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规范档案管理服务企业发展--安彩高科综合档案室档案及企业档案定义档案管理的目的档案管理原则档案管理流程前言档案：国家机构、社会组织、企事业单位和个人在政治、经济、科技、文化等社会实践活动中直接形成的具有使用价值的历史记录材料。反映社会的科学技术、生产建设和各项工作活动、民俗活动的历史真实面貌。中国古代有甲骨、金文、石刻、竹简等的档案。现代档案，按内容和性质，有文书档案、科技档案、人事档案、会计档案和其他各类专门性档案；按形式，有文件、电报、书信、手稿、报表、图纸、照片、影片、录音带、录像带等。档案定义企业档案：指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。档案定义档案由文件转化而来，文件办理完毕，经过鉴定、整理、归档后形成档案。文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案定义档案与文件的区别管理和技术经验的积累历史记录和依据安全保密方便查阅，有效利用档案管理目的收集齐全分类合理立卷科学归档及时保管安全使用方便档案管理原则档案管理流程主要环节收集鉴定分类归档保管利用必须是办理完毕的或工程竣工的材料有参考利用价值的资料档案管理流程（一）收集收集哪一类档案管理流程（一）收集----范围1企业管理文件材料2企业其他文件材料3企业科技文件材料企业管理性文件主要是指企业在研发、生产、服务、经营和管理过程中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的记录，包含党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理方面文件材料。档案管理流程（一）收集----企业管理性文件材料的形成1、党群工作文件党务、组织、宣传、纪检与监察、工会工作、共青团工作及协会工作等。2、行政管理方面（1）行政事务：企业综合性行政事务，厂务会议，经理办公室工作，文秘工作，机要保密工作等。（2）治安保卫：厂区安全保卫工作，消防工作记录，刑事案件审理，人防工作等。（3）审计工作：年度审计报告，各专项审计工作等。档案管理流程（4）人事管理：干部管理、工人招聘、录用、调配工作，企业劳务工作等。（5）文化教育与医疗卫生：职工教育、培训计划；卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。（6）后勤福利：职工生活福利，食堂，商店，职工住房、第三产业等。（7）外事活动：企业涉外活动，包括出国审批材料、外事接待计划等。3、经营管理方面（1）资产投资经营（2）经营决策（3）计划统计（4）物资管理（5）财务管理（6）产品销售（7）企业管理（8）经济纠纷档案管理流程4、生产技术管理方面（1）生产组织（2）质量管理（3）科技管理（4）设备管理（5）能源管理（6）安全管理（7）环境保护（8）计量工作（9）信息化管理档案管理流程科技文件材料的含义：科技文件材料是企业在科学研究、技术创新、生产、工程建设、设计施工等科技活动过程中形成的具有保存价值、查考利用的文字、图纸、图表、数据、声像、光盘等各种形式记载的历史记录。内容包括产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类四类。档案管理流程（一）收集----科技文件材料的形成1、产品工艺文件材料（1）产品技术参数、产品规格书、特定技术条件文件（2）产品设计图纸（3）生产工艺操作文件（4）产品包装箱图纸、操作文件（5）模具加工工艺操作，模具维修、保养、测量和整备说明书（6）生产线计算机操作工艺文件（7）产品检验和各种量规技术文件（8）设备维修文件档案管理流程2、科研类文件材料（1）发明创造项目的全部科技文件材料（2）重要科技成果项目的全部科技文件（3）重要技术革新、技术改革项目的全部科技文件（4）科研、生产及基建等科学管理总结、论文等方面的技术文件（5）研究过程中收集的资料集阶段性研究文件（6）出国实习人员带回的技术文件和撰写的实习报告（7）各种技术交流会议具有保存价值的材料档案管理流程3、基建技术文件材料（1）可行性研究报告（2）设计任务、委托设计合同、协议及有关文件（3）初步设计、最终设计（4）项目概算、预算和决算等（5）施工过程中形成的技术材料（施工方案、设计变更单、施工记录、工程质量、交工验收报告等）（6）工程验收技术文件（工程验收总结报告、工程签订书、竣工图、照片等）（7）工厂新建、改建、扩建的全套技术文件档案管理流程4、设备仪器类文件材料（1）设备成套图纸（2）安装、调试、验收记录、总结报告等文件材料（3）设备仪器操作规程、管理标准、条例等（4）设备仪器订购协议、合同等（5）引进设备仪器谈判记录、纪要等（6）设备台账、历次修改补充的图纸、说明及更新、报废材料（7）重大事故分析调查处理材料（8）随机文件（装箱单、合格证、配件目录（图册）、使用说明书、维修手册、安装手册、操作规程、基础图、安装图等）（9）设备运行、检修记录，年检材料档案管理流程1、会计文件材料企业会计工作产生的文件材料主要有：会计凭证、账薄、财务报表及其他财务核算材料。2、企业干部职工档案材料职工档案是指企业劳动、人事部门在招用、调配、培训、考核、奖惩和任用等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料。主要分为：干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案四大部分。3、企业声像材料企业在日常生活中，形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带、影片、图片、绘画以及有关的文字说明等载体材料。档案管理流程（一）收集----企业其他文件材料的形成收集方法上要注意两点档案管理流程第一点是注意平时收集，即平时将某次会议或处理某件事、解决某个问题所形成的文字材料收集起来；第二点是注意年终收集，即年终要把本部门记录的、作了登记的全部文件材料收集起来。档案管理流程档案员要重新审查其价值性确定哪些材料有保存价值，应该归档对不需归档的文件要进行剔除档案管理流程（二）鉴定1、文书档案：公司管理过程中产生的有保存价值的内、外部文件。如会议纪要、董事会文件、通知、管理制度、通报、项目策划与年度计划文件以及政府机关的批文、文件和专题会议纪要等。2、财务档案：公司经济活动中产生的会计凭证、账簿和财务报告等具有保存价值的会计核算专业材料。3、人事档案：公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。4、基建档案：以竣工图为核心的在工程建设过程中形成的专业文件材料。档案管理流程（二）鉴定----应当归档的5、销售档案：公司经营销售过程中产生的具有保留和存查价值的历史记录，如合同、客户档案、市场调研资料、宣传资料等。6、技术研发档案：设计文件、设备资料、试验的原始记录、技术鉴定材料、成果验收等。7、生产类：生产、维修记录、年报、原材料资料、检测报告等。8、声像档案9、对外业务合同档案管理流程1、上级机关、政府单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位人员的文件材料，供工作参考的抄件等。2、企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料。档案管理流程（二）鉴定----不应归档的年度：2009、2010、2011、2012..保管期限：永久、30年、10年内容：文书、科研、基建..保密程度：秘密、机密、绝密档案管理流程（三）分类凡属单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。档案管理流程（四）归档归档时间档案管理流程（四）归档—归档时间文书档案一般在形成的次年一季度归档会计档案在会计年度终了后，延期一年归档声像档案在洗印、录制完毕后立即归档产品档案在产品定型鉴定后立即归档基建档案在工程竣工验收后三个月内归档设备仪器档案在开箱验收后立即归档各种案件材料在结案的次年一季度归档科研档案在科研项目鉴定会立即归档，分阶段进行的可分阶段归档实物档案锦旗、奖杯、证书等在部门保存一年后向公司综合档案室移交（1）归档文件材料要按归档（6）移交档案要编制移交目录一式时间及时整理归档，做到两份，交接双方核实后签字，加盖公章，准确、齐全、完整一份交移交单位，一份交接收部门归档（2）各类文件材料一般（5）归档材料要原件，不能以归档一式一份，公司复印件代替；联合办理的文件，发文归档两份，重原件由主办部门整理归档，其他大基建项目竣工档案单位保存复制件或其他形式的副本归档一式三份（3）照片、底片与文字说明（4）归档文件材料要字迹工整、一块归档，录音、录像与文字色素耐久，禁止用铅笔、圆珠笔、说明一块归档彩笔、纯蓝墨水书写档案管理流程归档要求