李源高效阅读特训营第16课｜知识地图与知识库：集中式管理法

李源高效阅读特训营第16课｜知识地图与知识库：集中式管理法我们的课程进展到这里，关于极简精读法：读什么书，怎样读书，大家应该已经有了一定程度了解。在选书过程中，我们已经排除掉了绝大部分不需要读的书；在精读过程中，我们也排除掉了大量的冗余信息。接下来我们就只剩下一件事要做了：把知识系统搭建起来，把我们搜集到的精华做一个系统的梳理，以便将来随用随取。壹/为什么要管理知识？管理学大师彼得德鲁克是第一个提出「知识管理」概念的。为什么知识需要管理呢？至少有以下两个原因：1、方便「定向积累素材」。我身边很多朋友都爱读书，中学时代就遍读世界名著，大学之后也博览群书。但是在写作的时候，一筹莫展，更不用说在台上演讲了。其实，这是他们掌握了「输入」的办法，但是在「输出」上出了大问题。「输入」可以是散漫无章的，但是「输出」却是精准，定向的。比如说我们看了一部电影，这也是「输入」，可多少人会拍电影呢？有多少人在走出电影院之后能精准地说出一部电影的演员、情节转折、主要取景地呢？怕是很难。可如果我们想做影评人，就不能这么漫无目的。同样，如果我们想通过读书让自己有更丰富的「输出」能力，也需要定向积累素材。就像我们小时候学的那个数学题：一个蓄水池，一个水龙头出水，一个地漏放水，问多久能放满。读书就像进水，可是我们不能读完之后再把它们漏掉，那岂不是太可惜了？2、方便「准确调用」演讲和写作，这是要从我们的库存中调取资源。而读书，是把东西堆入我们的大脑。知识管理，和库存管理的本质是一样的。我们需要有一个自己的信息资源库，才能随时调用。库存管理决定企业的成败，知识管理也能决定我们读书的效果：走马观花还是下笔如有神。接下来的两天，我会向大家介绍两个知识管理的方法，完成读书这最后一环。贰/知识库管理的两个理念(一)现代管理制度的两大类别：集中管理和分散管理下面我先讲讲知识管理的两个基本原理。社会学家迈克尔·曼的代表作《社会权力的来源》里面提到过人类管理的四种方法：行政管理、军事管理、经济管理和文化管理。前两个相对集中，后两个相对分散。集中管理和分散管理，是现代管理制度的两个主要类别。集中管理的代表是现代德国人的军事制度，他们有着完善的层级制度，制度整齐划一。而分散式管理的代表是大英帝国。这种管理方式的特点是没有整齐划一的制度，五花八门，有自治领、半自治领、殖民地、托管殖民地，几乎没有两块殖民地有一样的制度。(二)集中管理和分散管理的利弊两种方式各有利弊。集中管理的优势在于效率高，调动效果好，速度快。劣势在于开放性特别差。分散管理的优势在于开放性好，而且可以自己不断地生长。但劣势就在于看起来很凌乱。我们在管理自己知识库的时候也可以根据自己的特点选择两种不同的管理思路。如果你兴趣广泛，喜欢阅读的领域特别多，或者你的职业要求你博览群书，那我建议你采取分散管理的方法。如果你读书的需求很精确，需要深耕细作，而且平时需要随时取用，我建议你采取集中式管理方法。这堂课我重点介绍集中式的管理方法。叁/集中式管理法第一式：二进制集中式知识管理强调的是调动的速度，检索的方便，核心要素有三点：核心要素——第一，不能遗漏。第二，随时取用的时候有清晰的路径可以找回去，所以就要有编排的逻辑。第三，编排的层次不怕多，怕的是同类太多，仍然不好找寻。所以在同一类超过一定数量的时候，就要安排下一级菜单。我过去的专业是历史学，我发现古代游牧民族因为人口流动大，所以他们发明出了一套非常高效的户籍制度：二进制。清朝的满族有八旗制度，魏晋南北朝时有八部落制度，还有很多游牧民族也是用的这个制度。我平时管理知识系统用的也是这个办法。通常而言，我们一生中能涉及到的知识领域最多也就是24个。从18岁上大学开始，两年深入地了解一个大的领域，48年之后你肯定已经退休了。管理学大师德鲁克是个著名的混搭之王，他的一生主要也是钻研了16个学科。你看正好是八的2倍。二进制的好处是可以按照一种拓扑结构不断地延伸出去，而且重要性和发展脉络也一目了然。用这种方法就可以建立你自己的知识体系。比如说，你可能最初是学工科的，后来因为擅长数学分析做了市场部门的经理，你又很喜欢文学和小说，一直在读。这样一来，你就可以按照工学、文学先二分，然后工学再延伸出数学，工学内部延伸出计算机技术，数学又延伸出金融和经济学。文学延伸出人际关系学，人际关系学又延伸出沟通心理学；文学又延伸出艺术、设计，生活美学。随着你知识体系的延伸，你的自信心也会极大地增加，对获取知识的兴趣也会极大地增加。我只是举个例子，这种分类法因人而异。总之，接下来你就可以按照这种方法建立文件夹，把之前已经设置好的以作者为中心的ID文件夹按照类别放进去。二进制的方法并不难，大概用一下午时间，我们就可以把自己读过的书整理一遍了。文件夹的实操方法，请参照我在第一周的第5讲里面提到的方法。切记两件事：第一，一定要以人为中心做文件夹，不要以书为中心。第二，每个文件夹里面的书，要放上「五位一体」表。是检索根据，可以依据它，找到相关领域的书。肆/集中式管理法第二式：按照职能分类(一)三大要素迄今为止，人们公认的组织集中度最高，效率也最高的管理方法就是军事组织。因为要应对千变万化的局面，所以军队是对调动速度和效果要求最高的组织。如果日常生活中我们经常要用到读过的书，需要从中提炼要点，用于写作、演讲和思考，那么我们就可以从军事组织的管理方法中学到一些办法。几乎所有的军队系统，都会有三个基本要素：军衔：就是上将、大校、中尉、下士，这些都是不同的军衔等级。番号与军级：就是我们熟悉的八路军119师、华东野战军第几纵队、日军某某师团、盟军第多少兵团，等等。军棋上的军、师、旅、团、营就是军级，不是军衔。职能：就是参谋部、政治部这些。(二)三大要素的作用这三者各自有不同的作用：「军衔」主要是用于在不同部队混合协同时，原来不是上下级，就涉及到应该听谁指挥的问题。在分不清各自统属的时候，看谁的军衔高就听谁的。「番号」和「军级」主要是用于调动，可以很好地安排和组织各自负责的军事区。「职能」主要作用是给每一个部队提供不同的专业化分工，大家各司其职，完成不同的任务。(三)图书的三项职能对应到管理书籍，我们也应该给书籍分成这三项职能：第一，我在第5讲提到的整理书架的方法，其实就相当于军衔。我们可以按照重要程度给所有的书排个重要性的类别。还记得整理书架的时候，要放进去的号码牌吗？这就是「军衔」。你可以用自己喜欢方式把书的重要性排列起来：比如说用扑克牌的方式：A,K,Q，J，10……比如说，职场技能类书籍。你可能最喜欢的是《番茄工作法》，这本书改变了你的生活习惯，那这本书就可以是A级别。因为《番茄工作法》，你又读了很多关于拖延症的书，或者李笑来的《把时间当朋友》，这些就可能是K级，或者Q级。有了这些级别，虽然我们平时不常用到，但在需要写一篇关于时间管理的文章的时候，他们一拎出来就是一串，往往能起到很大的帮助。第二，二进制的知识管理法就相当于「军级」和「番号」。我们看现代化的军事作战，总是这样：在A处排列两个兵团，甲兵团5个军，乙兵团4个军加上一个独立师。B处排列三个兵团，如此种种……这些排列本质上就说明了最高指挥官对不同领域的重视程度。在重要的位置重兵压上，在不重要的地方可能只派几个小战士驻守。第三，三本职能不同的书，你就有了一个「海豹突击队」。管理学上有个著名的说法：职能是和分工有关，分工和执行有关。比如说，现在中国人民解放军的配置：政治部、装备部、后勤部和参谋部。动员工作、武器装备、后勤保障和军情搜集分析，每一项都是现实作战中必不可少的。我们在建设好前面两项：「军衔」和「番号」之后，接下来就是在调用知识库的时候了。当然我们平时在调用读书素材的时候不需要这么大阵势，最适合大家的是海豹突击队的分工方法。阿富汗战争之后，美军面对茫茫大沙漠，到处都有敌人的情况下，发明了「海豹突击队」的小组作战。每个小组都有三到四个人，有探测专家，有爆破专家，有射击专家。三人分工，找恐怖分子定点爆破。我们在需要用到读书素材的时候，也可以采用海豹突击队的方法：每一次都只在桌旁放上三本书，但是这三本书有不一样的功能。除非急需其他的书，否则就用这三本。三本书的威力无穷，如果你不是要写鸿篇巨制，上百万字的书，其实三本书足够了，其他信息从网上都可以找到。至少我现在每年要创作几十万字的内容，每个专题我一般就只用到三本书。选书时三个人，读书时三本，调用素材时同样是三本，这是极简精读法一组神奇的数字。有一天你可能忘记了课程的全部，但也请你一定要记住这三个「三」。伍/书籍ID文件夹的两个作用我们辛苦做出来的文件夹还有两个作用：第一个作用：看每个领域数量多少，推断出这个领域生长到了多大。我们读书的数量决定了我们心目中对某件事的重视程度。这个道理和派重兵还是派小战士的道理是相通的。比如说，设计师朋友可能艺术类的书读的多，说明你在这方面投入也多。这是你的专业。我有位好朋友，是位电商号的创始人，她读过大量的现代文学著作，可能超过她读过的所有其他类别的总和。这是她的爱好，也是她获取生活智慧的资源，说明她在情感、沟通、价值观上可能更在意。第二个作用：你的排列方式，不仅能反映出你在这个领域投入过多少，也能反映出你准备投入多少。平时我们需要经常整理自己的书籍ID文件夹，把里面的顺序再按照重要性重新排列一番。如果一个领域其实很重要，但你在过去很长时间都没有花时间投入了，只有几个孤零零的「小战士」，这可能是你下一个阶段要阅读和学习的重点，你就需要尽快给这里设置「重兵把守」了。今天的课程就到这里，明天像大家介绍更神奇的分散式知识库管理法。