办公软件应用中存在的问题与应对措施研究

龙源期刊网办公软件应用中存在的问题与应对措施研究作者：罗江来源：《现代职业教育·职业培训》2017年第06期[摘要]随着经济的发展和科学技术的进步，计算机技术已经逐渐被广泛应用到了人们日常的生活和工作当中，在工作当中应用最为广泛的是各种办公软件。虽然办公软件经历了将近三十年的发展，但是在应用中仍然存在一些问题，主要通过对办公软件应用的研究，提出了办公软件应用过程中所存在的问题，并提出了相应的应对之策。[关键词]办公软件；杀毒；应对措施[中图分类号]G712[文献标志码]A[文章编号]2096-0603（2017）18-0023-01近些年来，科学技术快速发展，办公软件不断被应用到各个行业中。合理地使用办公软件能够有效地提高各个行业的工作效率。虽然近几年办公软件经历了多次发展，但是在其应用当中仍然存在许多问题，这些问题如果处理不当不仅会严重影响工作效率，严重的甚至会造成巨大的经济损失。因此，在实际使用办公软件的过程中，应该结合经验采取正确的措施来解决办公软件应用中存在的问题。一、办公软件实际应用的重要性随着信息化技术的不断提高，企业信息化建设的步伐也逐渐加快，办公软件就是信息化技术的高效应用，使用办公软件能使企业的办公更加规范化，从而有效地提升企业的工作效率，带动企业的经济发展。现代化的企业在其生产和经营的过程中需要收集和处理大量的信息，这些信息如果只采用人工处理的方式会浪费大量的时间和精力，同时也不利于企业的经济发展。办公软件能够提高企业的信息处理速度，能够极大地提升企业在市场中的竞争力。同时，办公软件也可以提高企业的管理效率，完善相关管理制度，使内部形成一个更加统一的整体。二、办公软件应用过程中存在的问题（一）无法安装和无法打开在使用办公软件的过程当中，安装环节经常会出现无法安装的情况，例如，“无法安装office，内部缺少组件”或者“无法正确安装office”等命令就会弹出。造成这种情况的原因有很多，一旦发生就会导致计算机无法安装办公软件，从而影响正常的办公。另外还存在有一些办公文档无法打开的问题，如果文档无法打开，不仅会影响到工作效率，如果该文档出现了损坏，甚至会造成重要数据的丢失，从而给企业带来巨大的损失。（二）无法删除和不停弹出龙源期刊网在办公软件的使用过程当中经常会遇到有一些文件无法删除的问题，这些文件会占据重要的计算机桌面位置，无法进行正常的挪动和删除，甚至无法打开。这样会在一定程度上影响办公人员的工作效率。不停弹出问题也是一类在使用办公软件当中经常遇到的问题，主要分为以下几种情况：（1）由于安装的办公软件是非正版，因此，盗版的办公软件会不断推送各种垃圾信息和软件安装窗口，甚至会弹出一些黄色信息，严重影响了办公效率。（2）由于办公软件需要进行升级和优化，因此，会不断弹出询问窗口，如果办公人员不能对其进行正确地处理，就会严重影响办公的效率。（3）由于安装的办公软件是非正式版的软件，因此，每次打开都会弹出版权窗口，提醒办公人员及时入正。（三）无法保存和自动关闭无法保存是办公软件使用当中最严重的问题之一，现代化的企业在使用办公软件过程中需要处理大量的信息，因此，一旦出现无法保存的情况，就会严重影响到正常的办公。如果是已经保存的文件出现了这种问题，办公人员再次打开就会发现文档没有保存，会造成严重的损失。同样，自动关闭也是一种非常严重的问题，如果在办公人员使用软件的过程中出现，会瞬间使办公信息数据丢失，造成严重的损失。三、办公软件应用过程中解决问题的应对措施（一）无法安装和无法打开的应对当遇到办公软件无法安装的问题时，主要是由于以下几种情况导致的：（1）由于下载的软件存在问题；（2）由于计算机中缺失了一些软件安装的必要组件；（3）由于某些软件的存在影响到了办公软件的正常安装。解决措施为可以重新下载或者查看电脑缺失了什么组件进行补全或者重启计算机。如果遇到无法打开的情况，则可以通过重启计算机或者重新下载办公软件的方式进行处理，另外，如果重新下载软件，需要将软件的残留信息进行清理。（二）无法删除和不停弹出的应对如果办公软件出现了一些无法删除的文档文件，同时无法挪动或者改名，很有可能是由于计算机中毒造成的，可以使用一些常用的杀毒软件对其进行杀毒处理。另外，当文件处于只读状态时也无法进行删除等操作。如果仍然无法解决，则可以将软件卸载再重新安装。不停弹出最主要的原因是由于安装的非正版或者非正式版的办公软件，在下载的时候要选择安全的、正规的网站，最新版的Office软件如果不购买正式版则会不停弹出提醒窗口，可以通过入正解决这个问题。（三）无法保持和自动关闭的应对如果遇到无法保存的情况，要及时对计算机进行杀毒处理，或者通过将数据信息复制到其他软件中进行备份，在解决以后通过重新安装的方式解决。自动关闭常规的解决办法是通过重新安装办公软件以及杀毒进行修复处理。龙源期刊网如何有效地解决在办公软件使用过程当中遇到的问题是提高现代化企业办公效率的关键。因此，在实际的使用过程中，应该不断总结相关经验，一旦办公软件的使用出现问题不要慌乱，要冷静地分析，并根据实际情况采取解决措施。只有这样才能更好地处理办公软件出现的问题，才能使其更好地发挥自身的功能，提高企业的工作效率，提高经济的发展。参考文献：[1]李源.计算机办公软件在办公室的应用[J].电子制作，2015（6X）：221.[2]张华欣.办公软件应用过程中遇到的问题及对策[J].电子制作，2013（16）：71.[3]陈丽群.探讨如何完善计算机办公软件应用[J].中国市场，2016（31）：261-262.