高效例会的标准步骤

高效例会的标准步骤会前的“热身”与准备“凡事预则立，不预则废。”销售经理要有效地组织和召开销售例会，必须明确以下几个问题：1.确定例会的目的，即：销售例会的召开，要有清晰的目的性，也就是要明确销售例会举行的目的和意义在哪里，它的召开要达到什么样的目的。2.确定例会的主要议题，即：例会要解决哪些问题，是探讨和分析市场，还是回顾和展望以往工作；是“脑力激荡”激发团队智慧，还是“诊断市场”借以解决遗留问题。销售例会的议题确定很重要，因为它主导着例会的方向，可以使例会的针对性更强。销售例会只有明确了清晰的主要议题，在例会召开的过程中才不易跑题，才能顺利达到预期的效果。3.确定例会的召开时间和地点。销售会议议题与内容确定后，通知参会人员举行例会的议题、时间和地点，同时还要公布例会纪律，如不准迟到和早退、不准无故请假、要进行充分的会前准备等。4.准备必要的会议资料和设备。在例会举行之前，要把所需的销售报表、月度总结、各种表格等资料和投影仪、记录本等工具准备齐全。销售经理只有明确了以上五点，才能在举行例会时有的放矢，有备无患，从而胸有成竹，避免因为准备不充分而“临时抱佛脚”现象的发生。会中的主动与掌控销售例会正式开始后，作为主持人的销售经理还必须在会场做好以下几项工作：1.把握好销售例会的时间。销售例会根据内容和目的不同可以分阶段来召开，但每一场会议的时间最好不要超过一小时，因为过了一小时后，人的注意力会逐渐减弱，从而影响会议的质量与效果。2.内容要简明扼要、切中要害。销售例会的内容一般包括以下几种：（1)销售目标达成情况及其分析；（2)销售目标的分解与下达；（3)竞品表现及其趋势分析；（4)销售政策的制订和宣导；（5)奖惩措施或结果的公布；（6)沟通培训，比如成功经验分享、角色扮演、脑力激荡等。通过优化会议内容，从而吸引参会人员的注意力，以便更有效地把整个销售例会推向高潮。3.会议的组织形式。有些销售例会之所以不受欢迎，除了主题不明、内容冗杂外，恐怕和死气沉沉的会场气氛、一言堂式的会议形式有关。因此，销售例会要想有效召开，销售经理就要讲究会议的互动性，即在销售例会过程中，注意调动现场人员的积极性。4.会议中异议问题的处理技巧。销售经理主持会议的一项重要技能就是要能控制现场，知道在有人持不同意见、有人在交头接耳、有人在打瞌睡、大多数人在保持沉默时应该采取哪些措施，既让现场不冷场，同时又能让相关人员有台阶下，促使销售例会顺利按流程进行。销售经理在召开例会时，只有对例会过程有效地灵活掌控，及时“化干戈为玉帛”，并能够巧妙地对例会内容进行各种形式的宣导和灌输，时刻洞察与把握现场的“风吹草动”，才能真正地占据销售例会的主动权，使销售例会向着既定的目标顺利实施与推进。会后的跟踪与落实很多销售例会之所以没有效果，有时并不是会议的内容不好，往往是因为例会中提及的内容、确定的事项没有人跟踪与落实。因此，销售例会要想圆满而有效果，作为销售经理，就必须讲求会后的“秋后算账”。1.一定要有会议记录。销售经理组织召开例会，一定要找人专门记录。一份完整的会议记录包括以下几点内容：（1)会议的主题。（2)会议的时间，即会议举行的日期、时间。（3)会议的地点，即会议是在哪里举行的。（4)参加和出席人员，他们是会议的当事人或见证人。（5)例会的议题，即例会当中所宣导和传达的主要内容。（6)会议决议，即会议上达成的决定和共识，完成了议题中的哪几项等。2.会议结束后，务必要签字确认。销售例会结束后，销售经理一定要让参加会议的所有营销人员针对会议的结果与达成的共识，也就是会议纪要签字确认，会议纪要一般包括达成事项、完成时间、责任人、考核标准等内容，只有让与会人员“签字画押”，此次会议内容的落实才有依据，当事人才能有紧迫感、压力感。3.确认的事项一定要落实或兑现。对于最终签字确认的会议纪要，一定要跟踪落实到底，杜绝那种“光打雷不下雨”或“雷声大，雨点小”的“半截子”工程。只有对例会中形成的决议实施情况实行严格奖惩，注重落实，以后所开例会才能越来越引起重视，越来越有效率和效果。■