Gsoft-170-固定资产管理系统-OK

第1章概述1.1固定资产管理系统简介“固定资产管理系统”为用户提供固定管理所需要的各种功能，如建立资产卡片、输入并记录资产变动情况、生成所需的各种类型的账表。此外，在资产进行增减变动之后，都能根据需要生成自动转账凭证，实现了资产系统与核算系统之间的无缝链接。主要功能包括：资产卡片管理、资产变动管理、资产集中管理、资产报表。第2章操作帮助固定资产管理系统使用流程如下：初始设置初始固定资产录入新增固定资产复核入账固定资产变动、减少固定资产折旧计提生成记账凭证月结固定资产账簿及报表查询初始化完成一、在使用本系统时，需要先进行初始设置工作，具体内容包括：基础数据设置、记账凭证设置、初始卡片录入等功能。设置完成后须进行初始化完，才点进行日常业务的办理。二、根据固定资产发生的业务分别在日常处理中进行固定资产的新增、变动、减少等业务操作。三、对于新增、变动、减少等固定资产进行复核入账。第3章日常输入四、进行固定资产折旧计提入账工作。五、每月终了，对系统进行月结。六、在查询打印功能中查询固定资产的相关报表和账簿。第3章功能手册3.1初始与设置该章节主要讲述的是如何为使用固定资产管理系统做一些基础准备与设置工作，在这里您需要设置的内容有固定资产卡片号宽度设置、固定资产分类表、卡片自定义页属性设置、摘要、部门、选项设置、转账凭证分录、卡片套打格式设置、录入初始卡片基础数据导入导出等。在正常使用之前，必须先进行初始设置。（在初始化完成前，主菜单“日常输入”、“月结处理”和“查询打印”呈不可执行状态。）3.1.1固定资产卡片号宽度设置为了便于对固定资产的管理以及计算机的处理，每一种固定资产卡片必须有一个唯一的卡片代码与之相对应，以便加以区别。由于单位的固定资产往往种类繁多、规格不一，所以通常需要分级定义。在本软件中，固定资产卡片号最多允许由十级代码（包括顺序号）组成，但代码总宽度不得超过20位，即各级代码宽度之和不得超过20位。用户实际需要用到的级数，以及每一级代码的宽度，都可以自行定义。（注：本系统的代码宽度需遵循定长原则，在设置宽度时请适当注意。）例1：假设用户需将固定资产按下例所示分类：2非生产用固定资产201办公用品201001松下复印机201002松下传真机……3租出固定资产……注意：1、定长原则：即每一固定资产的代码长度必须占满代码所设总宽度。像10101这样的卡片号便是不合法的，因为它没有占满6位的代码总宽度。2、顺序号：在本系统中，将设定的代码级数中的最后一级的代码定为顺序号。像例1的卡片号201001、201002中的‘001’、‘002’便是顺序号。3、固定资产代码宽度在初始完成后将无法修改，故请慎重设置。3.1.2固定资产分类表由于企业的固定资产种类繁多、规格不一，为了加强管理，便于组织会计核算，有必要对其进行科学、合理的分类。用户在完成了固定资产代码宽度设置操作后，便可通过“固定资产分类表”子菜单进行具体的固定资产类别设置。系统根据固定资产的经济用途和使用情况，已默认将固定资产划分为“生产用固定资产”、“非生产用固定资产”、“租出固定资产”、“未使用固定资产”’、“不需用固定资产”、“融资租入固定资产”和“土地”七大类，但由于企业的经营性质不同，经营规模各异，对固定资产的分类不可能完全一致，用户可以通过窗口中的“修改”、“增加”、“删除”功能按钮设置符合本企业具体情况的固定资产分类表。用户在具体设置时应严格按照前面设置好的代码宽度进行，除末级作为顺序号会在卡片录入自动生成以外，其余各级均需在此处设置分类时设置好相应代码及相关内容。例2：假设某单位设置的固定资产代码宽度为：一级宽度1、二级宽度2、三级宽度3（此时该级为顺序号，不在此设置），那么固定资产的类别可以按以下方法设置：1生产用固定资产101机械设备102电子设备2非生产用固定资产201办公设备……第3章日常输入说明：固定资产类别设置窗口取决于用户在“初始与设置\选项设置”中对“启用分类折旧率”选项的控制。3.1.3卡片主页属性调整在本软件中，每一个固定资产都拥有一张“固定资产卡片”，由于每种固定资产卡片的内容可能有一些差异，我们将固定资产卡片分割为多个部分：包括“主卡”、“附属设备卡”和“自定义卡”。“主卡”内容都是固定资产核算中所必要的内容，如固定资产名称、折旧法、原值、使用年限、预计残值等等，本系统已为用户预设了卡片主页属性，但用户可根据企业的实际情况对属性名称进行调整。若需调整，请单击菜单“初始与设置\卡片主页属性调整”，修改固定资产卡片主页属性名称操作很简单，您只需将光标定位至欲调整的属性所对应的“当前名称”栏内，然后输入需修改的内容即可。3.1.4卡片自定义页属性设置对于那些较为特殊或需强调的固定资产，用户可通过设置“自定义页”说明其不同之处。“自定义页”中的内容全是不定的，需由用户自行定义其名称。若需定义，请单击菜单“初始与设置\卡片自定义属性设置”，然后在随即弹出的窗口中单击“设置”按钮，便可进入自定义属性设置窗口。本软件提供了最多达20项的自定义属性，在使用这些属性前必须预先在此定义其名称。每一大类可以有不同的自定义项，大类中的每一小类又可以有不同的自定义属性。在设置窗口中，除了可直接输入用户定义的属性名称外，还可以利用窗口中的“从其它类别复制”按钮将其它类别中的自定义属性复制过来。注意：如果同一大类的自定义属性相同时，只需设置最大类的自定义属性即可。3.1.5摘要设置在以后固定资产日常变动的处理中，需要录入引起变动的原因，而引起固定资产变动的原因很多，如购入、调拨、被盗、损毁、清理等等，为了方便输入，可以在此预先设定一些常用摘要、术语，供后续操作调用。用户首次进入该设置窗口，便可发现系统已预设了一些摘要内容，您只需根据实际需要进行适当的增、删、改操作即可。3.1.6部门设置在企业对固定资产的折旧核算中，有许多企业都采用按部门进行折旧费用的分摊，所以部门信息在后续操作中会经常用到，为了方便用户的后续操作，系统安排在此预先设定好部门的信息，这样在后面的操作中您只需调用此处设置信息即可，免去了大量的重复输入工作。增加部门有两种方法：1、直接引入账务处理系统中的部门数据，这时您只需单击窗口中的“从账务引入”按钮即可，但需注意经由账务引入的部门数据需按“确认”按钮后，才能保存至数据库中。2、通过窗口中的“增加一行”、“前插一行”等按钮，直接输入部门信息。在具体操作时，用户需注意：部门设置中代码必须唯一，并且代码宽度最长不超过8个字节；部门代码设置可以分级，即允许部门之间可以有隶属关系；上下级部门在按部门分摊中被视为独立的部门，这样就可以在任意部门之间分摊。3.1.7选项设置用户在此处的设置结果将直接关系到系统后续的一些操作流程、操作窗口的设置内容，所以该处的设置对于用户能否正常使用本系统非常重要，建议用户在全面考虑、规划后再进行此项操作。该窗口分为“卡片录入”、“折旧处理”、“其它”三个Tab页，由于此处的设置内容非常重要，所以下面将对各选项卡中的各个选项逐一进行详细介绍。第3章日常输入在“卡片录入”Tab页所对应的设置窗口中，您可以进行五项设置：1、设置数量小数位数，系统最多允许精确到小数点后四位。此处的设置结果将在固定资产卡片和有关报表的“数量”栏内体现。2、选择确定复核变动记录是否可由同一个操作员完成。如果设定为“可由一个操作员完成”，则意味着修改固定资产变动内容和复核变动记录的可以是同一个操作员，针对本软件中的菜单项，即该操作员同时有权进入“日常输入”主菜单下的“固定资产变动”、“修改变动内容”和“复核、入账”菜单进行操作；反之，进入“固定资产变动”、“修改变动内容”菜单操作的操作员和进入“复核、入账”菜单操作的操作员必须分开。3、确定折旧费用分摊方式，它有三个选项：“按部门”、“按科目”和“不分摊”。该项设置在初始化完成后便不能修改。4、确定是否需要启用行业分类。如果启用了行业分类，系统将激活“初始与设置”主菜单下的“行业代码宽度设置”和“行业代码分类表”菜单，并且在录入固定资产卡片信息时，必须设置行业信息，否则将导致存盘失败。5、固定资产代码是否以十六进制方式递增：如果未选中该选项，则系统默认以十进制方式递增，即代码由0~9十个数字组合而成；反之，固定资产代码可由0~9、a~f这十个数字和六个字母组合而成，这样在代码总宽度确定的情况下，大大增加了代码取数范围。该选项在初始化完成后也不能再修改。在“折旧”窗口中，您可以进行以下两项设置：1、确定采用平均年限法计算的固定资产卡片对计算误差的处理方式。若选择“卡片每用满一年，自动处理累计误差”选项，则软件会进一步调整计算误差。例4：某固定资产原值10000元，预计使用5年，软件自动计算出每月折旧额为166.67元，这样年总折旧额为2000.04元，而实际每年的折旧额应为2000.00元。在初始化完成以后的每月计提折旧处理中，软件会自动地调整这些误差，而无需财务人员干预。2、确定是否启用分类折旧率。该选项将直接影响固定资产类别设置窗口中的设置内容，这在“2.2固定资产分类表”中有详细介绍。在“其它设置”中可进行以下设置：1、固定资产需在审核后计提入账系统支持计提折旧由总公司操作人员统一计提，但在入账之前，应由每家分公司分别审核后方能入账的功能。该选项设置中增加是否启用该项入账审核功能（固定资产需在审核后计提），即在财务主管进行折旧入账时会提示用户先由各分公司或部门的操作人员先对折旧进行审核，只有当所有的分公司或部门都已经过审核后才可以入账。2、初始完成和月结时与账务核对原值、折旧该选项用于在固定资产月结时和账务模块进行原值、折旧额的核对工作，以保证与账务模块数据的一致性。对该选项进行打勾，并且设置相应的科目代码，即可进行模块之间的核对工作。3、末级类别代码开始于该选项用于控制操作员在“初始与设置\固定资产分类表”可供设置的类别代码范围。4、启用反月结该选项主要是用于在当月折旧未提的情况下可以返回上个月进行一些数据的处理。打勾表示启用反月结操作。5、卡片打印方式选择系统支持套打和以固定格式打印，若选择以“套打格式打印”，则用户需预先在“初始与设置\卡片套打格式设置”中设置好相应的格式，具体的设置方法请参见“2.9卡片套打格式设置”。在常规情况下，系统默认以“固定格式打印”，此格式的打印设置方法同Microsoftword中相类似，本手册中将不再展开介绍。3.1.8转账凭证分录设置在每月的“月结”时，本系统能以凭证的形式向“账务处理系统”提供月固定资产折旧数据；在每次固定资产变动(如购置、报废)时，也能提供转账凭证，而这些凭证中的科目、数据来源都必须在此预先设置好。说明：在每次折旧或固定资产变动后系统生成的自动转账凭证都为临时凭证，经账务处理系统中的“系统间转账”子模块调用后，方能成为正式凭证。本功能提供了灵活的转账凭证设置手段。软件允许设置多种凭证，以用于不同的业务，每种凭证有一个唯一的分录号；一张凭证需要输入以下内容：凭证摘要、借方科目、贷方科目、借贷双方的数据来源。见图3.1-1所示：第3章日常输入图3.1-1自动转账凭证会计分录定义窗口数据来源是通过用户输入公式而确定的，数据来源公式由特定函数、+、-、×、/、括号和数字组成，可用的函数有五个，函数名称和含义如下：JTZJ()本月计提折旧YZ()原值LJZJ()累计折旧JZZB（）减值准备PHS()平衡数为了便于输入，系统特设了“公式引导输入”功能。用户定义公式可直接通过点取屏幕上的项目获得。函数用法举例如下：JTZJ()表示本月所有固定资产的计提折旧的总额。JTZJ(02)表示本月类别代码为02的固定资产产计提折旧的总额。JTZJ(02，01)表示本月类别代码为02、部门代码为01的固定资产的计提折旧总额。JTZJ(02，01，101)表示本月类别代码为02、部门代码为01、科目代码为101的固定资产的计提折旧总额。JTZJ(，，101)表示本月科目代码为101的固定资产的计提折旧总额。JTZJ(，01)表示本月部门代码为01的固定资产