机关公文写作培训班讲义(精要)

机关实用文书写作讲座美国青年杰克•奥布赖恩记载的两周活动内容:1.在网上拟写一份“星期日不休息”的广告,给当地报社2.写一份招工启事3.亲自为顾客填写保险估价单,并分析原因4.填写“年估计收入”比前一年降低的缘故5.为购买一个月的猎枪枪托上出现断裂的事,给函购公司写抗议信,详细描写质量现状6.替帐单过期的顾客写收款信7.作为“小联盟”队的教练,发函给市政厅,要求把丹曼运动场辟为练习场地8.发电子贺卡给正在上学的弟弟,并详细介绍自己企业的情况第一讲国家机关法定公文公文改革的重大举措——解读《国家行政机关公文处理办法》行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（13种）编号：006绝密★一年特急××省人民政府文件×发[2009]1号关于×××××××××的通知×××××：×××××××××××××××。附件：×××××××省人民政府（印）二00九年×月×日（此件发至××级)主题词：××××××抄送：××、×××、××。一、公文的格式眉首行文部分版记××××局文件×发[2009]1号关于发放冬季职工取暖补贴的请示××××：×××××××××××××××。××××局（印）二00九年×月×日（联系人：××，联系电话：××)主题词：××××请示抄送：××、×××、××。签发人：×××眉首行文部分版记上行文：编号：006中共××省委文件×委发[2009]1号关于×××××××××的决定各地、市、县委：×××××××××××××××。附件：×××××中共××省委（印）二00九年×月×日（此件发至××级)主题词：××××××抄送：××、×××、××。★[绝密]（一）公文的标题公文的标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关，并准确标示公文种类。发文机关、事由、文种是公文标题的三个基本要素沈阳市人民政府关于加强大型活动安全管理工作的通知发文机关事由文种完全性标题：省略性标题：1.省略发文机关：关于购置专用电脑并配备外部宽带的请示2.省略事由：沈阳市人民政府公告（命令、公告、通告）3.以文种为题:(命令、公告、通告、会议纪要)国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令××空管局局长办公会议纪要｛特殊形式拟制公文标题应注意的几个问题：1.事由不准确关于公汽公司欠交税金的请示解决关于下达一九××年度防洪保安资金征收任务的通知关于征收19××年度防洪保安资金的通知例1：关于做好春节期间值班和有关工作的通知例2：关于开展扶贫救灾工作的请示报告××研究所关于研发新产品缺少资金的请示××研究所关于研发新产品需要资金支持的请示××1.事由不准确《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》文种已含“请求”、“申请”之意《关于表扬营业员×××同志的通报》《关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报》拟制公文标题应注意的几个问题：国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令2.标点的错用××市人民政府关于发布《关于加快城区住房制度改革的意见》的通知××县工商局关于发布“××县农村集贸市场管理暂行办法”的通知××市人民政府发布关于加快城区住房制度改革意见的通知××县工商局关于发布《××县农村集贸市场管理暂行办法》的通知使用标点的几种特殊情况：关于调整因公临时出国（境）审批管理职能的通知关于表彰××公路二期工程建设建功立业竞赛活动先进集体、先进个人的决定关于加大对“私渡”和非法载客船打击力度的通知3.文种的错用1.关于提高粮食销售价格的通知(决定)2.关于解决××水库超标运行及副坝溢洪造成损失问题的报告(请示)3.关于追加2008年度办公经费的请示(函)（行文对象为财政局）4.关于进一步加强涉及农民负担收费管理的报告(意见)5.××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知××大学关于严格教学秩序的意见(二)主题词主题词是代表公文内容特征,标示公文归属类别和文种的关键性词语。关于调整煤炭价格的通知煤炭调价通知类别词1—2个内容词1—3个文种关于发放职工冬季取暖补贴的请示××局：根据××市政府《××市职工采暖费补贴办法》，从2007年起，××市职工的住房采暖费将实行“暗补变明补”形式，单独列项以补贴形式随职工工资发给个人。为维持地区平衡和职工思想稳定，我局拟参照××地区××系统各单位的做法，对职工个人发放取暖补贴，预计2007年取暖补贴发放金额为××万元。妥否，请批示。附件（略）二00七年十一月一日主题词：发放冬季取暖补贴请示（三）公文正文结构基本式——三分式形式内容方式开头:陈述情况(事实)的开头–提出问题--分析问题--解决问题交代目的(主旨)的开头–“为了……”阐发意义的开头–阐发行文原由和目的引叙来文的开头–通常是简要引叙请示(请求)的事项,以说明就什么问题作出的批复和复函表明批复和复函态度的开头－－批复中的同意或不同意的表态必须在开头部分就有相应的内容设置说明行文依据的开头－常用“根据”、“按照”、“遵照”等词语领起下文,说明行文的依据（三）公文正文结构基本式——三分式形式内容方式主体--怎样做（提出实施的要求和措施）要求：政策性要求、原则性要求、具体性要求执行性要求措施：规定性措施、控制性措施、制裁性措施结尾--要求或希望（号召与鼓励、执行要求、公文惯用语）1.正文引用公文问题“你行《关于调整货币政策委员会及任免的请示》（银发[2000]13号）收悉”拟制公文正文应注意的主要问题：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”2.结构层次序数标注不当一、（一）1.（1）全文只有两个层次时：一、（一）一、1.全文只有一个层次时：一、1.3.词语使用不当问题（1）不符合语境追议（2）口语化词语挑选（3）修饰性词语岌岌可危4.逻辑问题并列使用相容关系的概念，导致表达不准确如有违反财务纪律、制度和规定，情节严重的可以不给分乱用或误用词语，造成表达不明自从采取经济手段和行政办法制裁了严重违犯劳动纪律的人之后，厂内劳动纪律迅速得到加强。概念间的逻辑顺序排列不当，致使表达失准领导干部要开动脑筋，解放思想，解决新问题，研究新情况。（1）使用概念方面4.逻辑问题（2）使用命题方面命题的量项不准，影响了句子的准确性对一些违反本通告的机动车辆驾驶员要给以适当的罚款处理缺少关系项，导致句子意思不完整以上意见如无不妥，请批转。？忽略命题的穷尽要素，造成句子内容失真这个厂的领导与群众矛盾相当尖锐，不是干部以权谋私，搞不正之风，就是群众乱闹意见，抵制领导，搞自由化。5.选择性内容的设定（不确定因素）正文内容中涉及选择性内容时，其选项必须是:1.或者甲或者乙2.甲、乙…选择其中任何一个均可（一般应表述出倾向性意见）前提——所有的选项都必须是确定的二、通知通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。（一）通知的特点1.广泛性—一是内容的广泛性，二是使用单位的广泛性，三是受文对象的广泛性2.使用频率高—使用频率在13种公文中最高3.种类多—按内容和作用划分,可分为执行性（指示性）通知、事务性通知、告知性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、会议通知、任免通知等。13种公文中自身可分出种类最多。4.时效性—一是时间期限,二是通知本身时效力的长短（二）通知的写作（执行性通知）上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示，要求下级机关执行时使用的通知。—下行标题—完全性标题或省略发文机关的标题关于做好2005年普通高中招收择校生工作的通知(执行性)关于加强大型活动安全管理工作的通知(指示性)要标注主送机关:中心各部、室：（二）通知的写作（执行性通知）上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示，要求下级机关执行时使用的通知。—下行标题—完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关正文行文依据—制发通知的依据。即通知什么，为什么通知为贯彻……落实……，进一步……，××决定……。现将有关事宜通知如下：（过渡语）（二）通知的写作（执行性通知）上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示，要求下级机关执行时使用的通知。—下行标题—完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关正文行文依据—制发通知的依据。即通知什么，为什么通知事项—工作任务（指导原则或思想）、具体措施和方法（提出执行要求）。—一般采用分条列项结构方式一、指导思想二、实施办法：招生计划、填报志愿、录取、照顾录取办法、收费标准三、工作要求（执行要求）（二）通知的写作（执行性通知）上级机关对某一事项作出规定或对处理某一问题作出具体指示，要求下级机关执行时使用的通知。—下行标题—完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关正文行文依据—制发通知的依据。即通知什么，为什么通知事项—工作任务（指导原则或思想）、具体措施和方法（提出执行要求）。—一般采用分条列项结构方式执行要求—贯彻执行通知事项的希望和要求（可列入“事项”中）（三）通知的写作（事务性通知）用来安排日常具体事务的通知。或者要求下级机关办理有关事项，或者要求有关单位协助具体执行。标题—完全性标题或省略发文机关的标题关于进一步做好“市长信箱”来信办理工作的通知国务院办公厅关于《中华人民共和国信托法》公布实施后有关问题的通知要标注主送机关各区、县（市）人民政府，市政府各部门：（三）通知的写作（事务性通知）用来安排日常具体事务的通知。或者要求下级机关办理有关事项，或者要求有关单位协助具体执行。标题—完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关正文原由—阐明发文的依据和原因（事务性通知的内容为日常事务性工作，原由不必做过多的解释）为……，为……，现就×××工作的有关事宜通知如下：（三）通知的写作（事务性通知）用来安排日常具体事务的通知。或者要求下级机关办理有关事项，或者要求有关单位协助具体执行。标题—完全性标题或省略发文机关的标题要标注主送机关正文原由—阐明发文的依据和原因（事务性通知的内容为日常事务性工作，原由不必做过多的解释）事项—工作安排的具体内容，包括工作的程序、日程、要求等—一般采用分条列项的结构方式结语—以习惯用语“特此通知”做结语—也可省略（四）通知的写作（会议通知）会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员。标题—以省略发文机关的标题为主关于召开2008年上半年生产会议的通知关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知要标注主送机关：根据会议内容确定（四）通知的写作（会议通知）会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员。标题—以省略发文机关的标题为主要标注主送机关：根据会议内容确定正文（要素化）缘由—召开会议的依据、目的、会议主要内容、会议的组织单位、中心议题、会议名称、召开会议的时间、地点等为贯彻……，传达……，部署……，……决定，于×月×日在××（地点）召开……会议。现将有关事项（事宜）通知如下：（四）通知的写作（会议通知）会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员。标题—以省略发文机关的标题为主要标注主送机关：根据会议内容确定正文（要素化）缘由—召开会议的依据、目的、会议主要内容、会议的组织单位、中心议题、会议名称、召开会议的时间、地点等事项—会议具体内容，包括会议名称、中心议题，会议召开、报到的时间，会期，地点，参加人员，注意事项等必备的要素一、出席会议人员二、会议时间、地点三、其他事项（四）通知的写作（会议通知）会议通知专门用于为召开会议告知有关单位或人员。标题—以省略发文机关的标题为主要标注主送机关：根据会议内容确定正文（要素化）缘由—召开会议的依据、目的、会议主要内容、会议的组织单位、中心议题、会议名称、召开会议的时间、地点等事项—会议具体内容，包括会议名称、中心议题，会议召开、报到的时间，会期，地点，参加人员，注意事项等必备的要素执行要求—一、出席会议人员二、会议时间、地点三、其他事项（五）通知的写作（印发、批转、转发性通知）用于颁发行政法规（印发），