第三部分文件归档管理办法

第一章总则为规范公路工程文件立卷归档工作，保证公路工程专业档案质量，根据《中华人民共和国公路法》、《中华人名共和国档案法》及其《档案法实施办法》本总监办特制定本办法。以规范本建设项目自开始至竣工验收过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第二章组织与职责各级监理单位、施工单位应当将公路工程文件材料立卷归档工作纳入日常工作管理中，建立材料管理制度、管理组织体系、配备专职（兼职）负责人，确保本工程建设文件材料的完整、准确与系统。1、档案管理制度1）、遵循国家颁发的GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》的要求，建立工程部档案管理制度，由专人负责管理。搜集、整理各单位工程项目的各种文件、图表的复印件。2）、分门别类进行编号，保存技术、经济、管理指标等资料。3）、将各种类上级下发的文件、申报文件、检验资料、计量文件、竣工文件等汇总，编写档号、卷内目录、备考表、案卷题名。4）、工程文件内容应真实反映工程的实际状况，作到图、物相符，技术数据准确可靠。未经说明一律采用A4标准打印。5）、所有档案必须保证：签字清楚、图样清晰、图表整洁、盖章、签字手续完备。6）、档案管理制度纳入考核范围，进入有关领导和工程技术人员岗位的经济责任制。7）、专职或兼职档案员应参加工地例会和质量评定会以及每次单位工程验收和工程项目总验收。2、档案员岗位责任制1）、按照国家标准GB/T50328—2001的要求，进行文档的收集与整理工作。2）、所有与本工程建设项目有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状具有保存价值的各种载体的文件，包括工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段形成的所有文件，均应收集齐全。按国家建设文档标准整理、立卷、存档。3）、归档的文件应为原件、副本，必须真实、准确，与工程实际相符合。4）、立卷须遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和取用。按单位工程、分部工程、分项工程、专业、阶段等组卷。5）、案卷不宜过厚，一般不超过40㎜。不应有重份文件。6）、文字材料按事项、专业、顺序、排列，编目、封面、目录、备考、责任者、编号、题名、日期、页次必须填写清楚不得混淆。7）、最后将本单位形成的工程文件、图、表向建设单位移交。第三章文件材料的收集公路工程成套档案的具体范围按附件《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表》执行。本建设项目施工阶段形成的文件材料，由承包单位负责收集其承包的标段内全部文件材料。监理文件由各级监理单位负责收集。按文件材料形成的先后顺序及时收集、整理。第四章公路工程竣工文件材料的整理（一）、施工、监理等单位，根据交通部《公路工程竣工验收办法》所确定的具体分工，均需按要求由文件材料形成单位分别进行整组卷。组卷应遵循文件材料的自然形成规律和成套性的原则，分类科学、便于查找利用。（二）、征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理、组卷。（三）、设计文件材料包括地质勘测资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位按项目、阶段、单位和分部、分项工程、专业分别整理组卷。（四）、施工阶段形成的施工文件材料：则由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向、结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。（五）、监理工作形成的监理文件材料包括：监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。（六）、卷内文件材料按以下要求进行排列：1.管理性文件按问题或重要程度排列；2.项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测试验、评定、证明顺序排列；3.设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；4.竣工图按里程、专业、图号排列；5.卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后。（七）、案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。（八）、案卷封面由下列项目组成：1.案卷题名，应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容。2.编制单位，是指案卷形成单位。3.编制日期，是指案卷形成日期。4.保管期限，填写其划定的保管期限。5.密级，依据保密规定填写。6.档号，填写档案分类号和案卷顺序号，卷脊需填写案卷题名和档号。（九）、卷内文件目录由下列项目组成：1.顺序号，填写文件派别排列的顺序号，用阿拉伯数字依次标注。2．文件编号或图样编号，填写文件材料的原始编号或图号；3．责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；4．文件题名，应填写文件材料的标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的应自拟标题；5．日期，指文件材料的形成日期；6．页次，填写每份首页上标注的页号，最终件注起起止号。页号的编号方法是在有文字或图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料管理，已编有页号的只需在卷内文件材料目录页次中填写册数，卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（十）、案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，根据本办法保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、长期、短期三种保管期限，并依据交通部有关保密规定，标明案卷密级。（十一）、归档文件材料，必须用A4纸打印、签字工整，便于长期保存，格式统一。禁止使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具书写。（十二）、公路工程竣工图归档应符合下列要求：1．竣工图应全面反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、安全设施等的全部施工实际造型和特征。2．施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合更改或划改要求的变更，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；竣工图章必须统一规格、红色。8015775077720202020单位：㎜3．凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。4．重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。5．图纸可以按297mm×210mm或297mm×420mm折叠；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可以卷放装筒。（十三）、公路工程归档文字材料采用三孔一线方法装订，装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽、对图纸规格打下大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。图纸可不装订，但每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中所在页次。（十四）、案卷卷皮、卷内表格规格按照《交通文件材料立卷归档办法》中所规定的科技档案卷皮和卷内表格样式及尺寸执行。第五章公路工程档案的移交与整理（一）、公路工程建设单位各承办机构和公路工程的承包单位在项目完成时，应按《交通文件材料立卷归档办法》的要求，向建设单位移交系统整理过的全部文件材料。公路工程建设单位在公路工程建设项目通过竣工验收三个月内向使用单位及其它有关单位办理移交手续。（二）、公路工程建设单位负责按照立项审批、设计、施工、竣工、监理等不同阶段或性质，对移交的全部案卷进行系统整理和排列。其中施工阶段形成的案卷依路线进行方向，按照路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、交叉工程、沿线设施及监理工作顺序分别进行排列，并按照《交通文件材料立卷归档办法》的要求，编写科技档案归档目录一式三份。竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理（三）、公路工程建设单位和使用单位对接受的全部档案编制档号，并填写在卷面和卷脊上。档号由档案分类号和案卷顺序号组成。分类号编制方法是以单项工程为单位，按照《交通部科学技术档案分类编号办法》中所确定的公路工程三级类目（即GL5.1）进行分类。自用脊页与国标相同；图样如下：脊40页5尺20寸50203101405540353地地单位mm档号案卷提名35第六章公路工程竣工文件材料归档范围和保管期限表序号归档文件保管单位保管期限一可行性研究交通主管部门设计单位永久1项目建议书及批复2工程可行性报告及批复3项目评估4环境预测、调查报告二设计基础材料1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、重要土岩样说明建设单位永久或长期2水文、气象等其它设计基础材料三设计文件1总体规划设计交通部档案馆、交通主管单位、设计单位永久2审批的设计及有关文件交通主管部门设计单位永久3公路用地图设计单位长期四工程管理文件1征用土地批准文件及红线图建设单位永久2公路建设用地呈报表建设单位永久3征地数量明细表建设单位永久4拆迁、补偿协议书建设单位永久5承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件建设单位永久6技术规范的补充文件及修改文件建设单位长期7施工执照建设单位永久8环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件建设单位、使用单位永久9电、暖、煤气等供应协议书建设单位、使用单位永久10工程总结交通部档案馆、交通主管部门、建设单位永久五施工文件序号归档文件保管单位保管期限1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要建设单位永久或长期2施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会议纪要建设单位、使用单位长期3分项工程、开工申请单及附件建设单位永久4原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告建设单位、使用单位长期5原材料试验报告建设单位、使用单位长期6设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续建设单位、使用单位永久7施工原始资料建设单位、使用单位长期8试验材料汇总表建设单位、使用单位长期9中间检验报验单及试验资料建设单位长期10隐蔽工程验收记录建设单位、使用单位永久11工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告建设单位、使用单位长期12单位工程、分项、分部质量检验评定报告建设单位、使用单位永久13施工总结、技术报告建设单位长期14机电设备安装及调试记录建设单位、使用单位长期15专项检测及监控资料建设单位、使用单位长期16工程声像资料建设单位、使用单位重要永久或长期六监理文件1监理通开（停复）工令许可证建设单位永久2备忘录、会议纪要建设单位长期3施工质量检验分析建设单位、使用单位永久4规程规范建设单位长期5合同管理文件建设单位长期6计划进度管理文件建设单位长期7工程技术管理文件建设单位长期8工程质量控制文件建设单位长期序号归档文件保管单位保管期限9工程计量与支付建设单位长期10与总监及业主的来往函建设单位长期11监理工作会议记录或纪要建设单位长期七竣工文件1工程竣工申请表建设单位永久2工程竣工验收报告交通部档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久3竣工验收鉴定书、验收委员会名册4工程总结文件建设单位、使用单位永久5工程审计文件建设单位永久6财务决算、工程决算、支付报表建设单位永久7竣工图交通部档案馆、交通主管部门、建设单位、使用单位永久（1）总说明书（2）路线平、纵面竣工图建设单位、使用单位永久（3）路基、路面竣工图建设单位、使用单位永久（4）桥梁、涵洞竣工图建设单位、使用单位永久（5）隧道工程竣工图建设单位、使用单位永久（6）路线交叉工程竣工图建设单位、使用单位永久（7）沿线设施及其它工程竣工图建设单位、使用单位永久（8）环保工程竣工图建设单位、使用单位永久（9）通用图建设单位、使用单位永久八科研1课题报告、任务书、批准书建设单位永久