工程项目物料采购工作流程及准则

工程项目物料采购流程及工作准则2012年11月广州顶新时代电子系统科技有限公司文档信息说明版本修订日期执行日期修订说明审批人1.0.02012-11-272012-12-5初稿李小兵1.12013-9-2增加时间要求关于工程项目物料采购流程及工作准则工程部项目经理接到工程后，应提前做好工程计划预算，并交到财务部对该工程进行成本预算审核，财务部审核完后将所需物料整理清单交储运部。储运部接到清单后核对仓库现有库存，如有缺货情况应立即反馈采购部，并将工程部门所需的设备、材料采购清单提交到采购部，由采购部按照相关采购流程统一购买。工程部、仓管及采购部的工作应遵循以下原则：（以下流程延迟半天扣绩效考评10分，一天扣绩效考评20分）一、工程部项目经理收到工程后要按工程需要做好工程预算，做预算必须谨慎，做好成本控制，不允许错购或过度夸大地计算物料。如有错购或夸大物料用量导致浪费公司资源或公司损失的扣除项目经理该工程绩效考评1-3%。二、工程部项目经理必须提前7天以上以电子邮件形式向财务部提交预算。二、财务部在收到预算后1天内完成预算审核，如有问题要及时向项目经理沟通和反应，如审核通过就以邮件形式将需求清单给储运部。三、储运部在收到需求清单后1小时内将仓库欠缺的物质制作成采购单，以邮件的形式交给采购部，进行采购。四、采购部在收到采购单后要1天内完成以下请款程序：1、将采购单给项目经理签名确认并告知缺货物质内容。2、把采购单内容填写请款单给李总签名确认购买3、把签名后的请款单给财务拨款。五、采购回来的货品必须先进仓，得到入仓单才能使用。（入仓单只能由储运部主管填写才有效）1、如需直发货品到外地的，谁发货谁负责发邮件通知项目经理和当地负责人。2、当地负责人必须在一周内无论有没有收到货物都必须给储运部回复。六、采购后要凭有效发票和入仓单才可以抵消之前的请款或报销。七、若工程部急需物料但又暂时未能落实物料所需数量，储运部可按基本数量先提单给采购部，待数量确定后再补足数量，提交清单给采购。八、工程部人员要领物资，必须由项目经理提前知会储运部做好物资准备，再由工程部人员去领取，以免浪费工程人员等候的时间。如项目经理没有提前通知储运的的扣绩效考评5分/次。九、采购部不接受任何人以口头形式的下单，标准下单形式以纸质文件及邮件为主，只有紧急情况下才可以短信形式下单，但仍需后补纸质文件给储运部。十、储运部应定期自检目前工程部所提交的清单数量及清单中缺货、到货情况，并且每日根据两日内须完成的项目清单对采购部进行催办。若采购部在规定时间仍未办齐项目工程所需货物，储运部需即时向总经办上报，并通知该项目工程负责人。十一、采购部应清晰储运部提交的采购清单数量，落实到货日期后应尽快反馈储运部。十二、在物料未进仓之前，仓管有责任提醒、敦促采购部尽快将货物办齐，避免拖慢工程部进度。十三、如遇特殊情况，工程部、仓管部、采购部不能达成共识或有无法解决的问题，可向总经办汇报，由总经理处理。质检部门将不定期对工程部、仓管及采购部的工作进行监督、检查。各部门需要及时配合质检部门的检查工作，包括提供各类文件、单据。以上内容本人已知悉并签名确认工程部工程部仓管部采购部