CRCC_FSSC_员工报账手册(2)

中国铁建财务共享服务平台员工报账手册中国铁建股份有限公司二〇一四年一月目录1.网络报账系统业务范围.....................................................................................12.登录系统设置....................................................................................................13.单据填写说明...................................................................................................43.1动支申请单....................................................................................................43.2员工借款单....................................................................................................83.3通用报销单...................................................................................................113.4差旅费报销单................................................................................................153.5收（还）款单................................................................................................194.单据查询操作步骤...........................................................................................225.借款查询..........................................................................................................256.单据的打印、粘贴和传递................................................................................267.其他说明..........................................................................................................26第1页1.网络报账系统业务范围单据类型业务内容动支申请单用于差旅、业务招待、会议、培训等活动的事前申请所填写的单据，当业务大类为差旅时，需填写差旅明细。动支申请单的申请金额将作为员工后续借款和报销时的控制依据。员工借款单用于员工借款的业务所填写的单据，员工借款前必须先在系统内提交动支申请流程。通用报销单用于除差旅费之外的其他日常费用的报销，员工报销时可引用申请单和借款单。差旅费报销单用于各种差旅费用的报销，员工报销时应当引用申请单和借款单。收（还）款单用于所有收款或者还款业务（其中包括收到银行付款失败的特殊业务）。2.登录系统设置1)在地址栏中输入服务器地址：超链接进行登录。2)在登录界面进行系统登录。如下图用户名：本人身份证号码。初始密码：“123456”。第2页日期：当前系统日期。验证码：当用户名和密码相符合时，获取手机验证码录入文本框。3）登录后，进入中国铁建财务共享服务平台。如下图4）登录中国铁建财务共享服务平台界面后，第一步请修改口令，即点击右上角【设置】，选择【修改密码】即可。如下图5）首页注意事项：待办事项：显示由下级人员交付的，相关领导登录系统待审批的所有单据。反馈信息：显示本用户交付上级的所有单据，审批完成的结果。费控系统待办事项：共享中心反馈的单据处理结果。第3页6）进入报帐系统，选择左侧任务树列表选取单据，请点击左侧相关费用报销图标，进入所选单据管理列表界面。7）个人信息维护，在报账系统下方选择。对职工个人的手机号码、银行账户、开户银行等个人信息的维护工作。如下图第4页3.单据填写说明3.1动支申请单1）单据项目说明。如下图适用业务：用于差旅、业务招待、会议、培训等活动的事前申请所填写的单据，当业务大类为差旅时，需填写差旅明细。动支申请单的申请金额将作为员工后续借款和报销时的控制依据。工作流程：录入人进行新建—保存提交—线上审批。表体项目第5页录入人（必填）：当下登录财务共享平台的用户。申请人（必填）：默认为登录用户，可以修改为其他职员，为他人提交动支申请单。申请人职务（选填）：申请人的项目职务。部门（必填）：申请人的所在部门，默认带出数据。所属单位（必填）：申请人的所在项目，默认带出数据，拥有多项目权限时需手工切换所属单位。申请人联系电话（必填）：申请人手机号码，默认带出数据。申请金额（必填）：本次动支的申请动用金额，作为后续员工借款、报销金额的上限。预计开始时间（必填）：预计本次动支开始日期。预计结束时间（必填）：预计本次动支结束日期。领导审批金额：领导审批同意动支的金额，此处为只读数据，工作流审批时领导有权限修改相关内容。业务大类（必填）：分为差旅、会议、固定资产、安全生产费、研发费用等资产费用大类。申请内容（必填）：本次动支情况的内容简要说明，此处说明为生成凭证摘要，请填写简明扼要。差旅明细（差旅必填）：出差地点，出差人数，出差天数，拟乘交通工具。重点关注：只有动支申请单不需要扫描影像，其他单据必须扫描上传影像才可进行审批。【提交】：保存填写的动支申请单，点击提交进入审批流程。【取回】：若下一环节审批人尚未审批，可取回单据进行修改。【流程监控】：用于监控了解审批进度。凡借款和报销者必须先提交“动支申请单”，无动支申请单将不予借款、报销。红色字体（见系统）为必填项，当必填项没有填写时，会弹出提示信息：“****”不能为空！2）单据填写步骤第一步单据列表界面，点击“动支申请单”。如下图第6页第二步根据实际业务填写动支申请单，红色字段为必填项，然后分别在表体中填写金额和业务大类等事项。如下图第三步录入完毕后，点击【保存】按钮，检查无误后，点击【提交】按钮，交付上级领导审批。第7页第四步在动支申请单【流程监控】中，查看单据审批轨迹及流程。如下图第8页3.2员工借款单1）单据项目说明。如下图适用业务：用于员工借款的业务所填写的单据，员工借款前必须先在系统内提交动支申请，且流程结束。业务流程：录入人进行新建---保存提交---打印签字扫描---线上审批---生成凭证---出纳支付。表体项目录入人（必填）：当下登录财务共享平台的用户。借款人（必填）：默认为登录用户，可以修改为其他职员，为他人提交员工借款单。支付方式（必填）：可选择为工资卡、网银、支票、现金、不支付等付款类型。借款金额：此处是只读项，数据等于收款人信息表单处的金额合计计算。部门（必填）：借款人的所在部门，默认带出数据。借款人联系电话（必填）：借款人手机号码，默认带出数据。收款人类型（必填）：可选个人或者单位。借款金额大写（必填）：此处是只读项，数据等于收款人信息表单处的金额合计计算大写金额。借款事项（必填）：本次借款情况的内容简要说明，此处说明为生成凭证摘要，请填写简明扼要。申请单信息（必填）：此处为点击右侧【引用动支申请】后自动带出的动支申请单的详细信息。收款人信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，如果有多个收款人，右侧有【增第9页行】和【删行】键，填写收款人账户户名，开户行所在地，收款人账号；收款金额需手工输入，且不能大于动支申请金额，否则单据不能保存。付款银行信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，自动带出项目关联的付款银行账户、开户行，目前付款银行账户是可选择的，财企直连后将不可编辑，开户行和付款银行账号自动带出数据。如果付款账户不是自动带出账户则由工作流审批时财务主管修改。重点关注：【提交】：保存填写的借款单，点击提交进入审批流程。【取回】：若下一环节审批人尚未审批，可取回单据进行修改。【引用申请】：自动带出相关动支申请信息。【流程监控】：用于监控了解审批进度。红色字体（见系统）为必填项，当必填项没有填写时，会弹出提示信息：“****”不能为空！【借款引用】只有借款单列表对应的支付状态为支付成功时才可以被报销单引用，如果已收到钱，单据列表支付状态显示待支付，则联系项目出纳进行支付成功确认。2）单据填写步骤第一步单据列表界面，点击“员工借款单”。如下图第二步根据实际业务填写员工借款单，红色字段为必填项，然后分别在表体中填写金额和业务大类等事项。如下图第10页第三步录入完毕后，点击【保存】按钮，检查无误后，点击【提交】按钮，交付上级领导审批。如下图第四步在员工借款单【流程监控】中，查看单据审批轨迹及流程。如下图第11页3.3通用报销单1）单据项目说明。如下图适用业务：用于除员工差旅费之外的其他日常费用的报销，员工报销时可引用申请单和借款单。第12页工作流程：录入人进行新建保存提交打印贴票扫描线上审批生成凭证出纳支付。表体项目录入人（必填）：当下登录财务共享平台的用户。报销人（必填）：默认为登录用户，可以修改为其他职员，为他人提交通用报销单。借款单号（可多选）：通过单据上方工具栏按钮【借款引用】来冲销员工借款备用金，在弹出的冲借款界面输入本次核销金额，借款单号为引用的借款单的单据号，字段只读不可编辑，支持一次核销多笔借款。报销合计：本次报销的报销合计金额，由报销明细子表的报销金额自动运算，不可编辑。部门（必填）：报销人的所在部门，默认带出数据。报销人联系电话（必填）：报销人手机号码，默认带出数据。冲借款金额（选填）：冲借款单的金额合计，不可编辑。付款金额（必填）：报销金额冲抵借款后的剩余付款金额，不可编辑。收款人类别（必填）：收款人或者收款单位的类别，分为客户、员工、供应商。支付方式（必填）：可选择为网银、工资卡、支票、现金、不支付等付款类型。金额大写（必填）：此处是只读项，金额等于收款人信息表单处的金额合计计算大写金额。报销说明（必填）：本次报销情况的内容简要说明，此处说明为生成凭证摘要，请填写简明扼要，无需出现“列、付、收、转”等字段。动支申请单（必填）：此处为点击右侧【引用动支申请】后自动带出的动支申请单的详细信息。报销明细：【费用事项】说明为必填项，对费用的发生情况做概要说明，【费用明细】为必填项，对报销项目的科目明细做出选择（常用报销科目咨询项目财务人员），后续有金额和供应商、客户、自定义项的选填工作。收款人信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，如果有多个收款人，右侧有【增行】和【删行】键，填写收款人账户户名，开户行所在地，收款人账号，收款金额信息。付款银行信息：如果支付方式为银行类的单据，此处为必填表单，填写付款银行账户、开户行、付款银行账号信息。目前付款银行账户是可选择的，财企直连后将不可编辑，开户行和付款银行账号自动带出数据，如果付款账户不是自动带出账户则由工作流审批时财务主管修改。重点关注：【提交】：保存填写的通用报销单，点击提交进入审批流程。第13页【取回】：若下一环节审批人尚未审批，可取回单据进行修改。【引用申请】：引用报销人经领导审批后的申请单。【借款引用】：引用报销人需冲销的借款单，可多选。【