采购风险控制与管理

1采购风险控制与管理2014年8月26日2模块一采购风险分析3一、采购业务面临的十大问题1、原材料、能源涨价。2、客户或母公司指定供应商或采购渠道。3、关键零部件供应商价格垄断，开发新供应商难度大。4、国内供应商技术、质量不过硬。5、买卖各方不原牺牲自身利益，缺乏透明度，建立供应链合作伙伴关系障碍多。6、内部跨部门协调不良或采购前期参与不够。7、质量、性能与价格权衡及价值工程分析不够。8、多头采购。9、计划变动10、技术更新4二、现代企业采购团队素质的要求1、才能方面的要求2、专业方面的要求3、品德方面的要求5传统采购管理观念的4大误区第一大误区：采购部门是花钱的部门第二大误区：采购部门每年要按一定比例降低采购价格第三大误区：采购部门是执行部门第四大误区：对待供应商的态度是：把干毛巾水挤出来现代采购管理观念的4大创新第一大创新：采购是增加利润的途径第二大创新：采购部门每年要按一定比例降低采购成本第三大创新：采购部门是参与决策部门第四大创新：对待供应商的态度是：整合供应商资源，实现双赢三、控制采购风险需要转变四个观念6假设某公司每销售$100元，材料成本占$50元，而利润是$10元。采购成本节省2%，可以增加销售额10%一样，能达到增加利润10%目的。直接材料$55其他费用$44利润$11—————销售额$110$降低采购成本对利润之贡献直接材料$49其他费用$40利润$11—————销售额$100直接材料$50其他费用$40利润$10—————销售额$100降低成本2%7销售采购项目采购计划设计跨部门关系管理要搞好一个部门工作单靠自身力量是不够的采购、销售、技术设计、财务等部门之间的良好协作是提高运作效率和对客户需求反应的关键质量项目实施计划项目实施质量控制同步采购同步开发与供货客户生产客户关系管理CRM四、采购业务与跨部门协作8需求申请、计划审批与库存控制协调不够。紧急要料多、需求申请人对需求变化规律把握不准，计划控制人对库存控制力度不够。产品编码不规范，质量标准描述不明确。采购与质保、工程技术部门沟通不畅，技术更改与新品开发，采购处于被动地位供应商管理和监控力度不够，供应商供货不够及时、质量有时不稳定供应商考核有制度但执行力不够。采购部门不能主动事先向仓储部门提供到货时间、验收要求和索赔标准等信息。1、跨部门协作不良带来的问题9制造企业采购典型的跨部门协作不良的问题PMC不准供货不及时缺货设计与采购沟通不良周期长需求个性化强质量标准与检测手段差异客户满意度低技术更新快物流不畅积压10•采购部门工作重心定位不当–采购工作很忙，采购部的人手总是不够•采购人员对于采购需求习惯于被动接受，缺少主动参与–“采购人员千辛万苦的努力，不如技术人员动一动笔，降低成本谈何容易。”•又要管下订单，又要管物料与生产协调，就是无力管供应商•采购人员充当灭火队员，无力强化供应商管理和提升谈判能力•采购工作缺乏科学的绩效考核2、采购部门定位不当——采购充当灭火队113、采购人员为何会成为灭火队员？资料来源：美国采购管理协会大部分时间花在了对企业并没有多少贡献的繁琐的行政性工作上，如处理采购需求，发订单，跟踪订货情况，收货，启动付款，解决纠纷等少部分时间花在战略采购与降低成本工作上。121.供应商开发、评估与过程管理2.新品引进与招商3.旬价、议价与签约4.资源市场动态、预测与采购决策5.全球联合采购、委托代理采购、招标采购运作6.提升采购谈判能力7.供应链建设和优化。：对内需求协调功能1.前期参与客户需求分析2.推进标准化，优化产品结构3.参与价值工程分析，不断降低采购成本4.规范请购、采购、供应、验收业务运作对外商务功能1、采购（Purchasing)的定义五、采购部门职责的正确定位Sourcing——资源开发13Buyer——购买1.制定采购计划2.搞好库存分析与控制3.根据销售需求下定单与催货4.衔接到货事宜5.处理退换货业务6.搞好采购核销业务货现在哪里？14YYNNN审批审批《供应商开发程序》采购合同（协议）采购需求确认采购计划新供应商开始采购业务流程15N反馈给供应商采购协议采购合同供应商履约监控采购实施到货通知购进记录反馈物流部合同更改到货情况确认结束质量异常《不合格管理规程》实际购进记录供应商业绩评定输入系统录入重开到货通知单通知供应商提回单证处理少货多货\规格不符通知物流不符合订单符合订单162、采购角色的认知采购功能(Purchasing)物料需求(MaterialRequisition)供应厂商(Vendors)价格第一(Price)官僚架构(Bureaucracy)敌对关系(AdversarialRelationship)压迫降价(PressureTactics)货源搜寻(Sourcing)顾客需求(CustomerRequirements)外部资源(ExternalResources)利润第一(BottomLineContribution)竞争优势(CompetitiveAdvantage)策略联盟(StrategicAlliance)联合成本管理(JointCostManagement)传统未来17模块二采购业务面临的十大风险18一、供应商合作风险供应商合作风险的表现质量价格交货期技术支持、售后服务与备件保障知识产权19二、经济合同风险以虚假的合同主体身份与他人订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保；接受对方当事人给付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。签订空头合同，而供货方本身是“皮包公司”，将骗来的合同转手倒卖，从中谋利，而所需的物资则无法保证。供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，违反合同规定等可能性及造成损失。20交货检验质量与检测手段现在使用质量未来使用质量隐形质量问题使用寿命质量问题带来的直接损失和间接损失三、采购质量风险一方面由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致加工产品未达到质量标准，或给用户造成经济、技术、人身安全、企业声誉等方面造成损害。另一方面因采购的原材料的质量有问题，直接影响到企业产品的整体质量、制造加工与交货期，降低企业信誉和产品竞争力。21是企业的制造产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，原有已采购原材料的积压或者因质量不符合要求而造成损失。是采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下。技术更改使维修备件库存成为呆料。四、技术进步风险。221）计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划的准确性；采购计划管理技术不适当或不科学，与目标发生较大偏离，导致采购中计划风险。2）合同风险：合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，口头协议，君子协定；鉴证、公证合同比例过低等等。合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格按规定签约。合同日常管理混乱。五、企业物资采购内因型风险233）验收风险在数量上缺斤少两；在质量上鱼目混珠，以次充好；在品种规格上货不对路，不合规定要求；在价格上发生变形等等。4）存量风险采购量不能及时供应生产之需要，生产中断造成缺货损失而引发的风险。物资过多，造成积压，大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，造成价格风险。5）责任风险许多风险归根至底是一种人为风险。主要体现为责任风险。例如，合同签约过程中，由于工作人员责任心不强未能把好合同关，造成合同纠纷。或是采购人员假公济私、收受回扣、谋取私利。24六、价格风险由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使企业采购蒙受损失。当企业采购认为价格合理情况下，批量采购，但该种物资可能出现跌价而引起采购风险。进技术进步和产品市场寿命周期缩短，出现跌价而引起采购风险。非价格因素成本风险它是指企业在经营进出口及其他对外经济活动时，因本国与外国汇率变动，使企业在兑换过程中遭受的损失。特别是在银行有外币贷款的企业更应如此。七、汇率风险25八、支付风险与担保风险指为采购物资支付货款，供方未履行或完全履行合同规定的义务而产生的风险。支付风险指供方收到货款后，未履行或完全履行合同规定的交货义务，对方委托的担保单位也未履行合同义务，造成货、款两空的风险担保风险26九、采购招标风险1.违法透露有关招标投标的情况或泄露标底；2.搞虚假招标；3.与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判；4.以不合理的条件限制或者排斥潜在的投标人；5.因评标结果违反评标原则而受到投标商质疑；6.擅自修改已审定的招标文件等。271）虚列采购2）押金抵物3）有单无货4）涂改发票单价。常见的企业采购作弊方式采购回扣的现象1）非法争取业务。2）非法提高利润率。十、职业行为风险28模块三采购合同管理291、采购人员注重业务，忽视合同执行中的法律问题，对合同风险防范意识不强。2、迫于资源紧缺和供应商垄断，签订合同时难以维护自身利益。3、对合同条款缺乏仔细研或缺乏合同法律知识，遇到合同纠纷往往处于被动地位。4、对业务和技术不精通，对资源市场行情不了解，内部跨部门协作不良，采购业务处于被动接受状态。5、因签订合同时，某些条款考虑欠缺，给公司带来损失，往往无人承担职任。一、目前企业签订和执行采购合同中暴露的问题30二、《合同法》的基本原则按照合同法的规定，合同法的原则主要有以下五项：1、法律地位平等原则一方不得将自己的意志强加给另一方。2、自愿原则任何单位和个人不得非法干预。3、遵循公平原则，确定各方的权利和义务。4、诚实信用原则。5、遵守法律、行政法规，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序，损害社会公共利益原则311、合同:是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2、要约:是指订约一方以订立合同为目的，向对方所作出的意思表示。3、承诺:是指受要约人向要约人作出的同意按要约的内容订立合同的意思表示。4、要约邀请:是指一方向对方发出的希望其向自己提出要约的一种意思表示。5、缔约过失责任:是指缔约一方当事人因违反诚实信用原则所应承担的先合同义务，而造成对方信赖利益的损失时所应承担的民事赔偿责任。6、悬赏广告:是指以广告的方式公开表示对于完成一定行为的人给付报酬的意思表示。术语解释（一）合同订立中的法律问题三、采购合同风险控制与案例分析32(二)合同效力中的法律问题1.附条件合同:是指当事人在合同中约定一定的条件用以限制合同法律效力的合同。2.附期限合同:是指当事人双方以将来确定发生的事实来限制合同效力的合同。3.无效合同:是指因严重欠缺合同的合法性，从而自始就确定、当然地绝对不能发生法律效力的合同。4.可撤销合同:是指因意思表示有缺陷，当事人一方享有撤销权，可行使撤销权对已经成立的合同予以变更或撤销的合同。5.效力未定合同:是指于合同成立时是否发生效力尚不能确定而有待于其他行为使之确定的合同。术语解释33（三）合同履行中的法律问题1、同时履行抗辩权：是指双务合同的当事人互负债务且没有先后履行顺序时，一方当事人在他方未作出对待给付之前，有拒绝履行自己的合同义务的权利。2、不安抗辩权：是指双务合同中应当先行履行债务的当事人，在有确切证据证明对方当事人有丧失或可能丧失履行债务能力的情形时，依法享有的中止先行履行自己债务的权利。3、先履行抗辩权：是指双务合同中应当先履行义务的一方当事人没有履行合同义务时，后履行义务的一方当事人享有的拒绝履行自己合同义务的权利。4、债权人的撤销权：是指当债务人所为的减少其财产的行为危害债权实现时，债权人为保全债权得请求法院予以撤销该行为的权利。5、债权人的代位权：是指债权人为了保全其债权，于债务人怠于行使自己的权利而害及债权的实现时，得以自