unit9 商务信函 business letter

世纪商务英语翻译教程（第三版）大连理工大学出版社返回Unit9BusinessLetters商务信函SECTION1商务信函（businessletters）是商务活动中书面交流信息的主要手段之一，是企业对外公共宣传关系中重要的手段，对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。商务信函涉及商务活动的各个环节，贯穿商务活动的始终，内容广泛，通常包括建立业务关系(establishbusinessrelationship)、询盘(inquiry)、发盘(offer)、还盘(counter-offer)、受盘(acceptance)、订货(placingorders)、保险(insurance)、装运(shipment)、索赔(claim)等方面。英语商务信函的构成一般可分为：Sec6Sec4Sec3Sec2Sec8Sec7返回SECTION61.询盘(inquiry)：是指交易的一方欲买卖某项商品，向交易的另一方询问买卖该项商品的各项交易条件的一种表示。2.发盘(offer)：是指交易的一方欲买卖某项商品，向交易的另一方提出买卖该项商品的各项交易条件，并愿意按照这些交易条件达成交易、订立合同的一种肯定的表示。3.还盘(counter-offer)：是指交易一方接到交易另一方的发盘后，对发盘内容不完全同意而提出修改或变更其内容的表示。4.受盘(acceptance)：是指买卖双方任何一方同意对方的发盘或还盘，并愿按此条件与对方达成交易并订立合同的一种表示。Sec4Sec3Sec2Sec1Sec8Sec7返回SECTION11.基本部分，即在一般情况下不可缺少的部分，包括：（1）信头(LetterHead)（2）日期(Date)（3）封内地址(InsideAddress)（4）称呼(SalutationorGreeting)（5）信的正文(BodyoftheLetter)（6）结束礼词(ComplimentaryClose)（7）签名(Signature)2.可选部分，即据实际需要而选加的部分，包括：（1）附件(Enclosure)，简写Enc．（2）再启(Postscript)，简写P.S．（3）经办人姓名(AttentionLine)（4）事由(SubjectorHeading)（5）查号或参考编号(ReferenceNo.)（6）抄送(CarbonCopyNotation)，简写C.C.Sec6Sec4Sec3Sec2Sec8Sec7返回Samples1:BlockedLetterStyleOrientalHorizonsInc.48E.MaiStreetRamsey,NJ07446U.S.A.25April2003寄信人地址日期也可左上或居中NingboTextilesImport&ExportCorp.207KaimingSt.NingboZhejiangP.R.China收信人地址DearSirorMadam:Re:ChineseTextiles称呼事由TheNewYorkBranch0ftheBankofChinatoldusthatyouexportedChinesetextilesandcottonpiecegoods,andrecommendedyoutoourcompany.Ourcompanyimportsgeneralmerchandise.Wehavebeeninthisbusinesslinesince1979,andthereforehavewideexperienceinallthelineswehandle.OurbankersareChaseManhattanBankandtheHongKong&ShanghaiBankingCorporationofHongKong.Theycanprovideyouwithinformationaboutourbusinessandfinance.Wehopethisletterwillleadtoprofitablebusinessforbothofourcompanies.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yourstruly,JohnStewartJohnStewartGeneralManagerKF/HSEncl.Asstated正文客套语签名口述者/打字员（缩写）附件SECTION1Sec6Sec4Sec3Sec2Sec8Sec7返回商务信函通常具有以下特点：1.格式程式化。商务信函的内容上由上述部分组成，地址的排列规律及其他各部分的排放位置等都有严格的规范要求。在格式上有缩行式、平头式和混合式。2.内容比较简明。一方面开门见山，免却寒暄，直接入题，就事论事；另一方面，长话短说，行文简短，避免重复。3.语言准确，且富于格式化的套语和专业词汇。商业信函对重要的信息强调完整具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容要注意句子语法结构、逻辑结构、谦辞，甚至是标点符号的准确性；由于商业信函是与商业贸易有关的书信，就不可避免地涉及到很多商业与贸易领域的术语，包括很多缩略词和套语等。结构Sec6Sec4Sec2Sec1Sec8Sec7返回收（寄）信人的地址、写信时间及他们的位置都是不一样1.英语地址由小到大的顺序译为汉语的由大到小的顺序，或者有时根据汉语的习惯把地址栏省去；2.时间也由英语当中的日/月/年或月/日/年的顺序改译为汉语中的年/月/日的顺序。例如：JohnWanamaker68FifthStreetPhiladelphia11U.S.A译文：美国费城第十一邮区第五大街68号约翰·华纳麦克先生2November20082008年11月2日称呼Thesalutationisalwaystypedintheleftmarginandtwo-fourlinesbelowtheinsideaddress.DearSir:(orDearSir,)DearSirs:(orDearSirs,英国人偏爱此，美国人喜欢用Gentlemen)DearMr.Woods/DearMrs.Chen/DearMs.MoranDearMadam(不论已婚还是未婚的女性)DearDr.JablonsDearProfessorTravisDearPurchasingAgent:(whentheindividual’snameunknown,directthelettertotheperson’sprofessionaltitle.)结尾敬语(ComplimentaryClose)PlaceitonthesecondlinebelowthelastlineofthemessageandwiththeleftmarginYoursfaithfully,(formal)Yourstruly,(formal)Faithfullyyours,(formal)Sincerelyyours,(semiformal)Yourssincerely,(semiformal)如何翻译称呼和结尾敬语如何翻译称呼和结尾敬语最糟糕的莫过于将“DearMadam”译为“亲爱的夫人”，而将“Yourssincerely”译为“您的忠诚的”，它们只是程式上的要求，不能等字面直译。目前翻译方法有：1）对“Dear”回避不译。2）也有很大一部分译为“亲爱的”3）沿用我国旧式书信中的启事语，如“敬启者”,”谨启者”。4）采用我国旧式书信中的敬称，如“执事先生”，“台鉴”；如果确称具体的人，如“DearMrYang”则译为“杨先生台鉴。除台鉴外，类似的敬辞还有“惠鉴”，“玉鉴”，“均鉴”，“大鉴”，“尊鉴”。5）更喜欢译为“”某某先生/某某女生/某某同志结尾的敬语，不能直译为“您的忠诚的”，译为“谨启”，“谨上”，“敬上”；如果是回信，译为“谨复”。1）Yourfavorableinformationwillbeappreciated.2)Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.3)Awaitingyourimmediatereply.1)恭候佳音。2）如蒙早复，不胜感谢！3）请即复。SECTION2I.一封完整的英文商务书信应该包括下列哪些内容？Sec6Sec4Sec3Sec1Sec8Sec7返回1.letterhead2.date3.insidenameandaddress4.salutation5.subject6.complimentaryclose7.signature8.attentionline9.enclosure10.postscript11.carboncopy12.references13.mailingnotation14.body1,2,3,4,6,7,14ANSWERSECTION2Sec6Sec4Sec3Sec1Sec8Sec7返回Ⅱ．试把上题中的答案译成汉语并填入下表（这是一封采用缩行式的商务信函，划横线处代表该位置应填写的相关要素）。1．2．3．4．5．6．7．8．9．10．11．12．13．14．信头________查阅编号________邮寄说明___________日期___________信内名称和地址________________请某人亲阅/办理________________主题________________称呼语________________正文____________________________________________________________________________________结尾敬语___________签名___________附件___________附言___________副本抄送___________SECTION3I.商务信函的语言特点（1）Sec6Sec4Sec2Sec1Sec8Sec7返回商务信函属于比较拘谨正式的公文体，行文端正、用字洗练，一般遵守商务英语的写作原则，即七“C”原则：correctness（正确）、conciseness（简练）、clearness（清楚）、completeness（完整）、concreteness（具体）、courtesy（礼貌）、consideration（体谅）。具体来讲，有以下几方面内容。SECTION3Sec6Sec4Sec2Sec1Sec8Sec7返回I.商务信函的语言特点（2）1.在语气上，要以收函人为中心，礼貌而且友好。会经常使用一些第一、二人称的代词，诸如I、We、You等；尽量多用一些直接和肯定的语气而避免使用否定句等。例如：（1）“Weareenclosingabrochureoutliningourcompany’sgoodsavailableforexport.显得亲切、有礼貌Enclosedisabrochureoutliningthiscompany’sgoodsavailableforexport.”；（2）“Pleaseletusknow…”礼貌友好“Youfailtotellus…”。SECTION32.在选词上力求准确清楚，避免陈词、长词及词义重复。尽量避免使用模棱两可的词语，以免产生不必要的争议。例如：“Weregrettoadviseyouthatwecannotacceptyouroffer.”“Wearesorrytotellyouthatwecannotacceptyouroffer.”“Asperyourrequest,”“Asyourequested/Accordingtoyourrequest/Inaccordancewithyourrequest,”“Above-mentionedpolicy，“thispolicy”“Pleasesendusyourcatalogatonceandbyreturnmail.”，“Pleasesendusyourcatalogatonce.”Sec6Sec4Se