公司投标管理办法

公司-投标管理办法一、总则为加强公司投标的管理，明确投标工作的职责和流程，确保投标文件的制作质量和投标活动的规范性，特制定本管理办法。投标工作必须遵守《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》等法律法规，执行国家和行业颁布的标准、规范。二、职责2.1投标总负责人由分管高管指定投标总负责人，由投标总负责人指定投标的技术负责人、商务负责人，按计划分工进行具体投标活动，其主要职责为：1）对具体实施的某次投标活动负总责，包括投标文件的定价、投标文件正式提交前的审核等；2）组织投标活动的整体策划和资源协调，组建投标项目组，协调确认商务负责人、技术负责人，保证投标活动的有序进行；3）组织投标项目组会议，统筹安排投标项目组成员工作，保证按期完成投标的各项工作；4）投标工作中，遇到需要协调解决的问题，协调部门负责人及时给予解决。2.2投标项目组投标项目组是根据公司投标项目需要，由相关部门配合而成立的阶段性项目团队。项目投标前，由投标总负责人成立投标项目组，项目组由商务负责人、技术负责人、商务编制人员、技术编制人员组成，各人员主要职责为：1）商务负责人：按需组建商务小组，完成投标文件商务部分的编制与检查；配合投标总负责人，完成具体投标的组织、策划、实施、检查等。2）技术负责人：按需组建技术小组，完成投标文件技术部分的编制与检查；配合投标总负责人，完成具体投标的组织、策划、实施、检查等。3）商务部分编制人员：负责投标文件商务部分的编制与自查及整个标书的排版、打印、装订、密封。4）技术部分编制人员：负责投标文件技术部分的编制与自查。2.3投标协助部门1）投标工作是一项综合活动，需要各部门的协助与配合，尤其是相关资质、信息的及时维护，以确保投标时的有效性，各相关部门的主要协助职责为：2）科技发展部负责提供投标所需公司资质信息，并提前提醒相关部门维护资质的有效性；3）财务部负责提供投标所需各类财务数据、财务报表、银行资信证明、纳税登记、信誉等级等证明材料，并负责办理投标保证金、履约保证金等支付手续；4）人力资源部按需协助提供与核实投标所需人员资质信息。三、投标管理及相关责任人序号投标流程工作内容说明责任人1投标前期运作收集招标信息负责公司的市场信息收集，按需告知商务部、业务部门有关招标信息。市场负责人2投标申请签批投标备案在商务部进行项目备案。市场负责人购买招标文件准备购买标书所需资料：1.报名费；2.根据实际情况准备介绍信、资质等资料（盖章）。商务负责人3投标策划活动投标总负责人指定商务、技术由投标总负责人负责投标的具体策划工作，确定投标的商务负责人、技术负责人。投标总负责人确定关键时间节点和人员分工明确投标文件的编制、定稿、审批、印刷、装订、封装、开标等关键时间节点和人员分工。投标总负责人4编制商务部分投标文件商务部分的编制与检查商务负责人根据招标文件的要求，按需成立商务小组，负责投标文件商务部分的编制与检查，主要工作包括：1.熟悉招标文件的商务要求，明确内部分工与要求；2.整理商务要求，并按要求逐个准备相关材料；3.按招标文件要求准备所需公司资质证明材料，并检查其有效性；4.协助技术小组检查制造商委托授权书及产品证明材料。完成投标文件商务部分（参照投标文件格式）的编写，并逐一检查。商务负责人5编制技术部分投标文件技术部分的编制与检查技术负责人根据招标文件的要求，按需成立技术小组，负责投标文件技术部分的编制与检查，主要活动包括：1.编制技术方案、实施方案、售后服务方案；2.根据招标文件要求进行设备选型，获取制造商委托授权书及产品证明资料；3.完成投标文件技术部分的编写与检查；4.按需编制技术偏离表，并逐一检查；5.招标文件要求的其他技术资料。技术负责人6编制投标报价投标报价部分的编制与检查负责完成分项报价和总报价投标总负责人7审核投标文件对标书商务、技术进行评审投标总负责人在形成投标文件评审稿后，负责组织投标文件的审批，主要活动包括：1.组织相关人员讨论标书评审稿商务部分，关注与技术部分的一致性，提出修正意见；2.组织相关人员讨论标书评审稿的技术部分，尤其是对技术方案、技术部分的星号条款、技术应答表进行内部讨论，关注与商务部分的一致性，提出修正意见；3.单独组织人员对报价文件、单独封装的投标函、开标一览表等进行重点检查与评审，提出修正意见。投标总负责人技术负责人商务负责人8后期制作活动投标文件的印刷、装订与检查按要求签字盖章并检查投标文件封装由商务负责人负责标书的印刷、装订、封装的同步检查与更正确认。主要活动包括：1.负责编制投标文件内外封套文件，并进行检查；2.负责标书正式稿的打印，并检查其形式正确性；3.检查标书的印刷、装订、封套过程，并根据需要进行更正；4.按招标文件要求对要提交的标书进行密封，注意正本、副本、电子版的数目和具体封装要求，并进行检查。商务负责人9开标和答辩活动按需准备演示与答辩确定参与开标人员与安排开标携带资料齐套检查按规定参与开标和演示、答辩活动负责开标和答辩活动，主要包括：1.按需组织相关人员准备投标演示和答辩PPT，并进行演练、改进；2.负责落实参加开标人员及开标活动安排，并指定人员按需预定酒店和车辆，进行相关准备工作；3.注意开标携带资料的齐套性检查，保证相关人员准时按规定出席开标仪式；4.指定相关人员对唱标过程进行记录，结束后对各厂商报价进行归档管理，作为以后投标时分析竞争对手报价规律的依据。5.按需组织后续的投标演示或答辩活动。投标总负责人商务负责人四、投标文件审核1、投标总负责人负责投标文件的整体审核，包括商务、技术、报价部分。2、商务负责人负责商务部分的审核，包括投标函、法定代表人授权书、商务偏离表、公司资质、人员资料等，配合投标总负责人进行投标文件的整体审核。3、技术负责人负责技术部分的审核，包括技术方案、实施方案、售后方案、技术偏离表等，配合投标总负责人进行投标文件的整体审核。五、投标处罚1、发生重大失误造成废标、有实质性影响的，根据具体情况，由公司进行处罚。原则上，投标总负责人为第一责任人，商务、技术负责人为第二责任人，具体负责该部分内容的人员为第三责任人。对该项目投标总负责人处以1000元的罚款；技术、商务负责人处以500元的罚款；具体负责该部分内容的人员（经办人）处以200元的罚款。2、对于连续三次出现较大错误者，公司实行淘汰制，降职降薪或直接辞退。