和分类号组成，目录号和分类号之间用“一“分隔，二级类目、二级类目等不同级分类号，中间直接连接不设分隔。例：6.2.3.3第6大类“电力生产“和第7大类“科学技术研究”目录号用年度号标识，跨年度完成的科研项目年度号应为课题立项年度。6.2.3.4第8大类“项目建设”和第9大类“设备仪器”目录号由工期号和机组号组成，第一们数代表“工期号”，后三位数代表“机组”，各期工程的机组号连接。例：A）工程公用部分前一位表示：工期号，后三位表示公用部分。如：一期公用部分为“1000”，二期公用部分为“2000”，以此类推。B）机组部分前一位表示“工期”，后三位表示机组号。如，一期工程机组为1001,2号机组为1002,依次类推。C）同一工程以几个机组为一组共用一套公用部分的，公用部分宜采用首台机组序号标识，案卷题名应明确所包含的机组号。D）不同工期合并在一起扩建的工程，工期号宜采用后一工期号标识。案卷题名应明确所含的工期。6.2.4分类及保管期限划分风电企业科技档案分类及保管期限划分见附录A。6.3组卷6.3.1组卷要求6.3.1.1组卷应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理，案卷质量应符合档案管理要求。6.3.1.2卷内文件内容应相对独立完整，根据文件数量的多少，组成一卷勤多卷。6.3.1.3卷内文件应避免重复归档，共用文件或附件应在备考表中说明。6.3.1.4独立成册、成套的科技文件，组卷时应保持其原貌，不宜拆散重组。6.3.2组卷方法6.3.2.1电力生产类文件组卷如下：A）生产技术文件，应按专业、问题、文件特性等组卷。B）生产运行文件，应按专业结合文件形成时间组卷。C）技术改造、设备检修维护等项目文件，应按专业、项目结合文件形成的特性组卷。D）各项试验、检测、测量文件以及技术监督文件，应按专业结合问题、文种组卷。6.3.2.2科学技术研究尖文件组卷如下：A）本企业立项的科研项目文件，应按课题结合阶段组卷。B）合作研发的科研项目文件，以本单位为主的应按课题汇总全套文件分阶段组卷，作为合作作方参加的应按课题整理本单位承担的部分。C）科技创新、“四新”应用以及一般科技成果等文件应按问题组卷。6.3.2.3项目建设类文件组卷如下：A）项目前期、项目管理、生产准备、竣工验收等项目文件、应按问题、文件的重要程序组卷。B）招设标文件中工程招投标文件应按标段组卷，设备仪器招设标文件应岔气招投标方式，可按设备台件组卷，也可按招投标批次组成综合卷。C）监理文件应按专业结合文种组卷。D）施工文件应按单位工程组卷，单位工程划应符合DL/T5191的规定。E）调试文件应按专业、阶段、系统组卷。F）施工图、竣工图应按专业、卷册号组卷。G）设计更改文件、原材料质量证明文件应根据现场管理情况，或按单位工程组卷或单独组卷。设计更改文件按专业组卷，原材料质量证明文件材料种类，型号组卷。6.3.2.4设备仪器类文件，应按专业、系统、台件组卷。6.4案卷及卷内文件排列6.4.1案卷排列应按分类表类目顺序依次排列，相同内容组成多卷的案卷号顺延。卷内文件应按文件形成规律，结合问题、时间（阶段）或重要程序排列。文件的排列应文字在前、图纸在后，译文在前、原文在后，正文在前、附件在后，批复在前、请示在后。6.4.2电力生产类案卷及卷内文件排列如下：A）生产技术文件，应按问题结合时间或重要程序顺序排列。B