word2010基础教程修改

第1章Word2010文档处理12020年5月6日4时36分主要内容认识Word20101.1Word2010基本操作1.2编辑文档1.321.5长文档的编辑和管理美化文档1.42020年5月6日4时36分主要内容文档的修订与共享1.6使用邮件合并技术批量处理文档1.7应用案例1.832020年5月6日4时36分第1章Word2010文档处理Word2010是Microsoft公司开发的Office2010办公组件之一，主要用于文字处理工作。MicrosoftWord2010提供了世界上最出色的功能，其增强后的功能可创建专业水准的文档，可以更加轻松地与他人协同工作并可在任何地点访问文件。Word是目前应用很普及的文档处理及编辑软件。其主要特点：界面友好，使用方便直观（即：直观的操作界面），具有“所见即所得”的特点，使用Word软件可以和其他多种软件进行信息交换（即：超强兼容性），具有强大的制表功能，可以进行文字、图形、图像、声音、动画等综合文档编辑排版，编辑出图文声并茂的文档。2020年5月6日4时36分1.1认识Word2010为了使用户更加容易的按照日常事务处理的流程和方式操作软件功能，Office2010应用程序提供了一套以工作成果为向导的用户界面，让用户可以更高效的方式完成日常工作。全新的用户界面覆盖了所有的Office2010的组件，包括Word2010、Excel2010、PowerPoint2010等。2020年5月6日4时36分1.1.1功能区与选项卡在Word2010中，传统的菜单和工具栏已被功能区所代替。功能区是一种全新的设计，它以选项卡的方式对命令进行分组和显示。同时，功能区上的选项卡在排序方式上与用户所要完成任务的顺序相一致，并且选项卡中命令的组合方式更加直观，大大提升应用程序的可操作性。功能区显示的内容并不是一成不变的，Office2010会根据应用程序窗口的宽度自动调整在功能区中显示的内容。当功能区较窄时，一些图标会相对缩小以节省空间，如果功能区进一步变窄，则某些命令分组就会只显示图标。2020年5月6日4时36分1.1.2上下文选项卡有些选项卡只有在编辑、处理某些特定对象时候才会在功能区中显示出来，以供用户使用。上下文选项卡仅在需要时显示，从而使用户能够更加轻松地根据真正进行的操作来获取和使用所需要的命令。这种工具不仅智能、灵活，同时也保证了用户整洁性。2020年5月6日4时36分1.1.3实时预览当用户将鼠标指针移动到相关的选项后，实时预览功能就会将指针所指的选项应用到当前所编辑的文档中来。这些全新的、动态的功能可以提高布局设置、编辑和格式化操作的执行效率，因此用户只需花费很少的时间就能获得较好的效果。2020年5月6日4时36分1.1.4增强的屏幕提示全新的用户界面在很大程度上提升了访问命令和工具相关的信息的效率。同时，Ofiice2010还提供了比以往版本显示面积更大。容纳信息更多的屏幕提示。这些屏幕提示还可以直接从某个命令的显示位置快速访问其相关帮助信息。当将鼠标移至某个命令时，就会弹出相应的屏幕提示，它所提供的信息对于想快速了解该功能的用户往往已经足够了。如果用户想获得更加详细的信息，可以利用该功能提供的相关辅助信息的链接（这种链接已被置入用户界面当中），直接从当前命令对其进行访问，而不必打开帮主窗口进行搜索。2020年5月6日4时36分1.1.5快速访问工具栏有些命令使用的相当频繁，例如保存、撤销等命令。此时就希望无论目前处于哪个选项卡下，用户都能够方便地执行这些命令，这就是快速访问工具栏的意义。快速访问工具栏位于Ofiice2010个应用程序标题栏的左侧，默认状态只包含了保存、撤销等三个基本的常用命令，用户可以根据自己的需要把一些常用命令添加到其中，以方便使用。2020年5月6日4时36分1.1.6后台视图如果说Office2010功能区中包含了用于在文档中工作的命令集，那么0ffice后台视图则是用于对文档后应用程序执行操作的命令集。在0ffice2010应用程序中单击“文件”选项卡，即可查看Office后台视图。后台视图中可以管理文档和有关文档的相关数据。2020年5月6日4时36分1.1.7自定义office功能区Office2010根据多数用户的操作习惯确定功能区中选项卡以及命令的分布，然而这可能依然不能满足各种不同的使用需求。因此，用户可以根据自己使用习惯自定义Office2010应用程序的功能区，操作步骤：（1）在功能区空白处单击鼠标右键，执行“自定义功能区”命令。（2）打开“Word选项“对话框，并自动定位在”自定义功能区“选项中。此时用户可以在该对话框右侧区域中单击”新建选项卡“或”新建组”按钮，创建所需要的选项卡或命令组，并将相关的命令添加其中即可，如图1.1所示。设置完成后单击“确定”按钮。2020年5月6日4时36分2020年5月6日4时36分1.2Word2010基本操作1.2.1Word的启动和退出启动和关闭Word20101．使用“开始”菜单启动Word20102在桌面创建Word2010快捷图标，双击快捷图标3.单击【开始】选择【运行】命令，在【打开】对话框中输入【winWord】后【确定】按钮。4．使用文档启动Word201014Word2010工作窗口2020年5月6日4时36分1.2.1Word2010的退出1）单击Word2010【文件】，选择【退出】2）保存后，在Word标题栏上，按【关闭】按钮。3）单击标题栏左上角【控制选项卡】，弹出的选项卡选中【关闭】命令。4）双击【控制选项卡】图标。5）按键盘【Alt+F4】组合键。2020年5月6日4时36分1.2.2新建Word文档(1)创建空白的新文档在Word程序中单击【文件】，在打开的后台视图中执行“新建”命令。（2）利用模板创建文档在Word程序中单击“文件”，在打开的后台视图中后执行“新建”命令。2020年5月6日4时36分新建文档方法2直接单击“自定义快速访问工具栏”2020年5月6日4时36分1.2.3Word2010窗口组成181快速访问工具栏2菜单按钮3选项标签4功能区6视图按钮5状态栏文档编辑区7标题栏191.2.4文档的保存1.文档的保存1)保存新建文档保存文档的常用方法有如下几种：：方法一：单击标题栏“保存”按钮。方法二：执行“文件/保存”命令。方法三：按快捷键Ctrl+S。文档的保存和保护202)保存已有的文档对已有的文件打开和修改后，同样可用上述方法将修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框。提示：输入或编辑一个大文档时，最好随时作保存文档的操作，以免计算机的意外故障引起文档内容的丢失。213)用另一文档名保存文档执行“文件/另存为”命令可以把一个正在编辑的文档以另一个不同的名字保存起来，而原来的文件依然存在。例如：当前正在编辑的文档名为File.docx，如果既想保存原来的文档File.docx，又想把编辑修改后的文档另存一个名为NewFile.docx的文档，那么就可以使用“另存为”命令。执行“另存为”命令后，会打开如图3-11所示的“另存为”对话框。其后的操作与保存新建文档一样。2020年5月6日4时36分4）为保存文档设置密码打开需要设置密码的文档单击“另存为”对话框“工具”，执行“常规选项”，打开“打开文件时的密码”文本框和“修改文件时密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮后出现“确认密码”。输入确认密码即可。2020年5月6日4时36分5）自动保存文档自动保存文档在一定时间内保存一次。防止意外关机丢失文档。（1）单击“文件”，打开视图执行“选项”命令。（2）打开“Word选项”，切换到“保存”。（3）在“保存文档”中，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并指定具体分钟数。默认自动保存的是时间间隔是10提示。（4）最后单击“确定”，自动保存文档设置完毕。2020年5月6日4时36分1.3编辑文档1.3.1输入文本创建新的文档后，在文本编辑区域中出现一个闪烁的光标，它表明了目前文档的输入位置，用户可由此开始输入文档内容。1.3.2选择文本1.在文本上拖动①选定所要移动的文本；②将“I”形鼠标指针移到所选定的文本区，使其变成指向左上角的箭头；③按住鼠标左键，此时鼠标指针下方增加一个灰色的矩形，并在箭头处出现一虚竖线段（即插入点），它表明文本要插入的新位置；④拖动鼠标指针前的虚插入点到文本拟要移动到的新位置上并松开鼠标左键，这样就完成了文本的移动。2020年5月6日4时36分2.选定某个单词或词组将鼠标指针定位单词或词组，双击选中。3.选定一行4.选定多行5.选定多个不连续的区域鼠标拖动的同时按住【Ctrl】键6.选定连续的多个区域按住Shift键同时单击起始和结束位置，可选中该区域。7.选定一个段落8.选定一个段落9.选定矩形块10.取消选定的文本。2020年5月6日4时36分1.3.3复制与粘贴文本1）通过键盘复制文本2）通过命令操作复制文本（1）在文档中，选中要复制的文本（2）在“开始”，单击“剪贴板”中”复制“。（3）将鼠标指针移动到目标位置。（4）在“开始”中“剪贴板”中，单击“粘贴”，进行粘贴。3）格式复制选中已经设置好格式的文本，然后在“开始”单击“剪贴板”选“格式刷”。最后，当鼠标指针变为带有小刷子的形状时，选中要应用的目标文本。（4）选择性粘贴2020年5月6日4时36分1.3.4移动与删除文本1)移动文本（1）选择要移动的文本；将鼠标指针放在被选定的文本上，此时按住鼠标左键同时鼠标箭头的尾部会有一个小方框，拖动到新的插入文本的位置；释放鼠标左键，被选取的文本就会移动到新的位置。（2）选定要移动的文本；在“开始”中“剪切”选择“剪切”命令；移动插入点到所需位置，执行粘贴操作。2020年5月6日4时36分2)删除文本删除一个字符或汉字的最简单的方法是：将插入点移到此字符或汉字的左边，然后按Delete键；或者将插入点移到此字符或汉字的右边，然后按Backspace键。删除几行或一大块文本的快速方法是：首先选定要删除的这块文本，然后按Delete键。如果删除之后想恢复所删除的文本，那么只要单击自定义快速访问工具栏的“撤销”按钮即可。2020年5月6日4时36分1.3.5文本撤销、恢复和重复操作如果不小心删除了一段不该删除的文本，可通过单击“自定义快速访问工具栏”中的“撤销”按钮。把刚刚删除的内容恢复过来。如果又要删除该段文本，则可以单击“自定义快速访问工具栏”中的“恢复”按钮。（快捷键方式看书上所介绍）另外，要重复上一次操作可按【Ctrl+Y】组合键或【F4】。301.3.6.查找与替换1)常规查找文本（1）单击“开始/编辑/替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。（2）单击“查找”选项卡，得到如图1.11所示的“查找和替换”对话框。在“查找内容”一栏中键入要查找的文本（如键入“文本”一词）。图1.11“查找和替换”对话框的“查找”选项卡31（3）单击“查找下一处”按钮开始查找。当查找到“文本”一词后，就将该文本移入到窗口工作区内，并反白显示所找到的文本。（4）单击【下一处】继续查找；不断单击，知道文档结束（5）如果查找更高要求，例如字符等，可单击【开始】中【更多】。（6）查找完毕，单击【取消】或【ESC】关闭对话框323)替换文本（1）单击“开始/编辑/替换”按钮，打开“查找和替换”对话框，并单击“替换”选项卡，得到如图1.12所示的“查找和替换”对话框的“替换”选项卡窗口。此对话框中比“查找”选项卡的对话框多了一个“替换为”列表框。图1.12“查找和替换”对话框的“替换”选项卡33（2）在“查找内容”列表框中键入要查找的内容，例如，键入“计算机”。（3）在“替换为”列表框中键入要替换的内容，例如，键入“电脑”。（4）在输入要查找和需要替换的文本和格式后，根据情况单击替换按钮，或全部替换按钮，或查找下一处按钮。(5)如果此处不需要替换，单击【查找下一处】；（6）如果要将所查