建设项目档案一般要求(打印)

-1-建设项目档案管理第一节建设项目及其档案工作概述一、建设项目（一）建设项目的定义（二）项目建设程序1、项目建议书阶段2、可行性研究阶段3、设计阶段4、建设准备阶段5、建设实施阶段6、竣工验收阶段二、建设项目档案（一）概念1、项目文件2、项目文件归档3、项目档案（二）项目档案的构成和特点1、建设项目档案的构成2、建设项目档案的特点（1）成套性（2）专业性（3）动态性三、项目档案工作（一）建设项目档案工作内容建设项目档案工作主要包括以下内容和环节：-2-1、建设项目档案工作的组织2、建设项目档案工作制度的制定和实施3、建设项目文件的归档与整理4、建设项目档案的移交5、建设项目档案登记，6、建设项目档案验收工作（二）做好建设项目档案工作的意义建设项目档案既是建设活动的真实记录，做好建设项目档案工作，具有十分重要的意义1、做好建设项目档案工作，是适应项目建设工作需要的内在要求2、做好建设项目档案工作，是贯彻国家有关法律法规规定的外在要求3、建设项目档案工作的性质决定必须做好建设项目档案工作（三）做好建设项目档案工作的基本要求1、熟知国家与关建设项目档案工作的法律法规、文件、标准2、要建立健全建设项目档案工作的规章制度3、要采取有效措施确保项目档案的完整、准确、系统4、要及时介入做好建设项目档案工作的业务指导5、认真做好项目档案专项验收（预验收）的准备工作6、做好建设项目电子文件管理和项目档案信息化工作。当前在项目档案工作中要认真贯彻国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），选择较先进的适用软件，保证光盘存档信息的真实准确；凡具有重要保存价值的电子文件，必须要有相应的纸质文件一并归档。-3-第二节建设项目文件归档案要求及档案整理规范一、项目文件形成的质量控制（一）建设单位文件的质量控制1、建设单位的职责2、建设单位的任务（二）设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容（题名），将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。设计文件要按专业、文号顺序进行积累。在项目的设计（含变更设计）全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案（纸质、电子），并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。（三）监理单位文件的质量监控1、监理单位职责（1）《中华人民共和国建筑法》（以下简称《建筑法》赋予了建设监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审-4-核项目档案的完整、准确、系统的责任。监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。（2）《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础上，也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。2、监理单位任务（1）参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。（2）从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40%在于设计原因，投资问题则80%决定于设计。所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。（3）从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有：①来自项目法人的文件。监理工程师受聘于项目法人，按照签定的合同条款对项目进行监理。合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、-5-水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；②来自设计单位的文件。这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；③来自施工单位的文件。施工进度计划、施工方法说明、施工作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。（四）施工单位文件的质量监控施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：一是以公文形成的文件，要注意统一文号。施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续；三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。在大型的生产设施方面，施工是由两个-6-不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。如果施工对象是一座桥，可以若干墩的施工文件集中在一起，存放在一个盒里；如果是一座特大桥，也可以一个墩一盒积累，集中在一起的文件按施工工序进行排列。排列到一定厚度，一般2～3cm左右即可装订为一卷。2、设备文件主要有三个方面。一是设备报价、询价等来往文件（这一部分文件一般由建设单位监控）；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。主要核查以下内容：（1）包装箱号、箱数以及包装箱完整情况；（2）设备的型号、规格、数量是否与设计、合同文件相符；（3）设备的零部件、专用工具是否齐全；（4）随机文件（产品说明书、合格证、进口产品的商检证等）是否齐全；（5）设备有无损件，表面有无损坏和锈独等情况等。在设备、安装调试过程中应注意设备档案管理的成套性进行积累、监控。（五）项目质量监督部门的监控项目监督部门对项目的监控依据是项目建设的文件，主要对项目建设的实体质量监督。当项目完工后依据项目档案和项目实体进行项目的质量等级进行评定。因而，项目监督人员也应重视施工过程文件的质量控制，在进行质量检验时，应对所检内容的准确性把好项目文件的内在质量关，在对项目实体进行检查的同时，检查施工记录、试验材料的真实性。项目评定后，质量监督部门应同时对项目档案的准确性形成书面意见。（六）档案行政管理部门的监控档案行政管理部门对建设项目档案工作进行监督，是依据《中-7-华人民共和国档案法》第六条规定：“具级以上人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”《广东档案条例》第二条规定：“省人民政府档案行政管理部门主管全省档案事业，依法对本省档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导”。第六条规定：“省、市、县在鉴定重大科学技术研究成果、验收重点建设工程时，必须由项目的主管部门会同同级档案行政管理部门对项目档案进行鉴定、验收”。《珠海市档案条例》第二十条规定“重点建设项目在竣工验收前应当提请档案行政管理部门组织档案预验收，预验收合格后，由档案行政管理部门出具重点建设项目档案认可文件。建设单位取得重点建设项目档案认可文件后，方可组织项目竣工验收。”二、建设项目文件的整理建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。（一）归档文件的质量要求1、归档文件应是原件建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档；建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件；施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。2、归档文件的内在质量要求（1）归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的-8-（2）归档文件要准确、有效。图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。（3）归档文件必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。（二）归档文件整理的基本要求1、整理步骤项目档案材料的整理主要分以下几点：（1）划分阶段。凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。（2）鉴定。按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。（3）划分单位、分部（项）工程。同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部（项）工程。同一分部（项）工程的文件再按不同专业分别排列。（4）组卷。根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别组卷，如管理性文件按问题—时间组卷；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类组卷，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类组卷。组卷应根据文字、图表、图纸的数量，组成案卷，案卷的厚度一般不超过3cm，图纸不要超过5cm。（5）卷内文件排列。如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列；如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一-9-起的原则，同一案卷中有若干个