市水务局档案管理制度汇编

1××市水务局档案综合管理实施办法第一条为加强我局档案的科学管理，充分发挥档案的作用，更好地为我局各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合我局档案工作的实际，制定本办法。第二条本办法所称档案，是指本局在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、会计、声像、实物、业务等不同载体和内容的文件材料，它是本机关在各项工作活动中形成的历史记录，反映本机关不同时期的历史面貌，是本局工作查考、制定决策的重要依据。第三条机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入本局的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。第四条本局档案工作坚持统一领导、综合管理的原则，由分管办公室工作的局领导负责主管全局档案工作。局办公室负责对全局档案进行统一监督管理，下设文书档案室、基建档案室、人事档案室等3个档案室；各档案室配备专（兼）职档案管理人员，负责具体档案业务工作。第五条本局档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。第六条本局在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、会计、声像、实物、业务等档案，均由本局相关档案室统一2保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。第七条本局在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向分管档案室移交，归档的文件材料必须齐全、完整、准确。第八条文书档案室负责对有关全局综合性的档案进行分类保管；基建档案室负责对有关基建项目的重要资料进行保管；人事档案室负责对全局人力资源方面的资料进行统一保管。第九条在局办公室的统一协调下，各档案室要做好材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。第十条要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。第十一条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。第十二条机关的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。第十三条要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。3第十四条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。第十五条文书档案室应按时向市综合档案馆移交由本局制发的、或由本局收到的省级以上（含省级）政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件；在本单位保管已超过10年的永久、长期文书档案，连同档案目录和有关的检索工具一并向市综合档案馆移交。第十六条根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定，对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本局有关规定的，应依法给予处罚和通报批评。4××市水务局各类档案归档制度一、文书档案归档制度（一）归档范围凡是本局党务、群团、行政管理活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料均属文书归档范围，具体范围应根据工作实际按有关规定执行。（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。2、对档案进行科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，真实地反映本局历史面貌，便于查找利用。3、所有文件材料按年度归档，并准确划分档案材料的保管期限。4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。每份文件单独编页号。永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。（三）归档时间每年的6月底前完成上一年度形成的文书档案归档任务。二、基建档案归档制度5（一）归档范围本局各个基建项目从酝酿、决策到建成使用的全过程中形成的有查考利用价值的文件材料均属基建档案归档范围。（二）归档要求归档的基建档案必须完整、准确、系统，以保障管理、维护、改扩建的需要。基建文件材料按工程项目组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目。（三）归档份数比较重要的一式二份，一般的一份，并编制基建档案目录一式二份。（四）归档时间工程竣工后，在三个月内将全套竣工图和全部文件材料向综合档案室移交。（五）归档手续基建材料归档时，必须履行交接手续，填写移交清单一式二份，交接双方在交接清单上签字。三、会计档案归档制度（一）归档范围本局在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围。（二）归档要求1、归档的会计档案必须齐全完整。2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐，装订牢固。63、装订时应注意调节案卷的厚薄，利于保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚、加盖经办人印章。（三）归档份数凭证、帐簿、年报表一式一份。（四）归档时间当年的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由会计部门保存一年。期满后，向综合档案室移交。（五）归档手续会计档案移交时，由财务人员列出清单一式两份，交接双方在交接清单上签字，双方各持一份备查。四、声像档案归档制度（一）归档范围本局在各项工作活动中形成的具有查考利用价值的声像图片材料，包括光盘、录音带、录像带、照片、底片等，均属声像档案归档范围。（二）归档要求1、归档的声像档案必须详细说明摄录时间、地点、人物、主要事由和摄录人。2、声像档案必须清晰、完整。3、对有保存价值的声像档案，由摄录人在摄录工作完成后及时整理，照片档案要将照片、说明与底片对应夹好，录音、录像档案要将音、像带与说明对应夹好。4、归档的声像档案必须是原版原件，按类分组。7（三）归档份数一般为一式一份。（四）归档时间声像档案应在拍摄录制完成后一个月内，向综合档案室移交。（五）归档手续声像档案归档时，必须履行交接手续，填写移交清单，一式二份，交接双方在交接清单上签字。五、实物档案归档制度（一）归档范围1、本局获得的奖状、奖杯、奖旗、牌匾、证书等；2、本局已停止使用的印章；3、上级领导或名人、相关友好单位在检查、交流活动中题写、赠送的字画、纪念品等。（二）归档要求1、应归档的实物材料必须齐全、完整、集中存放。2、实物材料分属类并按时间顺序排列、编号、编目。（三）归档时间实物档案在其形成后一个月内，由经办人说明有关情况，交综合档案室登记归档。（四）归档手续实物档案归档时，必须履行移交手续，填写移交清单一式二份，双方在清单上签字，各留一份备查。如有特殊情况，经综合8档案室登记后，可暂由经办人单位或经办人保管。六、人事档案归档制度（一）归档范围凡是本局机关以及局属各单位在人事管理方面具有重要价值的文件材料均属文书归档范围。（二）归档要求1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。2、对档案进行科学规范化的归档，确保文件材料之间的有机联系，便于查找利用。3、所有文件材料按年度归档，并准确划分档案材料的保管期限。4、归档文件材料应逐件在文件首页上方空白处加盖档号章，并填写各项目内容。每份文件单独编页号。永久、长期保存的档案在装订时应去除金属物。5、归档的永久、长期档案应编有《归档文件目录》一式三份，并附上年度归档说明，其中一份随相应的文件放在档案盒内，其余用于制作档案目录；短期文件目录一式二份，其中一份随相应的文件放在档案盒内，一份用于制作档案目录。（三）归档时间每季度完成上一季度形成的文书档案归档任务。9××市水务局档案保管和库房管理制度一、档案是党和国家的宝贵财富，必须坚持集中统一管理的原则。为了科学的管理本单位全部档案，切实保证档案的完整与安全，特制定本制度二、管理人员应对移交进档案室的档案材料进行认真审查、鉴定、清点，力求齐全、完整、准确，并做好加工整理、科学分类、编目、著录、装盒、上架等工作。三、档案室实行专人负责，库存档案坚持谁保管谁负责的原则，管理人员要严格执行各项制度，忠于职守，确保档案实体安全和秘密安全。四、切实做好档案库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，定期检查档案的保管状况，维护档案资料的完整、安全、整齐、美观，室内布局要整齐、美观，保持清洁，及时调节通风和温湿度，库房内严禁吸烟、存放易燃、易爆品及其他杂物等。五、管理人员发现破损、虫蛀、鼠咬等情况要及时采取措施，并做好处理工作。六、管理人员每天下班前，要锁好库房门窗，切断电源。七、管理人员因工作调动离开档案工作岗位的，离岗前要对所保管的档案进行清点，履行交接手续。10××市水务局档案保密制度一、档案工作人员要认真学习、遵守国家《保密法》、《保密法实施办法》及上级和本单位制定的各种保密条例和制度，严守国家秘密，确保档案的安全。二、认真执行保密守则，不断增强保密观念。三、不在公共场所和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的一切内容。四、借阅档案资料必须履行借阅手续，未经有关领导批准，不得将档案材料借给任何无关人员查阅，不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室。五、不得在档案库房接待来访人员，不得与无关人员谈论档案工作中的秘密事项。六、发现失密、泄密现象，应及时报告办公室领导、分管单位领导、及本单位保密委员会。11××市水务局档案利用制度一、设置档案利用登记簿，根据档案的秘密等级，严格履行不同的借出登记、归还注销、反馈利用效果登记等手续。二、凡调阅有密级的档案资料需经有关领导批准，并且一般情况下只限于在档案室内阅读，未经批准不得带离档案室。三、利用者借阅档案时，要爱护档案，注意维护档案的完整与安全，严禁在档案资料上涂改、勾（圈）划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换，否则追究其责任。四、本单位工作人员因工作需要，可借阅本部门归档的档案。本单位工作人员因工作需要借阅非本部门的档案，需要经过该部门领导同意。五、外单位查阅本单位档案，应有单位介绍信，并经本单位有关领导人批准，方可查阅。六、经批准抄录、复制、复印的档案材料，由档案部门核对无误后，加盖档案部门证明专用章，可与档案原件同效。七、利用者归还调阅案卷时，应亲自交回档案室，经档案室管理人员检查无误后，办理注销借阅手续及反馈利用效果。12××市档案局档案鉴定销毁制度一、为了充分、合理、有效的保护档案，提高本单位档案的质量，特制定本制度。二、本单位成立专门的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作。鉴定小组由分管单位领导、办公室主任、档案部门和业务部门有关人员组成，并在有关人员岗位变动后及时进行调整。三、档案鉴定工作应坚持全面、历史的观点，根据本单位制定的各类档案保管期限表，结合实际情况，对过期档案进行及时清理鉴定，对案卷的存毁提出意见。四、鉴定工作中应遵循“保存从宽、销毁从严、本机关文件从宽，上级文件和其他机关文件从严”的原则。五、对保管期限已满和确定再无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定之后，提出处理意见，经单位领导审批后可进行销毁。销毁时，由两人负责在指定地点监销，并在销毁清册上签字，销毁清册应长期保存。六、会计档案的销毁按照《会计档案管理办法》（国家财政部、国家档案局1998年发布）中所规定的程序执行。13××市水务局档案室职责一、贯彻执行上级有关档案工作的法规政策，建立健全本单位档案工作各项规章制度。二、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。三、负责指导和督促本单位各部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。四、不断改进档案工作，逐步做到案卷质量标准化，档案整理系统化、库房管理科学化、查找利用现代化、调查统计制度化。五、对所保管的全部档案定期进行鉴定、销毁工作。六、积极开展档案借阅利用及档案信息开发利用工作，为本单位各项业务工作活动的开展服务