实验室档案管理规定

作业指导书D版第零次修订ZY-D-204-2014第1页共2页实验室档案管理规定1．归档要求(1)归档的资料要求完整、齐全、分类准确便于保管、查阅；(2)归档时须对归档资料的内容和份数进行核查，并填写《文件和资料管理登记一览表》按表内各项逐一填写清楚；(3)归档的资料要用碳素墨水或蓝黑墨水填写；(4)归档资料应按归档资料的种类分类整理、分类立卷；分类存放；(5)对每类归档资料应编制总目录；(6)归档资料应存放档案盒中，盒外有类别标志，盒内有按件编制的目录；(7)档案必须存放档案柜中妥善保管，防止遗失；(8)档案存放环境应保证防潮、防霉、防虫蛀：(9)涉及保密的档案资料应遵守保密制度。2．保管期限根据各类档案性质确定保管期限，档案管理员保管的资料期限分别为：(1)凡是有长期利用价值的档案列为永久保管，如本公司的政策性文件、质量管理体系文件、处理重要问题形成的文件资料、重要的计划和总结等。(2)管理评审、内部审核的相关记录，保存期为三年；(3)检测原始记录和报告复印件，保存期限为长期；(4)实验比对和能力验证记录、抱怨处理记录、合同评审记录、文件控制记录、分包记录等保存期限为三年；(5)计量仪器设备检定证书、仪器设备运行检查记录、仪器设备使用记录和维护记录以及使用说明书（或复印件）等，保存期限由仪器设备报废时间而定；(6)技术人员的技术档案则应长期保存；(7)服务和供应品的采购记录，由采购部保存，保存期为三年。(8)仪器设备，其说明书及相关资料保存期限由仪器设备报废时间而定。3．资料的保管范围：（1）国家、部门、地区有关产品质量方面的文件、政策、法令、法规、规定；（2）产品技术标准、相关标准、参考标准（国外的和国内的）；（3）检测规程、规范、检测实施细则、检测方法（国外的，国内的和自编的）；作业指导书D版第零次修订ZY-D-204-2014第2页共2页（4）计量检定规程、暂行检验方法；（5）仪器说明书、计量检定合格证、仪器、仪表、设备的验收、维修、大修、使用、报废记录；（6）检测仪器、设备明细表、台帐；（7）各类检验原始记录；（8）各类检验报告；（9）用户反馈意见及处理意见；（10）检验报告发放登记本；（11）产品图纸、工艺文件及其它资料。4．档案资料的复制和借阅（1）．借阅档案资料，须经质量负责人批准，复制记录须经主任批准。（2）．外来人员一般不得借阅和复制档案资料，确因需要须经主任批准。（3）．借阅和复制档案资料应办理登记手续，资料的借阅和复制必须填写《文件借阅、复制登记表》；借阅人不得泄密和转移借阅，不得在记录上涂改、划线等，阅后及时交还资料管理员，并办理相关手续。（4）．档案资料应存放在指定场所，并采取保密措施。（5）．借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将记录带离指定场所，不得查阅其他无关记录。5．档案资料的清理和销毁（1）．档案资料原则上每年清理一次，同时修订总目录和卷内目录包括电子版目录；（2）．对超过保存期限或失去保存价值的档案资料，由档案管理员填写销毁清单，经主任批准后销毁；