浅析商务英语的语言特点

浅析商务英语信函的语言特点平湖职业中专—廖爱兰【摘要】：WTO时代的要求，信息化技术的时代，社会经济和科学的发展的需要，国际商务专业的学生要学会用商务英语进行联系，培养语言+专业的复合型人才以适应新形势的需要是非常重要的。在交流的同时，如何使对方第一眼就关注到你，是你在交往过程中制胜的关键。商务英文书信是交流的一种。它体现在书信格式、言语特点、尊重、古今语言对照等方面。你有书信就是你的门面，这也说明漂亮衣服会先入人眼呢？言语特点体现你的文采，尊重体现你的人品，古今语对照体现你的新旧思想更替时代发展。下面就如何在英语商务书信往来制胜谈几点意见【关键词】：商务信函格式，言语风格，古今语对照，尊重，制胜妙招商务英语信函在本专业的重要性随着国际贸易的不断发展，外贸商函作为一种被广泛采用的交流方式，在对外贸易中起着重要的作用，外贸商函作为商务活动中主要交流工具，在出现贸易纠纷时起着重要的书面证据的作用。因此无论是撰写还是翻译都必须准确恰当，否则将造成很大的不便和损失。在此情况下，对外贸商函的撰写提出了更高的要求，本文结合实例阐述了商函的撰写原则和技巧。一、商务信函格式：在中文书信中，特别讲究体面、整洁。为什么漂亮的事物易吸引住人的眼光，抓住此特点，在第一印象取胜，让对方停留时间再多点。整洁美观会给人留下深刻的印象。标准的商务书信主要有以下部分：信头：包括发信人地址，发信日期，公司名，收信人地址，称呼，事由。信文：事情经过。信尾：结尾敬语、签名、职位、附件等。整个只写位置究竟如何排列呢？现在英美最流行的格式也为所有商业人士所用的是全齐头式，全齐头式的书信各段均从左边空白起行，这是一种快速高效的商业书信格式，很容易掌握。人们也不必再为如何回复对方格式而抓耳挠鳃了。如果信文内容刚好在第一页纸结束，结尾没地方写，在第二张纸上要重复信文的最后一句话，再写结尾礼词，切不可在地二张纸上光有结尾。二、言语风格：这点是非常重要的，也体现所学专业及撰信人的文化素质。在外贸业务中，业务的达成与贸易双方的密切合作有关。礼貌用语与客气措辞、扎实的专业知识能树立公司的良好形象，有利于贸易往来。1）、多用礼貌措辞第一、业务信件往来、询盘、抱盘、还盘、接受、收到对方来信，不管能否接受，都要以礼貌语言表示谢意。例如：1、Thankyouforyourletterofenquiryforourcottonpiecegoods.2、Wearegladtoreceiveyourofferfor……。第二、传递令人不满的信息或向对方表示不满，更需注意措辞委婉，例如：Muchtoourregret,wehavenotreceivedanyinformationaboutshipment.Unfortunately,wehavenotreceivedyourL/C.第三、向对方提出要求或希望时，同样要礼貌。例如：Yourkindnessingiveprioritytotheconsiderationoftheaboverequestwillbehighlyappreciated.2)、多用对方态度，少用我方态度，多用积极态度，少用消极态度。所谓的用对方态度是将自己置于对方立场上，充分考虑对方的要求、利益，尊重、体谅对方。每一封信都是友好的使者，了解对方处境，促进双方合作。如：Weshallfindareadymarketforyourproducts.比较：Yourproductswillenjoyareadymarkethere.再如：Youraccountwillbecreditedwiththeinvoicevalue.再有语气显得积极，表达出合作的愿望，比消极冷漠的语气更能打动人心。试比较下列句子，你会选择哪句：a、Youfailedtosendyourordertousbeforethenewpriceswereintroduced.b、Unfortunately,wedidnotreceiveyourorderbeforethenewpriceswereintroduced.a、Itisnotourfaultifyoudonotcheckwhetherthegoodsaresatisfactoryondelivery.b、Iamafraidcustomersareexpectedtocheckthatgoodsaresatisfactoryondelivery.大部分人可能会选择b句型，因为它委婉客气，不伤害双方关系。3）、使用缩略语；外贸英语信函中，专业缩略语的使用不仅有助于增强语言的专业性，简洁性，节省时间，像贸易价格术语：CIF（cost，freightandinsurance，到岸价），CFR（costandfreight成本加运费）。保险：WPA（withparticularaverage水渍险）FPA（freefromparticularaverage平安险）。运输：B/L（Billoflading提单）LCL（Lesscontainerload拼装箱）。支付方式：D/A、D/P。还有很多专业用语特点，比如“quote”一词“报价”，给我们报大豆价格可译为“quoteusforsoybean”，基础英语可译为“Tellusthepriceofsoybean”。他有其自己的语言特点，还有beinthemarketfor“求购”而不译为wanttobuysth等等。许多专业特点的词。三、古今语对照时代在发展，科学术语日新月异，一些语言对于现在来说可能过时，越来越繁忙的商业人士可能不会拘泥于烦琐的旧辞藻中，也成为一种时尚。在这两年商务英语教学中总结出下列一些古今语给予参考。古语今语acknowledgereceiptof/beinpossessionofhavereceivedatyourearliestconvenience,atanearlydate,withtheleastpossibledelayASAPawaitingthefavorofyourearlyresponseLookforwardtoyourearlyreplyasperandsubjecttoaccordingtoforthepurposeofforinadvanceof,priortobeforeintheeventthatif,incaseenclosedpleasefindencloseyourgoodselvesyouavailoneselfofuseatalaterdatelate上面是一些词语，当然还有很多，就不一一列举了，下面再列一个简化后的句子：a、WeshouldbeoblidgedifyoucouldourMrsXiaoatanearlydate.b、PleasecontactMrsXiaosoon.a、Duetothefactthatyourcontracthaslapsed,weareunabletocomplywithyourrequest.b、Asyourcontracthaslapsed,wecannotdoasyourequest.写信的目的是要传递信息，因此不要把注意力集中在语言，你所用的英语是为你所要写的东西服务，而不是你所要写的东西为你的英语服务。四、尊重他人同时也能获得尊重，现代社会商业机会无处不在，关键在于能否合理、适时抢占先机。打个浅显的比喻，一个衣着得体、文质彬彬的求职者，前来应聘，满脸微笑，举止文明；一个衣着随意休闲、带着不加修饰的求职书；如果你是老板，会选择谁？肯定是前者。他的衣着表明非常重视这份工作，举止文明表示尊重他人一言一行，此时也为他本身赢得一份尊重。在商务信函来往中，要重视措辞间不要含沙射影，要主动、客观、积极迎合对方同时表明自身意愿。比如下面句子：YouwillbegoodenoughtostudytheinformationSentbyus（敬请研究我方寄送的资料）。YoukindlyaskustoadvanceshipmenttoOct.1其中Youwillbegoodenough和kindly用词礼貌让人顿生好感，真诚合作，乐于回复。再如下面回复投诉函的句子：Wecannothelpfeelingthatyouarecomplainwiththesoleaimofobtainingfromus.(我不禁觉得贵方投诉带有从我方获取某种利益的目的。)这句话可能会引起对方反感，本来对方对产品有抱怨，再加上看到这样一句话可能会加剧双方矛盾，连业务伙伴也做不成了。所以在用词方面我们要谨慎措辞，为自己业务再拓宽道路。五、总结：1、构思：为什么要写这封信？写信的目的是什么？你期待得到什么样的结果？为什么要你写而不是其他人？收信人会按你说的去做吗？你了解对方吗？写此类信件有什么规定？明白上述问题后，你可以开始打草稿，然后再合理修饰，去掉多余的文字，修改不得体词句，纠正语法做到言简意赅。避免反复强调。要点重复得越多强调的效果就越差。2、及时回复，建立可靠信誉，同时应表现出乐于提供协助的态度，向对方提供详尽信息。3、脉络分明，条理清楚，使对方一目了然。总之，记住以下十大要决：①清晰。②简洁。③真诚。④友善。⑤自然。⑥迎合对方兴趣，兼顾彼此需要。⑦强调正面要点，淡化负面影响。⑧切勿恶言讽刺，更忌颐指气使。⑨倚重事实真相，力求冷静客观。⑩主题前后一致莫因情绪扭曲。希望读者能从上述内容学到东西，为能让自己提高业务操作水平，如果再需要类于此方面具体信文类别的细节，我将乐于为你服务。参考书目：1、《朗文商务英文书信》蔡苏君著2004年版外语教学与研究出版社2、《英语商函写作实务》BruceHird著张亦辉译2003版外语教学与研究出版社。3、《国际商务英语语言与翻译研究》廖瑛、莫再树著2005年版机械工业出版社。