XX投资发展有限公司行政后勤管理制度（试行稿）（DOC 11)

广州市万科投资发展有限公司行政后勤管理制度（试行稿）适用范围：广州市万科投资发展有限公司全体职员。规范目的：加强对公司行政后勤事务的管理，有效利用公司资产。目录：第一章作息时间管理第二章考勤管理第三章假期管理第四章着装管理第五章职员个人通讯管理第六章图书管理第七章电子邮件管理第八章办公管理第九章会议管理第十章办公用品管理第十一章资产管理第十二章公寓管理第十三章印章证照管理第十四章名片管理第一章作息时间管理第一条：公司作息时间详见下表：项目时间备注上班班车8：10发车分别从天河区和海珠区出发上午班9：00－12：30午餐12：30－13：20下午班13：30－17：3015：30－16：00下午茶晚餐17：40－19：00下班班车18：00发车准时出发加班班车21：00发车准时出发第二章考勤管理第一条：职员上班和下班时须各刷卡一次。因故未能正常刷卡的，须申明原因并经部门负责人确认后报总经理办公室备案，否则，按旷工处理。第二条：请假、外出培训、考察或出差，必须提前填写《请假审批表》或《出差审批表》，按规定程序报批并办妥工作交接手续，同时交总经理办公室备案后方可离岗。第三条：职员不得要求他人代为刷卡，或替他人刷卡。每发现一次，对替人刷卡者和要求他人代为刷卡者，各罚款1000元，通报批评，当季考核系数不超过0.8。第四条：公司级会议、培训、集体活动考勤罚则：迟到或早退5分钟以上、15分钟以下：迟到者本人及其直接上司分别罚款50元，部门副经理以上人员罚款100元；迟到或早退15分钟以上、2小时以下罚款加倍。第五条：公司规定，以下情况视为旷工：（一）无故缺勤两小时以上，返回公司上班后1个工作日内也未补办请假手续或补办手续未获批准；（二）请假未获批准即擅自不上班（包括续假未获批准）视同无故缺勤；（三）以虚假理由请假获批准而不上班的。第六条：公司对于旷工的处理：（一）旷工期间劳动报酬不予发放，包括岗位工资和房补以及其他福利待遇。（二）旷工计算时间为半天，不足半天按半天计。（三）每旷工半天，自当月起降薪0.5级，取消当季度的季度奖，年终奖视情节予以部分或全部扣减。（四）连续旷工超过五天，或一年内累计旷工超过十天，作过失性辞退处理，公司不负担任何经济补偿。第三章假期管理第一条：带薪年休假及相关待遇（一）职员加入公司后下一年度可享有15个工作日的带薪年休假（转正后实施）。（二）具体休假时间由职员和部门负责人协商后安排。（三）取（销）假的一般程序如下：职员请假需部门负责人、公司分管领批准，抄报总经理办公室后方可取假。一次取假在5个工作日（含）以上的，需提前一个月申报。（四）正式休假、出差、外出考察、外出培训前须通过前台知会全体。（五）带薪年休假只在当年有效，不累计到下一年。公司每年向当年内有带薪年休假资格的职员发放300元带薪年休假补贴。（六）带薪年休假取假按照工作日计算，最小取假长度为半天，不足半天算半天，超过半天不足一天算为一天。可多次取假，但间隔少于3天的应提前一并申请。（七）凡符合以下情况之一的，不享受当年带薪年休假。一年内一次性病假超过45天或累计病假超过65天；一年内一次性事假超过25天或累计事假超过30天；一年内病、事假相加超过50天；一年内休产假超过30天。（八）如在带薪年休假后再请病假、事假超过上述规定时间的，则在下一年度取消带薪年休假。第二条：婚假以及相关待遇依法履行正式结婚登记手续的职员，可一次性享受婚假7天。如符合男25周岁、女23周岁以上初婚的晚婚条件，另加10天假期，一共17天。婚假应在结婚登记之日起5个月内取完假。办理休假手续时，需向总经理办公室出示结婚证登记备案。公司致新婚贺仪人民币300元整。第三条：丧假以及相关待遇直系亲属（包括父母、配偶、子女、配偶之父母）死亡的职员，可取丧假5天，路程另计。半个月内知会总经理办公室，公司将致以奠仪人民币1000元整。第四条：工作调动假异地办理行政和户口关系调动手续，应当根据办理相关手续的实际需要给假，累计不超过5个工作日。第五条：产假、护理假、哺乳假、计划生育假（一）产假及假期（注：男26周岁、女24周岁以上初育为晚育）：产假以产前产后休假累计。产假领取独生子女证者增加假期共休产假非晚育者90天35天125天晚育者105天35天140天（二）男职员护理假：10天（限在女方产假期间）。（三）哺乳假：小孩一周岁以内，上班时间给予母亲每天哺乳时间一小时（不含午餐时间）。在子女出生3个月内向总经理办公室出示《独生子女证》，公司将致贺仪人民币300元整。（四）计划生育假按国家规定执行。第六条：关于病假的折抵规定：职员在因病请假时，如当年带薪年休假尚有剩余天数，经总经理办公室同意后可按带薪年休假取假审批流程要求从带薪年休假中折抵，作为带薪年休假处理。第七条：关于出国考察折抵假期的规定：由公司安排出国考察，按实际考察占用工作日天数的50%折抵个人当年带薪年休假假期。实际考察天数的50%不足半天算半天，超过半天不足一天算为一天。第八条：职员按本章规定申请假期的，应按本章规定填写《请假审批表》。第四章着装管理第一条：着装标准（不含每周最后一个工作日）男职员应着衬衫、深色皮鞋、系领带；女职员应着有袖衬衫、西装裙或西装裤或有袖套裙，着丝袜、皮鞋（露脚后跟及脚趾的皮凉鞋等不在此列）。各项目管理部及其他部门驻工地现场人员：经过在公司的备案后可以着便装，但如返回公司办公室、外出会见重要人员、出席重要会议等场合，需按办公室职员要求着装。第二条：每周最后一个工作日着装标准从事对外公务或接待外部客户（如：销售、维修、拜访等活动），应按周一至周四要求着装或着统一工作服。其它职员可着与工作场所相应的轻便服装，但无袖装、超短裙、拖鞋不在此列。第三条：逢公司重大活动，职员应按公司通知的要求着装。第四条：上班时间全体职员应佩带工作牌。第五章职员个人通讯管理第一条：职员入职后，应将个人通讯号码及紧急联络家庭或宿舍电话号码交总经理办公室备案。第二条：申报报销手机通讯费的职员，必须及时公布手机号码，并保证每天（包括节假日）8：00-22：00处于开机状态。第三条：职员在执行公司特别任务期间，须保证每天24小时处于开机状态。第四条：总经理办公室负责每月抽查职员开机状况。如发现职员在一个月内有三次或三次以上联系不上者，取消该职员当月通讯费报销资格。第六章图书管理第一条：图书的购买（一）购买前将图书类型、数量、价格报部门负责人、公司分管领导批准方可购买。（二）购买图书后必须到公司图书管理员处登记，然后交申购部门使用，有条件的部门可以设部门图书管理员。（三）未经公司图书管理员登记的图书，财务部不予报销购书费用。第二条：图书的登记（一）建立公司书库，由前台担任公司图书管理员，负责图书登记。（二）图书登记内容应包括购买日期、书名、编号、价格、保管部门、保管人等六项。第三条：图书的借阅（一）借阅图书者必须向图书管理员办理借阅手续后才能借书。（二）借书者须妥善保管图书，如有污损或丢失，按原价赔偿。第七章电子邮件管理第一条：公司职员应按要求使用电子邮件，以求高效、规范地传递信息。第二条：邮件发送者应填写主题，主题应简明扼要。第三条：篇幅少于一百字的文件，建议直接作为电子邮件正文输入。第四条：所有职员每天应最少安排三次时间（上午上班后、下午上班后、下午下班前）查看邮件，以便及时阅读和处理公司的信息。第五条：下列文件必须以有纸方式存档：（一）与金融机构往来的凭证、帐单等；（二）建筑图、装修图及其它图案设计稿等；（三）财务管理、审计工作需要的原始单据、凭证；（四）公司已签订的各种合同、协议等；（五）公司已对外发出的各类函件；（六）各部门认为有必要保存原件的其他文件。第六条：邮箱设置及保密（一）职员离职，总经理办公室应及时取消其个人邮箱。（二）职员应保护好个人邮箱密码，并定期修改密码，如果发现密码泄露，应及时作出更改。（三）未经总经理授权，任何人不得查看他人邮箱的内容。第七条：邮件报批跟进（一）为避免报批邮件流程进展缓慢，第一报批人应逐级跟进。（二）为提高信息扁平化程度，鼓励报批同时抄送第二环节审批人。（三）群发邮件提倡发送部门、工作小组。第八章办公管理第一条：职员上班时间应佩带好工作牌。第二条：办公时间内应保持饱满的精神状态，微笑面对同事及任何来访者，使用敬语，维护良好的公司形象。第三条：保持办公台面整洁，办公文具、纸张等用品应摆放整齐。工作位隔板上不得张贴，离开办公位应及时将座椅归位。第四条：电话铃响三声之内接电话，先说“您好”，再报出所在部门名称及接听电话人姓名。接听电话应简单明了，尽量小声，以免影响其他同事办公。第五条：如部门同事不在办公位，应及时接听其电话，待同事返回时告之。第六条：接待来访、业务洽谈应在指定区域或会议室，避免影响他人办公。来宾一般不得进入办公区，如确因工作需要，应由相关部门人员带入。第七条：办公时间应坚守工作岗位，暂时离开时应知会同事或上级领导。第八条：办公区域内不准大声喧哗、聊天，禁止吸烟、就餐、吃零食。第九条：上班时间不允许看报刊杂志及与工作无关的网站、书籍。第十条：职员下班离开公司前应关闭电脑主机和显示屏电源。第十一条：总经理办公室将每月定期进行全面检查与不定期的抽查，任何形式的批评都将会影响到部门负责人和其本人的绩效考核成绩。第九章会议管理第一条：各部门召开会议如需使用会议室或洽谈室，会议组织者须提前向前台预约。如需提供会务设备和服务，应提前半天知会前台，以便做好准备。第二条：会议组织者应在会议前准备好会议相关资料。在使用会议室时应小心使用设备，离开会议室时，应知会相关人员关闭设备、电源、门等。第三条：公司级、跨部门会议通知一律由前台下发，并按《广州公司会议通知》格式填写。前台在会前确认与会人员是否“接受”会议通知，并根据接受情况编制《会议签到表》，会议组织者根据签到情况进行会议考勤管理。第四条：参加会议应准时，因故不能按时到达应事先向会议组织者请假，参加公司级会议未请假迟到者将被处以罚款。第五条：每月末召开公司月度经营计划会议，各部门每周一需举行部门全体周例会，周例会纪要发部门全体并抄报公司领导。第十章办公用品管理第一条：所有办公用品及设备（含电脑、复印机、打印机耗材等）均由办公室统一采购。第二条：办公用品领用程序1.各部门需指定一人负责本部门办公用品领用，领用时填写《办公用品请购单》；2.开大型会议或举办活动需申请办公用品，由会议或活动负责人填写《办公用品请购单》，并提前一天通知办公用品管理员进行准备；3.如有新职员加入，待新职员到公司报到后，在办公室领取统一标准的办公用品，并在《新职员办公用品领用表》中签字确认。第三条：办公用品的保管：办公用品领用后，由领用人妥善保管。计算器、打孔机、订书机、笔筒等耐用品，原则上遗失不补。如领用人因工作调动或辞职等原因离开公司，须归还办公用品管理员处。第四条：申购电脑、打印机、复印机、扫描仪、数码相机、文件柜等固定资产填写《固定资产购置申请表》。第五条：办公用品的申领，应结合实际需要，慎重申领，节约使用。第十一章资产管理第一条：固定资产的管理1.总经理办公室负责对公司及项目部资产的实物管理，负责对公司电脑类资产进行专项管理，须对电脑类资产的购进、配置、使用、维修及报废等进行全面的登记和管理。2.财务管理部是公司资产帐务管理的主管部门，负责从资产的原值、已提折旧、净值等方面对公司资产进行监控和管理。第二条：资产的分类和使用年限：根据现行的会计核算制度及公司资产的具体情况对资产进行分类编号。第三条：资产登记的要求：1.分别做好固定资产、低值易耗品的登记，登记的格式可参考《固定资产盘点表》。2.为方便公司资产的统计，各项目部统一按上述资产大类及总分类进行固定资产登记。3.资产的编号规则：XXX（资产代号）-XXX（资产序号）。4.低值易耗品的分类和资产编号参照以上标准。第四条：资产管理指引：1.资产的购置、调拨、转让、报废等均须按程序审批，未经批准，不能办理相关手续。2.资产编号规则需统一，并在资产上粘贴标识，确定资产责任人，确保资产的合理使用及管