企业资源计划系统(ERP)与采购管理

1企业资源计划系统（ERP）与采购管理初探一．绪论伴随着全球经济一体化程度的进一步加深，企业竞争空间与范围的进一步扩大，市场与客户需求变化的进一步加速，20世纪80年代主要面向企业内部资源全面计划管理的思想逐步发展为20世纪90年代面向全社会资源怎样进行有效利用与管理的思想，这就是企业管理系统发展到20世纪90年代的ERP系统中蕴涵的管理思想。这种管理思想的变化与发展需要我们从社会经济与时代背景的发展变化来进行分析。在20世纪90年代，随着全球经济一体化进程的加快，IT技术特别是Interact技术的出现与广泛应用，人类社会经济发展发生了重大变化，从过去的工业经济时代进入到知识经济时代或电子商务时代。过去那种仅靠单个企业所拥有的资源来响应用户的快速需求是远远不够的。“纵向一体化”（VerticalIntegration）的管理模式已经逐渐显示出其无法快速敏捷响应市场机会的薄弱之处。在这种情况下，如何借助其他企业的资源达到快速响应市场需求的目的就成为人们研究的热点，于是出现了“横向一体化”（HorizontalIntegration）的思维方式。着眼于整个供应链的ERP（EnterpriseResourcePlanning）企业资源计划就是在这种时代背景下应运而生。它是MRPII的基础上扩展了管理范围，给出了新的结构。在ERP系统设计中考虑到仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必2须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势；同时也考虑了企业为了适应市场需求变化不仅组织“大批量生产”，还要组织“多品种小批量生产”。在ERP模式下，整个供应链的管理受到很大的重视。着眼于整个供应链，使得原来不属于增值活动的采购具备了增值的能力，并且在企业的产销物三位一体的管理中发挥着举足轻重的作用。采购管理在供应链管理中扮演着主要角色，而信息技术的发展，使电子采购成为采购发展的趋势。它不仅带来了技术上的改变，更重要的是改变了传统采购业务的处理方式，优化了采购过程，提高了采购效率，降低了采购成本。国外大部分大中型企业特别是高科技企业已经推广采用电子采购实现企业的采购业务，电子采购在我国登陆的时间不是很长，在国内此层次的业务应用中所占比例还不是很大，但从长远来看，这种网上采购方式是一种发展方向，将取得长足的发展，并最终在电子商务领域占据重要的地位。采购管理系统的应用，因为采用先进计算机管理技术，在一个成熟完善的计算机系统的支撑下首先可以极大地提高工作效率；其次，采用计算机管理后，可以把相关的管理人员从繁琐的日常事务处理中解脱出来，使其有更多的精力去熟悉业务情况和钻研业务知识，有更多的时间去接触市场，掌握第一手的市场信息，从而使企业在今后的发展中占据主动地位，为有效降低成本创造条件；再次，系统还可以将各种相关的业务数据系统地保存起来，日积月累，这部分历史数据将成为一种珍贵的资源，通过对这些数据的整理分析，建立起一套完善合理的采购管理标准体系，为今后3的采购管理进行指导与评测。二．ERP及采购管理相关理论（一）企业资源计划ERP理论1.企业资源计划ERP出现的背景进入21世纪经济全球化的时代，企业的供需关系和市场竞争范围扩大到了全世界；这时，仅仅有企业内部的信息化管理系统就显得不足了，它必须依赖上游（供应商）和下游（经销商和客户）以及中间环节（第三方物流）等合作伙伴的支持；要把信息的集成范围扩大到企业的所有上下游，也就是同企业所有的供应商和客户实现信息集成——也就是管理整个“供应链”。20世纪90年代前后，西方发达资本主义国家陆续出现了一系列的先进管理思想，如敏捷制造、约束理论、价值链、供需链管理等为ERP系统奠定了管理的理论基础。同时还仰赖于信息技术和网络通信技术的迅猛发展，ERP的出现也就水到渠成了。2.企业资源计划ERP的概念；20世纪90年代初，美国著名的IT分析公司GartnerGroupInc．根4据当时的计算机信息处理技术的发展和企业对供应链管理的需求，预测在信息时代制造业管理信息系统的发展趋势，并提出了企业资源计划ERP（EnterpriseResourcePlanning）这个概念。企业资源计划ERP是一个集合企业内部所有资源，进行有效的计划和控制以达到最大效益的集成化管理信息系统。包含以下三个层次的含义：（1）.管理思想由GarterGroupInc．提出了一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRPII（ManufacturingResourcesPlanning，“制造资源计划”基础上进一步发展而成的面向供应链（SupplyChain）的管理思想；（2）.软件产品是综合应用了客户机服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言（4GL）、网络通讯等信息产业成果，以ERP管理思想为灵魂的软件产品；（3）.管理系统是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。3.企业资源计划ERP发展历程回顾过去，ERP的发展经历了5个阶段：（1）.20世纪40年代的库存控制订货点法；（2）.60年代的时段式MRP；（3）.70年代的闭环MRP；（4）.80年代发展起来的MRPII；（5）.90年代出现的ERP。以下着重看一下MRPII是怎样发展到ERP阶段的：520世纪90年代人类社会从工业经济时代开始步入知识经济时代，企业所处的时代背景与竞争环境发生了很大变化。首先知识经济时代的目标是创新（Innovation）：创造性能更新更高的产品，或者是用新的工艺把部件组成优质低价的现有产品。知识经济时代中的创新，则主要是集体合作的产物，极少有单独个人的创新。其次在知识经济时代中，那种”生产什么就卖什么”的时代已经一去不复返了，市场的需求在迅速变化，同时创新过程也在创造需求。再者，随着各国市场的开放、信息化管理手段的运用，企业逐步形成规模化发展并进入国际化发展空间。竞争不再受地域限制，任何企业都要承受来自国际化企业发展的竞争压力。在以上情形下，企业管理一方面要在现有基础上，考虑进一步提高效率，适应市场竞并取得竞争优势；另一方面还要适应持续创新过程造成的市场需求的变化及其企业生产流程不断调整的要求，以及企业怎样在更广阔的竞争范围内取得竞争优势。ERP（EnterpriseResourcePlanning）企业资源计划就是在这种时代背景下出现的。它在MRPII的基础上扩展了管理范围，给出了新的结构。在ERP系统设计中考虑到仅靠自己企业的资源不可能有效地参与市场竞争，还必须把经营过程中的有关各方如供应商、制造工厂、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，才能有效地安排企业的产、供、销活动，满足企业利用全社会一切市场资源快速高效地进行生产经营的需求，以期进一步提高效率和在市场上获得竞争优势；同时也考虑了企业为了适应市场需求变化不仅组织”大批量生产”，还要组织“多品种小批量生产”。ERP发展所经历的每一个阶段在一定程度上都是供应链管理的进一步完善。不论是最初的库存管理，还是后来的采购、生产、销售的管理，6再后来的财务、工程技术的管理，企业外部资源的管理等等，都是针对企业供需链的管理而不断完善的一个过程。（二）采购管理相关理论1.采购管理的概念采购工作主要为企业提供生产与管理所需的各种物料，采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。企业的采购工作相当重要，并且也非常繁杂。相当多的企业采购人员经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素：物品供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商．更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。2.采购管理的作用采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料和消费品的采购。对于制造业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或非常大。例如，石油炼油企业的原材料成本占销售额的80%，对于几乎占用最少原材料费的制药业，其原材料成本也占了近30%。大多数制造业的采购原材料成本都占其销售额的一半以上。由此可见采购管理在企业管理中的分量了。当然，更重要的还7是企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门提供生产所需要的原材料（或外加工件）。考虑到材料在产品中的费用份额，因此采购部门必须想方设法降低材料的采购成本，同事还必须考虑物料的库存。大量物品库存积压，意味着物料的库存成本增加，资金占用增加，降低材料成本与提高采购作业的质量已成为了每个企业所追求的目标。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理与技术并举的解决方案，应该说，在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。3.采购管理的目标（1）.改变传统采购业务的处理方式，优化采购过程，提高采购效率，降低采购成本。（2）.用计算机来管理物资采购不是照搬照抄人工管理模式，变成人工管理的翻版，而是要根据物资采购管理的目标对人工管理的业务流程进行优化，抽象出业务中的管理思想和规律。（3）.整个物资采购管理系统以计划和控制为主线，让物流、业务流、资金流、信息流、控制流畅通，并形成一个完整的闭环反馈系统。充分体现物流、业务流、资金流、信息流、控制流有机集成的管理思想。（4）.整个系统具有丰富的监控、考核、管理功能，力争做到事先有计划，事中有控制，事后有核算，每一个业务过程都能为领导者（综合管理者）提供丰富的决策参考信息和考核数据。（5）.建立一支既精通业务管理知识又了解计算机集成技术的专业队伍。8（6）.最终目标是在保证企业生产经营管理正常进行的前提下，最大限度地简化日常事务，降低原材料成本和运营成本，降低库存和占用资金，减少财务收支差错或延误，使物料管理人员把更多的精力集中在诸如供应商选择、合同谈判和效益分析等战略性决策任务上。综上所述，采购管理是能够全面提高工作效率与工作质量，最终营建一个先进的采购管理平台，真正实现“管理上台阶，管理出效益”。企业采购管理是以采购产品为基础，通过规范的定点、定价和定货流程，建立企业产品需求方和供应商之间的业务关系，并逐步优化，最终形成一个优秀的供应商群体，并通过招投标方式实现企业的采购，从而达到降低采购产品价格、提高采购产品质量和提高供应商服务质量的目的。采购管理系统，是通过采购预算、采购申请、采购订货、订单管理、购货发票处理、供应商管理、合同管理、仓储管理、质量异议管理、财务管理等功能综合运用的企业管理信息系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物流业务流程管理和财务管理。采购管理系统总共包含以下九个功能模块（见图2.1）。9图2.1采购管理系统整体结构三．传统采购与ERP背景下采购管理的变革（一）传统采购模式缺陷传统观点认为采购的主要功能是降低成本，它直接影响企业的利润与资产回报率，进而影响企业在行业中的竞争地位。传统采购注重价值工程与价值分析，注重资源的选择、谈判、签约方式及库存管理，目的是使物料购买供应”更便宜”，采购管理工作的重心是与供应商的商业交易活动，交易过程的重点放在价格谈判上，通过多个供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为最佳合作者。在这种方式下，企业与供应商之间是简单的买卖关系，供应商注重的是临时的、眼前的利益。传统的采购模式的主要缺陷表现在以下几个方面：采购管理系统物料基础管理供应商管理预算管理计划管理询报价管理合同管理存货管理异议管理财务管理101.传统采购过程是典型的非信息对称博弈过程选择供应商在传统的采购活动中是首要任务。在采购过程中，采购一方为了从多个供应商中选择价格最低、质量合适的供应商，往往要保留私有信息。采购方和供应商不能进行有效的信息交流，这是典型的非信息对称的博弈过程，使供应商在与采购方确定合作关系时，必须更加注重眼前及现实利益。2.供需双方是临时