GMP文件系统及文件管理

文件系统及管理中国药科大学GMP实训中心2020年5月4日何小荣2学习要点GMP文件管理的概念及目的如何制定企业的文件体系制药企业标准类文件的编写制药企业记录(凭证)类文件文件的示例2020年5月4日何小荣3第一章概述第一节概论文件的定义：《辞海》对文件的解释是：①公文、信件之类。如：保管好文件。②计算机的一个专业用名词。A.若干相关的记录构成的集合。B.指磁盘、磁带或卡片存贮的内容。GMP的文件（document）又称为软件，制药企业的文件是指一切涉及药品生产、管理的书面标准和实施中记录结果。贯穿药品生产管理过程，连贯有序的系统文件称为文件系统（documentsystim）。2020年5月4日何小荣4有关文件的几个术语定义：规范（specification）:阐明要求的文件。规范可能与活动或产品有关（如产品规范，性能规范等）。指南（guideline）:阐明推荐或建议的文件。如：药品生产质量管理规范实施指南质量手册（qualitymanual）：规定组织质量管理体系的文件。2020年5月4日何小荣5质量计划（qualityplan）:规定用于某一具体情况的质量管理体系要素和资源的文件。注：要与质量策划相区分。记录（record）：阐明所有取得的结果或提供所完成活动的证据文件。注：质量记录一定要有可追溯性，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。文件管理（documentmanagement）:指包括文件的设计、制定、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程的管理活动。2020年5月4日何小荣6执行文件管理的目的：专家也是用几个英文单词来阐述的：Who谁来做？What做什么？When什么时间做？Where什么地方做？Why为什么要做？Whynot为什么不能做？How怎样做？也是质量管理的经常用的管理方法2020年5月4日何小荣7总结出来的就是：文件系统从不同的侧面规定了企业每个员工的岗位责任，规定了操作人员的操作程序；规定了物料从采购到成品形成及售后服务整个过程的要求：企业的每位员（Who）工必须知道自己应该做什么（What），怎样去做（How），什么时候做（When），在什么地方做（Where），这样做的依据是什么（WhyorWhynot），能达到什么样的结果。2020年5月4日何小荣82020年5月4日何小荣92020年5月4日何小荣10我国GMP（2010年修订）第八章文件共有34条本章的修订目的建立完善文件管理系统，保证文件的权威性、系统性建立有效文件的管理流程，维护文件的有效性文件编制要保证文件内容的适宜性、一致性设计相关配套的记录文件，保证文件的执行“有据可查”2020年5月4日何小荣11文件的具体要求：􀁹●质量标准􀁹●处方与工艺规程􀁹●批生产记录􀁹●包装记录􀁹●电子记录􀁹●文件控制要求􀁹●记录管理要求2020年5月4日何小荣122020年5月4日何小荣131、生产工艺规程、岗位操作法或标准操作规程生产工艺规程的内容包括：品名，剂型，处方，生产工艺的操作要求，物料、中间产品、成品的质量标准和技术参数及储存注意事项，物料平衡的计算方法，成品容器、包装材料的要求等。岗位操作法的内容包括：生产操作方法和要点，重点操作的复核、复查，中间产品质量标准及控制，安全和劳动保护，设维修、清洗，异常情况处理和报告，工艺卫生和环境卫生等。2020年5月4日何小荣14标准操作规程的内容包括：题目、编号、制定人及制定日期、批准人及批准日期、颁发部门、生效日期、分发部门，标题及正文。2、批生产记录批生产记录内容包括：产品名称、生产批号、生产日期、操作者、复核者的签名，有关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料平衡的计算、生产过程的控制记录及特殊问题记录。2020年5月4日何小荣151、药品的申请和审批文件；2、物料、中间产品和成品质量标准及其检验操作规程。3、产品质量稳定性考察；4、批检验记录。2020年5月4日何小荣16制订生产管理文件和质量管理文件的要求：1、文件的标题应能清楚地说明文件的性质。2、各类文件应有便于识别其文本、类别的系统编码和日期。3、文件使用的语言应确切、易懂。4、填写数据时应有足够的空格。5、文件制定、审核和批准的责任应明确，并有负责人签名。2020年5月4日何小荣17企业为什么要建立一个完整的文件系统？1、从企业管理的角度看，各类文件建立的目的是取代传统的、以口授靠回忆形式来进行管理的模式；2、是一种从人治到法治的变革。一切行为以文件为准，所有文件按照GMP标准建立，从无到有，从不完善到完善；3、建立良好的文件系统有助于对企业员工进行GMP培训，保持企业内部良好的联系，有助于GMP认证工作的进行；4、文件系统的建立和完善，促使企业实施规范化、科学化、法制化管理，促进了企业的效益。2020年5月4日何小荣18建立一套完备的文件系统，它的好处在于：①行动可否进行以文字为准；②一个行动怎样进行只有一个标准；（唯一性）③可以避免语言上的差错与误解而造成的事故；④任何行动后均有文字记录可查，为追究责任、改进工作提供了依据。（法制性）做你所写的，写你所做的，记录你所做的2020年5月4日何小荣19建立文件体系的意义：1、药品生产涉及的范围很广，但最主要的是要管好人和物。2、文件系统从不同的侧面规定了每个人的岗位责任，规定了操作人员的操作程序，规定了物料从采购到成品形成后及售后服务整个过程的详尽要求3、使企业上到负责人，下到每一操作工，知道自己应该做什么，怎样去做，什么时候在什么地方去做，这样做的依据是什么，能达到什么结果。2020年5月4日何小荣204.文件系统还制定了一旦产品出现质量问题的补救措施，可追踪责任者查清事故原因，有利于总结经验教训。5.制药企业建立完备的文件系统，不但可以避免因口头传达引起的失误，而且能使管理走上程序化、规范化，使产品质量和服务质量有了切实保证。一切行为有法律，一切行为有记录一切行为有监控，一切行为有符合2020年5月4日何小荣21第二节文件的分类标准管理标准技术标准工作标准记录记录凭证各种报告对重复性事实或概念作出的统一规定。没有规矩，不成方圆是反映实际生产活动中执行标准情况的实施结果。2020年5月4日何小荣22管理标准质量方针和质量目标机构和人员职责1、生产管理标准，含如下项目。物料管理（原辅料、半成品、中间体、包装材料、成品等）生产工序管理（包括无菌、特殊药品生产工序等）；设备、器具管理；人员操作管理（包括人员培训等）。2020年5月4日何小荣232、卫生管理，含如下项目。厂房、设备、设施卫生管理；操作人员卫生管理。3、质量管理，含下列项目。取样管理（原辅料、半成品、中间体、包装材料，成品等）；质量检验结果评论方法。4、验证管理，含下列项目。验证工作基本程序；再验证管理。2020年5月4日何小荣24技术标准是指在药品生产技术活动中，由国家有关部门及企业颁布和指定的技术规范、准则、规定、办法、规格标准、规程和程序等书面要求。例如：产品质量标准、产品生产工艺规程和质量检验规程等。产品工艺规程。质量标准（原辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品等）。其他（检验操作规程等）。2020年5月4日何小荣25工作标准是指企业内部对每一项独立的生产或管理活动所指定的规定、标准程序等书面要求，或以人或人群的工作为对象，对其工作范围、职责权限以及工作内容考核所规定的标准、程序等书面要求。例如：各种岗位操作规程、标准操作规程（SOP）等等。岗位责任制。岗位操作法（包括岗位SOP）。其他SOP，如设备校验、清洁，人员更衣、环境监测等。2020年5月4日何小荣26记录类文件主要是阐明结果或证据的文件。例如：岗位操作记录、批生产记录、产品留样检验记录；表示物料、设备状态的单、证、卡、牌等证明文件；药品申请报告、各种工作报告、产品质量分析报告等等。凭证是表示物料、物件、设备、房间等状态的单、证、卡、牌等，如产品合格证、半成品交接单等。2020年5月4日何小荣271、生产管理记录物料管理记录。批生产记录（包括岗位操作记录）。批包装记录。2、质量管理记录批质量检验记录（包括留样观察等）。其他记录（包括质量申诉、用户访问、退货记录、稳定性试验记录、自检记录等）。3、监测、维修、校验使用记录厂房。设备（包括仪器、仪表等）。设施。4、销售记录5、验证记录2020年5月4日何小荣282020年5月4日何小荣29第三节文件的格式1、文件必须是经正式打印的正式文件，不得使用手抄。2、文件应有统一的格式，并制定成制度文件。今后新起草和修订文件时必须服从。①表头、基本格式；②版面设计、页眉、页脚；③标题、正文的字体、字号、字行间距等全部要求。2020年5月4日何小荣30文件名称编号编制者审核者批准者编制日期审核日期批准日期编制依据《药品生产质量管理规范》98年版版本号颁发部门制作备份分发部门实施日期目的：范围：责任：内容：示例2020年5月4日何小荣31第四节文件的编码1、编码的原则1）系统性：统一分类和编码，最好是按照文件系统来建立编码系统。2）准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一但文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。3）可追踪性：制订编码系统规定时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。2020年5月4日何小荣324）识别性：制定编码系统规定时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。5）稳定性：文件编码系统一但确定，不可轻易变动。6）相关一致性：文件一但经过修订，必须给予修订号，使修订文件有新的编码，同时对其相关文件中出现的该文件编码进行修订。7）发展性：制订编码系统规定时，要考虑企业将来的发展及管理手段的改进。2020年5月4日何小荣332．文件编码系统文件编码由四个部分组成：文件类别------部门-------流水号-------版本号。xxxxxxxxx部门┄┄文件类别┄┄流水号┄┄版本号。xxxxxxxxx2）每一部分由各自相应的字母或数字代替。3）字母、数字的位数根据企业自身情况而定。2020年5月4日何小荣34文件起草部门代码表举例部门代码部门代码生产部01销售部05质量保证部02人力资源部06设备部03行政部07供应部04办公室082020年5月4日何小荣35文件类别代码表举例文件类别代码文件类别代码文件WJ验证YZ机构人员JG生产管理SC厂房与设施CF质量管理ZL设备SB销售XS物料WL投诉不良反应TS卫生WS自检ZJ2020年5月4日何小荣36例如、TS-QS-1-06-00TS表示技术标准类型QS表示质量标准类别1表示原料质量标准细分类06表示顺序号00表示新文件（未修订过的）2020年5月4日何小荣37文件编码风格一文件编码风格二第二章文件的制订2020年5月4日何小荣392020年5月4日何小荣402020年5月4日何小荣41第一百五十三条文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。第一百五十四条文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。第一百五十五条文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。2020年5月4日何小荣42一、制定机构在正常情况下，一般由文件颁发部门制订文件，必要时，可由质量管理部门协助制定。如果需要按照GMP要求制定或修订较大量的文件时，可组建一个文件制定小组，该小组由总工程师或主管质量的企业负责人负责，某一部门牵头，各有关部门组成。2020年5月4日何小荣43二、参与文件制定人员的要求1、起草人员（1）要经GMP学习和培训，了解、掌握GMP的要求。（2）要能熟悉本专业的技术和管理，实践经验丰富。（3）要掌握文件撰写基本要求。2020年5月4日何小荣442、审核人员（1）经GMP学习和培训，掌握、熟悉GMP的要求。（2）熟悉本专业的技术要求和管理要求，敢于管理、善于协调。（3）掌握文件制定的要求。（4）有能力对文件的内