创新型团队管理之时间管理

创新型企业团队成员自我管理之时间管理主讲人：xxx课程要点时间管理的概念和误区时间管理的基本原则时间管理的方法和技巧什么是时间？时间管理的概念和误区什么是时间？时间就是生命。时间就是金钱。一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。哲学家这样说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”时间的四项独特性供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定任务。什么是“时间管理”？“自我管理”——你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可以提高效率，事半功倍。一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年工作：14年个人卫生：7年吃饭：6年旅行：6年排队：6年学习：4年开会：3年打电话：2年找东西：1年其他：3年你真的很忙吗？时间浪费在哪里？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制；上司不定期的召见使经理的时间具有很大的随意性；下属的不断请示和汇报。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间；对下属工作不放心替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里；凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间；没有目标、目标不清、目标变来变去。没有计划、计划不合理或有计划不执行；做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上；只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做；不知道是可以说“不”，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在了一些无关紧要和与己无关的事务上；对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成；不放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。时间管理的误区误区一：工作缺乏计划误区二：组织工作不当误区三：时间控制不够误区四：整理整顿不足误区五：进取意识不强误区一：工作缺乏计划目标不明确没有进行工作归类的习惯缺乏做事轻重缓急的顺序没有时间分配的原则误区二：组织工作不当职责权限不清，工作内容重复“事必躬亲，亲力而为”沟通不良工作时断时续明确的接受请托学会合理利用资源对于管理者而言1、担心部署做错事2、担心下属表现不好3、担心丧失对下属的控制4、不愿意放弃得心应手的工作5、找不到合适的下属授权每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。误区三：时间控制不足习惯拖延时间不擅处理不速之客的打扰不擅处理无端电话的打扰泛滥的“会议病”困扰弗兰克-贝格特：一分钟守则误区四：整理整顿不足杂乱的办公桌杂乱的电脑磁盘杂乱的时间误区五：进取意识不强个人的消极态度做事拖拉，找借口不干工作唏嘘不已，做白日梦工作中闲聊世界上所有的成就都是“现在”所塑造。记住过去，把握现在，放眼未来。昨天是一张已被注销的支票；明天是一张尚未到期的本票；今天则是随时可运用的现金；请善用它！时间管理的六项基本原则明确目标（目标原则）有计划、有组织地进行工作（有序原则）分清工作的轻重缓急（四象限原则）合理地分配时间(20/80原则）与别人的时间取得协作制定规则、遵守纪律原则一：明确目标SMART法则：S:具体的（specific）跳高M:可衡量的（measurable）房子A:可达到的（attainable）套圈R:相关的（relevant）T:基于时间的（time-based）马拉松、鲸鱼、马云原则二：有计划、有组织地进行工作（有序原则）所谓有计划、有组织地进行工作就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。究竟该怎么样做计划：1、确定目标2、寻找完成目标的各种途径3、选定最佳的完成方式4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项5、编制月/周/日的工作次序并加以执行6、定期检查目标的实现性以及完成目标的最佳途径的可行性PDCA原则二：有计划、有组织地进行工作（有序原则）原则二：有计划、有组织地进行工作（有序原则）原则三：分清工作的轻重缓急第二象限工作法合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同的象限中；先做或者将大部分时间和精力用于做属于第Ⅱ象限的工作；许多第Ⅰ象限的工作，实际上也是由于没有按照第Ⅱ象限工作法去做而产生的，注意纠正；马上做，但不宜过多；不要被第Ⅲ象限中一些工作的假象所迷惑，你没有你想象的那么重要，或者你的重要性在于你去处理第Ⅱ象限的工作；快速或授权他人处理；根据第Ⅱ象限的工作制订计划80％的时间做第Ⅱ象限的工作，20％的时间做其他象限的工作原则四：合理分配时间巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的首先将每天的工作全部列出对工作按照80/20原则分类将时间与精力分配例如：价值80%的工作价值20%的工作例会讨论奖金问题审阅文件、资料准备招聘计划辅导下属处理应急事项与下属讨论工作问题接听电话并处理会见客户聊天准备工作总结向老总汇报工作如何利用原则五：与别人的时间取得协作尊重对方的时间安排提前预约，做好安排减少突发事件尽量站在对方的角度思考原则六：制定规则、遵守纪律设立工作截止期设立目标目标无法达成时，力争将影响缩小在最小范围内时间管理的方法和工具计划你的一天设置“定计划的时间”（早上或晚上）给自己的时间一定的弹性；给自己的任务时间10%-20%的缓冲；每天从做一项主要工作开始；每天至少完成一项主要工作；每个时间段里做一件事情并把它做好；每天结束时选择明天的主要任务并计划具体的时间段；每个时间段以两小时或更少为宜；记住：大多数的压力和疾病并不是由工作造成的，而是由于担心你未能做好这项工作；时间活动内容123458:00-8:158:16-8:30……….工具一：时间清单每日事务清单甘特图介绍是本世纪由亨利-甘特开发的，内在思想简单，基本是一条线条图，横轴表示时间，纵轴表示活动（项目），线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况，它直观地表明任务计划在什么时候进行，及实际进展与计划要求的对比。管理者由此极为便利地弄清一项任务，还剩下哪些工作要做，并可评估工作是提前还是滞后，亦或正常进行，是一种理想的控制工具。甘特图甘特图ＷＢＳ计划管理WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动清单，它是PERT、GANTT分层计划以及预算和人员分配的基础。衡量标准是否全部分解完毕；WBS分解的所有活动是否全部定义了项目的工作；所分解的活动是否可行；是否包含临时的里程碑和监控点；WBS的分解结构是否合适；分解后的活动在逻辑上是否能形成一个大的活动；是否集成了所有的关键因素；逻辑上是否合理、清楚和简单；方法一：改变旧的不良习惯写下想改变的习惯写下你的目标列出习惯带来的问题列出改变习惯的好处奖励自己坚持21天回顾新的习惯行为如何取得良好的时间管理效果方法二：清晨六问和静夜六思六问：我今天的目标是什么？我的核心大目标是什么？我今天最重要的三件事是什么？我今天准备学到哪些新东西？我今天准备哪些方面进步一点点？我今天如何更加快乐些？六思：我今天是否完成了小目标？我今天是否更加接近了大目标？我今天又学到了些什么？我今天在哪些方面还做得不够好？我如何才能做得更好？我明天的目标是什么？谢谢观赏！Thanks!