物料供应商管理规程

重庆多普泰制药有限公司GMP文件分发范围质管部〔〕QA处〔√〕QC处〔√〕生技部〔√〕前处理车间〔〕洁净区车间〔〕外包装车间〔〕设备处〔〕物料供应处〔√〕人资部〔〕综合管理部〔〕财务部〔〕注册部〔〕营销中心〔〕行政部〔〕物料供应商管理规程文件编码：SMP-QA-001版本：02页码：1/9颁发部门：质管部禁止复印分发号：审批表起草审核审核批准部门姓名签名日期生效日期物料供应商管理规程SMP-QA-001-022/9目的明确物料供应商的管理要求，通过对供应商的评估，批准，年度回顾，确保其满足物料供应的质量要求，确保供应物料质量和供应渠道的稳定，减少采购风险。范围本标准适用于对药品生产过程使用的主药成分、辅料、内外包装材料供应商管理。责任物料供应处：负责筛选供应商，收集供应商资质，完成供应商调查，提供样品；从合格供应商处采购物料；评价供应商物料运输及包装质量状况，供货及时性。QA处：组织评估对供应商质量评估和供应商供货质量年度综合评价；建立、更新供应商档案，更新供应商台帐。QC处：负责对样品检验和供应商检验报告结果的一致性进行评估，以及试验药品稳定性考察；评价供应商供货质量状况。生技部：负责组织物料现场试验；评价物料在使用过程中的质量状况。相关术语无相关文件无程序1供应商分类1.1关键供应商：供应的物料是活性药物成分、内包材或供应量大、涉及产品多、且对多个产品质量有关键影响因素的辅料供应商。1.2非关键供应商：除关键供应商以外的原（辅）料供应商。2物料供应商评估2.1初选物料供应处接到采购新物料指令或物料需变更供应商时，依据批准的质量标准，了解有哪些生产厂家的产品能达到本公司的质量要求，意向性选出2～3家。2.2初步调查2.2.1物料供应处对意向选择的生产厂家的供货能力、质量保证能力进行初步调查。调查的方式可由采购人员收集该供应商的一般信息，必要时与质管部人员一同去生产厂家进行实地考察。供应商一般信息的主要内容：物料供应商管理规程SMP-QA-001-023/9企业概况：包括生产规模、品种、技术力量、生产历史、质量机构、产品质量、历史信誉等。拟采购物料的工艺路线（流程图）、设备、质量系统运行状况等。2.2.2物料供应处要求初选供应商如实填写《供应商问卷调查表》。2.2.3采购人员向供应商询问产品售价，了解包装及规格、供货方式等。2.3索取营业执照等有关证件复印件及物料质量标准，对特殊企业（如主药成分、辅料、空心胶囊、直接接触药品的包装材料生产企业）还需提供药品生产许可证、药品注册证、药包材注册证、GMP证书；食品级的辅料应提供《食品卫生许可证》等，所有证件加盖供应商公司的鲜章。2.4资质评估2.4.1物料供应处填写《物料供应商质量评定表》，与供应商证件信息资料和《物料供应商调查表》交QA处。QA处确认符合要求后，在《物料供应商质量评定表》上填写“资质证明文件齐全，符合要求”。2.5提供样品2.5.1采购人员向供应商索取样品及其质量检验报告。样品量应能满足质量检验、相容性试验、试制用量。采购人员问询QC处和生技部样品需要量。2.6样品检验与评估2.6.1物料采购员填写请验单，将请验单、《物料供应商质量评定表》、检验样品及样品检验报告交QC处检验。QC处在《物料供应商质量评定表》中填写检验结果及评价。将《物料供应商质量评定表》、检验报告及剩余样品交给采购员。2.7样品试制与评估2.7.1若检验合格，采购员将《物料供应商质量评定表》，检验报告及剩余样品送生技部进行试制或相容性试验。2.7.2生技部试制或相容性试验考察完毕，写出试验考察报告，试验考察报告应有明确的考察结论及是否需要进行中试产品考察的建议。填写《物料供应商质量评定表》，与试验考察报告一同交QA处。2.8试制产品稳定性考察2.8.1若试制产品还需进行稳定考察，QC处编制稳定性试验方案，向生技部索取试制产品，完成稳定性试验，编写稳定性试验报告。物料供应商管理规程SMP-QA-001-024/92.8.2如检验不合格或试制考察不合格不必进入下一程序，做出相应评价，将稳定性试验报告和《物料供应商质量评定表》交QA处。2.9质量体系审计2.9.1供应商质量审计在样品检验评价和试制结果符合要求后进行。2.9.2对非关键原料供应商可以供应商问卷调查形式进行质量审计。2.9.3对关键供应商需要进行现场质量审计。2.9.4审计人员：QA处组织QA，QC生产和采购员等具有一定生产质量管理经验和供应商审计经验的人员组成审计小组。应根据审计对象，审计目的及审计员特点等选择审计员。2.9.5在现场审计检查前两周应将供应商质量审计计划通知被审计供应商，以方便供应商确认和准备。2.9.6供应商现场审计检查最终结论分为：合格、边缘、不合格三种情况。审计结论为“合格”的供应商将保留供应商资格；审计结论为“边缘”的供应商要求其限期整改，如在规定的期限内完成整改则保留供应商资格，否则取消其供应商资格；审计结论为“不合格”的供应商取消其供应商资格。2.9.7供应商现场审计检查最终结论：合格、边缘、不合格三种情况的评价标准如下：合格：供应商生产质量管理体系健全，产品质量稳定可靠，生产规模、生产工艺、质量标准、供货及时性、价格合理性等方面能保证我公司的需求标准。边缘：供应商生产质量管理体系较健全，但在生产规模、价格等方面与我公司的需求标准有一定的差距。不合格：供应商生产质量管理体系不健全，产品质量不稳定，生产规模、环境、生产工艺、质量标准、供货、价格等方面无法达到我公司的需求标准。2.9.8供应商现场审计检查内容：（后附现场检查单）供应商的有效合法证件：生产许可证、营业执照、卫生许可证、GMP证书等；质量标准；生产工艺流程；组织机构与人员；物料供应商管理规程SMP-QA-001-025/9厂房和设备设施；物料管理系统；生产管理系统；质量保证及质量检验系统2.9.9检查结束后，由双方人员初步总结：主要审计的项目及结果，存在的主要问题及改进的意见。2.9.10审计报告编写审计人员应在审计完返回公司后3周内完成审计报告，经质管部部长和制造中心总监审核签字，复印件反馈给供应商，原件交QA处。审计报告中应明确要求供应商在接到审计报告的一个月内将缺陷整改方案反馈给质管部，以便定期进行追踪检查和评估。2.9.11缺陷整改追踪QA处收到审计缺陷整改方案后，每两个月追踪缺陷整改进度。2.10质量综合评价QA处综合初步调查情况、样品检验评价、实验室考察结果、试制结果与评估、质量体系审计等进行质量综合评价是否符合合格供应商要求。2.11合格供应商批准2.11.1质量综合评价符合要求后，交质管部长批准，签发合格供应商证明书，并注明效期。复印盖质管部鲜章分发QA处、QC处、生技部、物料供应处。2.11.2原料药及活性药物成分及其它法规要求需向药监部门注册或备案登记的，需完成注册或备案后才生效执行。2.12签定质量保证协议2.12.1物料供应处应与关键供应商签定供货质量保证协议，明确供需双方的质量职责，与产品质量相关的主要变更，重大偏差须告知我公司。3供应商档案管理3.1经质管部批准的合格供应商应建立供应商档案。3.2供应商档案由质管部供应商管理人员负责建立，相关资料由质管部供应商管理人员通知物料供应处向供应商索取。3.3下列内容应归入供应商档案：物料供应商管理规程SMP-QA-001-026/93.3.1供应商的资质证明文件3.3.2质量标准3.3.3样品检验数据3.3.4供应商的检验报告样张3.3.5现场审计记录、审计报告或/和供应商评估报告3.3.6供应商确认过程中涉及的相关信息及记录3.3.7定期的供货质量综合评价报告3.3.8产品的稳定性考察报告3.3.9物料投诉及回复资料3.3.10物料的采购合同复印件3.4质管部供应商管理人员应及时更新供应商档案，确保供应商资质的有效性。供应商未能及时提供有效资质证明文件，应取消其供应商资格。4合格供应商清单管理4.1每年1月份质管部物料管理人员将更新后的合格供应商台帐，分送QC处、物料供应处。合格供应商清单包含如下内容：4.1.1物料名称、代码4.1.2规格4.1.3质量标准4.1.4供应商名称4.1.5供应商地址5供应商供货质量综合评价5.1每年1月，质管部组织相关部门对所有物料供应商进行综合评价，以评价结果确定下一年度的审计计划、为供应商的选择与认可以及相关资料的更新提供依据。5.2QA处在进行供应商供货质量综合评价前应完成供应商年度供货批次、数量及发生的偏差、投诉数量统计。5.3各相关部门在质管部提供的全年偏差台帐的基础上，集中展开评价，形成一致意见。5.4供应商供货质量综合评价内容供货及时性物料供应商管理规程SMP-QA-001-027/9运输及包装完整性质量检验结果物料在使用过程中的质量状况5.5生产使用的全部主药成分、辅料、包装材料均应进行评价。5.6供应商供货质量综合评价以物料生产商为基础展开评价。同一生产商若供应多品种物料，可以合并评价，见《供应商供货质量综合评价表》。6供应商定期评估6.1每年2月QA处应对合格物料供应商评估，制定供应商审计评估计划。6.2关键供应商现场审计周期一般不超过3年；非关键供应商质量评估一般不超过5年。6.3每年物料供应商质量评价较差的或连续三批次供货出现不合格的，可拿入本年度审计评估计划中。附件本规程附件六份：附件附件名称附件编号附件1供应商确认流程——附件2物料供应商质量评定表R（SMP-QA-001）-001-00附件3合格供应商证明书R（SMP-QA-001）-002-00附件4年度供应商供货质量综合评价表R（SMP-QA-001）-003-00附件5物料供应商质量体系问卷调查表R（SMP-QA-001）-004-00附件6合格供应商清单R（SMP-QA-001）-005-00培训要求培训对象：物料供应处、QA处、QC处、生技部。安全、健康、环境保护本规程无特殊的安全、健康、环境保护要求。物料供应商管理规程SMP-QA-001-028/9变更历史上一版文件变更描述文件名称编号及版本号生效日期供应商管理标准操作规程WLSOP01-012009.01.01修订了格式和内容。物料供应商管理规程SMP-QA-001-029/9附件1：供应商确认流程生产有新物料需求物料供应处按需求标准进行市场调查，索取供应商资质QA审核供应商资质，确认符合要求生产用物料外包装材料物料供应处索取样品QC检验样品合格不合格取消供应商资格小试，样品考察合格不合格取消供应商资格供应商质量审计合格不合格取消供应商资格采购中试物料，中试产品考察合格不合格取消供应商资格QA发合格供应商证明书QA每年更新一次合格供应商台帐原辅料、内包装材料生技部车间试用不合格合格取消供应商资格QA发合格供应商证明书R（SMP-QA-001）-001-001/1物料供应商质量评定表供应商名称物料名称供应商地址质量标准物料安全等级拟用药品资料审核资质项目□营业执照□药品生产许可证□产品注册证□GMP证书□质量标准及检验方法其它：资质审核QA：年月日样品检验与评估QC：年月日试制评估结论生技部：年月日质量体系评估结论QA：年月日质量部审核质量部：年月日制造中心总监批准制造中心总监：年月日质量保证承诺签订QA：年月日R（SMP-QA-001）-002-001/1合格供应商证明书经供应商质量审计（是□否□）和质量评价（是□否□）、工艺验证（是□否□），现确认：供应商：供应商地址：为下列物料（包括规格、质量标准）的合格供应商：质管部部长签名：制造中心总监签名：批准日期：年月日R（SMP-QA-001）-003-001/2年度供应商供货质量综合评价表供应商名称：1.年度供货信息统计：物料名称物料代码供货批次供货数量发现偏差次数投诉次数偏差及投诉信息简介：2.供应商供货质量综合评估评价内容评价结果评价人员备注优良差供货及时性运输及包装完整性质量检验结果R（SMP-QA-001）-003-002/2使用过程中的质量状况需要供应商改进提升的内容：综合评价结