公司内部招标工作流程(完整版)

关于加强采购招投标组织工作的决定为整合资源、优化渠道，根据公司发展需要，招投标工作将作为2012年的工作重点之一，现成立深圳市XXXX有限公司招投标委员会，参与公司原材料、行政办公用品、设备机械及相关涉及到的采购工作。招投标工作的组织形式为：一、招投标委员会：主席：XXX副主席：XXX、XXX、XXX秘书：XXX（兼委员会秘书长）、XXX，秘书组主要职责如为：根据公司战略和领导要求向责任部门下达招投标任务；按程序复核性审查招投标采购责任单位在招投标文件制作、对外发布招投标书方面的工作是否按既定程序完成；检查、监督责任部门对于招投标任务相关准备工作的完成情况；针对所采购的项目确定评标小组人员的具体名单，评标小组必须有二位（含）以上主席或副主席参加；内控部对评标过程的公平性予以监督与调整；督促责任部门根据项目招投标结果签定采购合同，并定时不定时检查执行的一致性；负责公司招投标物品展示厅的管理工作。二、招投标采购责任单位：主要人员为XXX、XXX、XX及相关采购单位的负责人，主要职责为：落实委员会下达的招投标任务的具体事项。三、评标小组：由招投标委员会结合具体的招投标项目组建的项目评标小组，主要由项目的采购、使用、检测部门，会同内控、质管、财务部门人员组成，职责为：为具体的采购项目进行评标工作，并督促招标活动按既定的流程完成，最终决定该项目的招投标结果。项目的招投标工作完成，该小组解散。随着新项目的开展，再次重新组建。以上决议，自公布之日起实行！深圳市XX家私有限公司总裁：2012年4月17日招投标内部工作管理办法一、序言：1、目的：制定公司招投标工作的系列流程，规范招投标工作的程序，以公司的各项招投标工作有序展开，通过有序、标准的招投标工作降低公司采购成本。促进竞标单位通过企业技术水平、合理报价、管理水平、社会信誉等优势，竞争投标，满足公司经济活动优质优价的需要。2、招标必须遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，严格遵守国家和地方现行法律、法规，以技术水平、管理水平、社会信誉和合理低价等因素选择合作方。3、适应范围：公司长期的采购项目；总额在五万元以上的一次性投入的设备机械，相关部门不允许化整为零进行采购，规避招投标；生活物质及设施用品、行政办公、劳保用品；其他公司招投标委员会指定的需进行招投标的项目。二、招标工作程序确定招投标项目（立项）——招标——资格预审及投标——开标——评标——定标——供应商评估和准入原则——合同签订——监控。(资格预审和开标可视具体情况同时进行)1、立项（价值分析）：①明确需求分析②明确质量标准③明确评标标准④规范招投标流程⑤标准建立部门：质管、工艺、采购、生产。2、招标：①、招投标委员会制定招投标任务。②、招投标责任单位针对任务制定详细的公开招标书，招标书格式和内容为:项目说明一、招标邀请公司简短介绍二、招标项目介绍项目编号、项目介绍三、投标人须知投标人的资格证书（1、企业营业执照；2、组织机构代码证；3、纳税资格证明书；4、其他资质证书）、相关企业介绍（规模介绍、荣誉等）四、招标项目的技术要求及附件基本要求，质量要求，技术要求和主要参数技术标准、规范；及其他服务要求五、商务合同条款交货、结算、合同条款等六、程序条款公开征集时间说明、获取招标文件的方式、接标联系人电话地点等其他条款七、结尾落款公司名称等③、发布招投标公告文件。3、资格预审及投标（附件1：资格预审表）①、投标单位递送资质文件和样板。②、招投标委员会组织成员对投标单位资质文件进行审查，评标小组成员将资格预审结果统计并签字备案。③、满足资质要求及样板符合的投标单位在投标截止日期前将标书送至招标责任单位，投标为一次性报价。注：发售招标文件和样板时，将根据实际情况收取工本费和材料费。4、开标①、招投标委员会确定好开标时间和地点，根据项目特点，提前三个工作日通知投标人或投标人有效代表。②、组建评标小组成员、指定小组组长，提前两个工作日通知小组成员。评标小组成员确定需遵守以下规定：评标委员会的人数、成员构成、资格条件必须符合法定要求；与招标项目有直接利害关系的专家不得进入相关项目的评标小组；评标委员会成员名单在中标结果确定前应当保密；③、开标会议：项目招标小组指定人员负责会务（含记录、摄相等），指定唱标人、监标人。流程说明1.投标人、评标小组成员填写签到表提前确定座位表、会议记录表2.主持人介绍投标人3.由投标人作企业介绍建议用PPT文件4.检查标书密封情况两位以上5.开启标书，投标人退场6.唱标并统计5、评标（与开标会议属同一个会议，只是不同的阶段）：评标小组成员根据招投投管理办法，通过对投标文件进行评审与比较，选择中标候选人。流程说明1.根据唱标情况,评标人进行评标提前准备好投标项目的相关资料，如用量，技术参数等。2.确定招标结果,确定中标单位,评标人在结果文件上签字确认。3.投标资料由招投标委员会秘书处部门整理，予以收录并编号保存。评标活动应在保密的情况下进行；评标活动及其当事人应当接受依法实施的监督；评标小组长有一票否决权。6：评标原则：技术标：包括产品质量,产品技术资料等。信誉标：通过实地验厂、工厂现场工艺比对、合作伙伴的产品对比等。商务标：根据招标文件的需求提供的其他相关资料（如商务条款、合同条款、各投标单位的投标报价，投标保证金等）。开标最低价格超过招标方现行采购价格视为流标，需重新招标。7、供应商评估和准入原则入围供应商小批试样合格和经过实地验厂合格后确定为中标企业。若需再确定,根据开标的排名，录取排名在前的企业为中标企业。对于不影响市场销售的原材料采购（如包装类），确定中标供应商后，应由采购部门在一个月内通知新供应商打样和小批试用。小批试用合格后，根据现有库存和销售订单等情况合理有序的进行新老供应商的转换。对于影响市场销售的原材料采购（如大理石），确定中标供应商后，应由采购部门在一个月内通知新供应商打样和小批试用。小批试用合格后，采购部门应知会市场部、采购部、生产部、计划部、物料部中标供应商产品详细情况。根据现有库存和销售订单合理有序的导入新供应商。8.合同签订在确定中标单位之后，根据《公司合同管理办法》相应条款的规定，部门根据中标方投标书中承诺的条款，与中标方签订合同。在履行合同期间，由质管部主导，会同采购、生产相关部门填写供应商评估表（详见附件2），以对供应商跟踪了解。9：监控与管理1：供应商评估表（见附表）：由采购部、生产部、品质部、招标委填写。签订采购合同正式合同2个月反馈。2：内控部进行季度，年度抽查。3：供应商数据库（招投标委员会统计）。4：供应商合同管理（采购部统计）。三、招投标工作流程（见附图）四、招标会议流程图/座位表（见附图）五、本管理办法为试行方案，欢迎公司同仁提出宝贵意见，随着招投标工作的不断深入而改进。招投标工作流程图制定招标工作计划（招投标委员会）起草、确定招标文件/立项（委员会、采购责任单位）发布招标文件（原供应商、新客户、网络）如有必要，对一些重点单位组织现场踏勘与资格预审按招标文件截止日期前接受投标书（委员会）确定开标日期，并确定招标小组成员通知投标人\评标小组成员按时参加开标会组织开标会\唱标\评标（按上述开标流程）确定中标单位责任部门整理开标\评标\定标相关的会议记录项目招标小组成员会签纪要通知中标单位根据公司规定，与中标单位签订合同按公司合同管理制度分发及存档若当次投标不成功，则重新发标及重走相应流程。招投标会议流程图（1H）制定招标会议工作计划（招投标委员会）会议目的/时间/地点/评标人员/流程/座位表主持人开场白/介绍会议流程（1’）主持人简单介绍开标项目（2’）竞标企业简单介绍（15’）公布项目评审过程的结果（3’）竞标企业退场（1’）价格唱标（内部评标）（25’）确定中标供应商（12’）评审团签字/会议结束（1’）竞标企业1会议桌经理竞标企业2总监竞标企业3总监竞标企业4常务副总裁竞标企业5运营总裁竞标企业6总裁竞标企业7常务副总裁竞标企业8常务副总裁竞标企业9副总裁竞标企业10总监竞标企业11经理