客户投诉处理技巧

处理方法处理流程和原则投诉产生原因正确对待投诉•投诉的含义•以什么样的态度面对投诉•客户为什么不满•客户投诉的种类•客户投诉的原因•客户投诉处理的基本流程•客户投诉处理的基本原则•客户投诉处理的目标•客户投诉的处理技巧•不同客户的投诉的处理方法•客户投诉的日常管理•投诉的含义•以什么样的态度面对投诉如何正确的看待客户的投诉1、投诉的含义抱怨：客户因对产品或服务质量不满意而引发的不满情绪，并通过口头或书面方式进行申诉；投诉：客户因对产品或服务质量不满意而引发的不满情绪，并通过口头或书面方式进行申诉并明确提出了相关要求。一、如何正确的看待投诉抱怨投诉对于结果的要求不同语言？客户投诉时是什么样子？肢体？情绪？客户投诉时在想什么？（投诉客户的期望）􀂃希望有人聆听􀂃希望被认同、被尊重􀂃希望得到认真的对待􀂃希望有反应，有行动􀂃希望得到补偿􀂃……2、面对客户投诉的态度顾客投诉可能导致什么影响或结果？转机投诉危机灾难面对顾客投诉，我们应该做什么？•争取客户信任，赢得顾客的认同•展现品牌的积极形象请思考：面对顾客投诉时，我们扮演什么样的角色？受气筒清道夫心理医生诉怨对我们是一次机会，并不是威胁投诉是顾客的基本权利，应尊重的面对它对待客户投诉应具备同理心，争取客户的认同与信任客户投诉的最佳处理方式是争取“双赢”，否则至少应让客户觉得有所获利投诉处理没有标准答案，我们应不断学习，才能提升处理投诉能力客户为什么不满客户投诉种类客户投诉的原因客户投诉产生的原因导致顾客不满的主因，很多时候是起因于心理层面不被尊重：顾客感觉不受尊重不平等待遇：主要是因为有过去的经验作比较，大部分是由于价格、精神受到不平等的待遇受骗的感觉：由于服务站有意的欺瞒而导致顾客的不满历史经验的累积：从新车购员到售后服务的阶段中，累积多次不满而产生抱怨导致顾客不满的主因1、客户为什么不满意外表：穿着、形象、精神面貌身体语言：眼神、脸部表情、肢体动作语音、语调：平和、激动，指情绪上的表现专业知识：你对产品的了解程度技巧：你在处理过程中的行为与技巧态度：你在处理时所表现的诚意及关心、同情理解的程度影响顾客心情的因素表情自然放松微笑，表示关注交谈或倾听时保持眼神交流自我情绪控制体验顾客的心情听完顾客的抱怨表情紧张、严肃交谈或倾听时避免眼神交谈动作紧张、匆忙忽略顾客的感觉抢答、语调激动以法律责任作为主轴影响顾客心情的因素正面的信息负面的信息2、客户投诉的种类服务类价格产品质量配件类维修技术服务质量：服务网点在服务顾客时，未能达到顾客的期望值，如服务态度不良售后索赔：由于索赔条件未明确沟通等由于设计、制造或装配不良所产生的质量缺陷由于价格过高或收费不合理而引起的不满因服务网点的维修技术欠佳，而产生一次未能修好配件供应：在维修过程中，未能及时供应车辆所需配件配件质量：由于配件或附加配件的外观质量或耐久性等问题1.以信件投诉2.以电话投诉3.来站直接投诉，或在接受服务时表示不满一般投诉1.由于对服务网点的处理不满意，而投诉厂家2.对服务网点、厂家的处理不满而向消费者协会请求协助3.通过律师渠道处理其投诉问题4.传媒：对报纸、媒体、网络等表示不满重大投诉按投诉的渠道划分3、客户投诉的原因销售时遗留的问题销售员的承诺未履行寻求平衡心理（买贵了）销售员对购买产品的权利义务向客户交待不清楚Ⅰ.销售环节的原因服务态度􀂃服务人员不够热情􀂃说明解释工作不清楚􀂃服务人员缺乏耐心􀂃……􀂃时间过长􀂃长时间无服务人员接待􀂃长时间未安排维修􀂃长时间等待结算􀂃……维修质量􀂃首次修复结果不理想􀂃同一问题多次出现􀂃问题长时间没有解决􀂃未对客户车辆进行防护􀂃出厂时车辆不干净􀂃……服务承诺没有履行􀂃未按约定时间交车􀂃结算金额超出预期􀂃未使用原厂配件􀂃未按客户要求作业􀂃……Ⅱ.服务环节的原因Ⅲ.来自客户本身的原因客户不正确的理解􀂃保修条款􀂃服务产品的说明􀂃侥幸心理􀂃……对产品操作不当对产品的性能不了解未按操作规范使用……期望值过高希望产品不出问题对维修时间要求较高节省费用……案例分析：用户于5月24日从经销商处提一辆豪华版黑色酷熊，并在提车当天向服务站反映两大灯有进水现象，同时服务站承诺向厂家反映此问题。然而，在第二天(里程为87公里)又发现开空调有异响故障。用户在5月29日下午16：00左右向服务站主动回访人员反映了该故障，用户感觉回访人员没有对问题进行记录，因为回访时间较短。回访人员当时预约用户5月30日进站参加服务活动和检查车辆。用户5月30日上午10：30左右进站，但无心参与活动，只想解决车辆问题，经售后经理和售前经理安排，该车于12：00之后才进行维修。此时引起客户抱怨的原因是什么？服务站的处理有何不当之处？经维修技师鉴定，开空调异响为压缩机故障，维修技师在吃完中午饭后给予更换压缩机，但在拆卸压缩机过程中，不慎将空调系统中的R134a溅到用户贵重衣服上。在更换两前大灯时，前台工作人承诺由于只有一个大灯的配件，因此只能更换一个大灯；而维修工去库房领取大灯配件时却带回两个大灯配件，因此让用户产生服务站不愿意给予更换的质疑。在拆前保险杠更换大灯时，另一位维修工的蛮力操作和回应用户语言（车不是用来开，用来推啊；还说新车到销售店验车时，比这个还更加猛）引起用户不满和对该4S店技术水平质疑。案例分析（续）：此时客户的抱怨是否在升级？是什么原因引起的？更换完大灯后，由于用户对安装后的新大灯和前杠间隙大而不满，并要求重新将旧大灯安装上时，却发现旧大灯由于维修工操作不当出现了裂痕。直到下午17：00左右，维修项目才结束。但回家后，用户却发现开空调异响故障未排除且发现空调制冷效果差和两大灯光照高度高低不一样的故障。案例分析（续）：一而再，再而三的出现让用户不满的地方，如果你是客户你会如何想？？在整个事件的过程当中，客户的抱怨是怎么样一步步变成了投诉的？客户投诉处理的基本流程客户投诉处理的基本原则客户投诉处理的目标客户投诉处理的流程和原则1、客户投诉处理的流程投诉处理的人员要求总经理站长/前台接待主管/客户关系经理全体员工（服务顾问、CS回访员）第一接待人处理责任人最终决策者客户投诉受理投诉情况调查制定处理方案客户抱怨及投诉信息（电话、信函、网络、媒体等）第一接受信息人前台接待主管/客户关系部经理/站长服务站相关人员服务站相关人员情况解释前台接待主管/客户关系部经理/站长客户核准实施处理方案客户跟踪责任判定NOYESNOYES处理客户投诉的基本步骤：问候倾听平息处理结束跟踪2、客户投诉处理的原则Ⅰ.基本原则第一时间处理客户投诉首问负责制①接受到客户抱怨或投诉信息的服务站必须自始而终的有效解决或配合客户服务部彻底处理问题并促成客户的满意；②因服务站自身原因导致客户出现抱怨或投诉，服务站必须全责彻底处理客户抱怨或投诉，并最终确保达到客户的满意。Ⅱ.处理原则先处理心情，再处理事情不回避，第一时间处理了解顾客背景找出原因，界定控制范围取得授权必要时让上级参与，运用团队解决问题不作过度的承诺争取双赢必要时，坚持原则3、客户投诉处理的目标危机不要让客户投诉事件转变成危机事件前兆阶段爆发阶段持续阶段平息阶段即使平息也会存在一定影响时间危机事件发展的四个阶段：应该在前兆阶段就着手处理，避免事态的扩大化影响程度客户投诉的处理技巧不同客户的投诉的处理方法客户投诉的日常管理客户投诉的处理方法1、客户投诉处理的技巧维护品牌形象维护企业有形、无形的利益维护顾客满意度与忠诚度极力控制投诉情况并避免扩大投诉处理应有的态度产品质量销售过度承诺􀂃Ⅰ.客观因素产生的投诉例：王先生刚买的一辆酷熊车，行驶700公里，还未上牌照（其他手续已经办完),发现行驶困难。经检查变速箱档位开关损坏，更换后问题解决，但是王先生执意要求换车……讨论：如何处理？正确看待问题􀂃相信我们的产品，没有100%无瑕疵的产品􀂃销售给我们创造了机会明确原则、了解情况表示理解、说明利益利用亲朋、适当承诺经济补偿、跟踪慰问把客户带至安静的地方认真倾听，不要打断客户的讲话表示歉意认同客户的情感寻找解决方案Ⅱ.主观因素产生的投诉人员的服务态度维修的时间和质量内部协调和沟通不畅··············请看下面的案例。。。。。我会动用我电视台的朋友宣传你们车的“质量”，我会拉着横幅去闹市区，我会在所有论坛发帖子！！同事问过我这车怎样，我极力倡导他们不要买长城的车，甚至是国产车！！李先生5月购一台炫丽车，开至800多公里时发现空调制冷效果差、收音机不存台。6月7日服务站工作人员预约用户6月8日早上8：00进站检查处理车辆问题，但用户到站后却由于服务站负责人和三包员今天（6月8日）未上班不能开展车辆维修业务；服务站工作人员告知客户：不差钱的话还是不要买国产车，哈弗，皮卡小毛病也多，我们自己都不买长城汽车，长城维修政策也有很多问题，配件运送效率低等正确地看待问题􀂃只要我们齐心协力、及时提醒、相互弥补、工作就会变得顺畅巧妙地使用“W”提问方式引导客户利用周围人员消除投诉掌握原则，给予适当的补偿做什么(What)：对象、目标、做什么、内容、范围、重点；为什么(Why)：为什么、原因：何人(Who)：谁、主人公、谁负责、谁去干、针对谁；何时(When)：时间方面的要求；何地(Where)：使用范围；如何(How)：怎样、方法、计划、如何去做；多少（Howmuch）：程度、控制、效果、所需投入；①转移法􀂃不做正面的答复，以反问的方式提醒客户双方的责任②延时法􀂃以请示上级等借口为由，争取时间③否认法对所陈述的事有明显的差异时，应采取否认法④预防法􀂃在预估事情可能将要发生变化时给予提醒什么是服务补救？服务补救是服务企业在出现服务失误时所做出的一种即时性和主动性的反应，通过这种管理模式更有利于提高顾客满意和忠诚度。客户满意员工满意从服务补救中学习正确的观念服务补救的原则：提供代步车提供折价或优惠折扣工时费提供赠品免费保养……方法一、提供免费增值的服务定期电话回访或亲访关怀卡及生日卡的寄送定期实施CSI调查定期实施顾客流失率调查投诉处理后的追踪举办车主联谊活动·······方法二、服务后的延续“看上去很美”贴合客户实际尽量减小成本服务补救内容的选择：价值100元的保养＞价值200元的四轮定位＋动平衡2、不同客户投诉处理方法★主导型客户􀂃特点：往往只重结果，而不关心过程，通常没有耐心􀂃行为特征：竞争欲望强烈、容易烦躁，注重身份，做事只看结果􀂃用词特征：快，马上，现在，今天，现在就做正确不正确清楚、具体、击中实质漫不经心、浪费时间有准备、安排有序没有组织、丢三落四抓住问题、不跑题闲聊提供的事实有逻辑性模糊不清、漏洞百出问具体问题办事带有个人色彩注重事实使对方无法把握局势给出选择替对方做决定主导型客户客户投诉并要求：１、免费更换保险杠，不再接受漆面脱落的补漆处理方法；２、因自己的车辆是新购车辆，但因服务站原因，使得现在的车辆根本不象是新车，服务站必须进行补偿，应该为其更换新的倒车镜、机盖；３、如达不到以上要求，现在就打电话到消协，并通知媒体过来拍照爆光；一保内客户因保险杠漆面脱落在服务站进行补漆处理，在使用过程发现在因维修工操作不当，使得喷漆过程中有许多漆点落到引擎盖、倒车镜上面，白点非常明显，补漆的地方出现色差：★社交型客户􀂃特点：乐观、善于交流有说服力，努力使别人认可其观点􀂃行为特征：􀂃健谈甚至喋喋不休􀂃喜欢与人交往、努力使人信服􀂃通常对汽车了解较多􀂃用词特征：我觉得，想想看，你感觉如何正确不正确让他们畅谈自己的想法做事循规蹈矩，不行动给他们时间和你交往简短的话语，不爱说话谈论他们的目标注重事实，数字询问他们对事情的看法非个人的说说你的观点花太多时间畅谈想法谈判时说明细节不做决定提供证据讲话时高人一等主导型客户2008年11月15日，客户来到西北一家服务站，要求退车，经了解，客户车辆存在早上打火困难情况，原因为客户所加为零号柴油，在与客