企业费用报销制度及报销流程

费用报销制度(试行)第一章总则为了加强公司内部管理，规范公司日常费用的开支与报销行为，严格控制费用开支范围与审批权限，特制定本制度。第一条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，按费用项目制定报销标准、费用开支范围和授权审批规定。第二条本制度适用于恒昱公司及分、子公司全体员工。第二章日常费用报销制度及流程第三条日常费用主要包括差旅费、通讯费、交通费、办公费、业务招待费、培训费、会议费、福利费等第四条费用报销的一般规定一.报销人必须取得相应的合法票据,发票背面有经办人签名。二.填写报销单:根据费用性质填写对应单据，严格按单据要求项目认真填写，注明附件张数，金额大小写须完全一致(不得涂改)，简述费用内容或事由。三.按规定的审批程序报批。四.报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。五.需制定费用报销标准的费用项目，于每年一月三十日前将经董事长审批的费用报销标准交财务部备案。第五条费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门经理审核签字→财务复核→总经理审核→财务报销。第三章授权审批规定董事长做为公司法人代表，对公司一切费用拥有报销审批权，但为了保障公司日常费用开支的合理性和报销审批的及时性，对公司在费用报销审批权限做以下授权：第六条日常费用审批权限表费用项目授权范围差旅费授权财务部按差旅费报销标准审批（但部门负责人应确认出差的真实性）通讯费授权财务部按通讯费报销标准审批职工薪酬授权行政人事部直接扣缴社保；应交税金授权日常税金申报由总经理审批；银行费用授权财务部按银行单据直接扣缴手续费、利息支出等。第四章费用报销具体规定第七条差旅费报销制度及流程。一.差旅费开支范围：公司员工因工作需要到外地办理业务，当天不能返回的，外出期间所需发生的交通费、伙食费、住宿费属于差旅费开支报销范围。二.差旅费报销管理要求（一）差旅费报销实行“据实报销”和“费用包干”相结合的办法。伴随出差产生的交通费、住宿费凭正式发票按报销程序审批后据实报销，实际发生额未达到报销标准金额的按实际发票金额报销，实际发生额超出报销标准部分由员工自行承担；（二）出差伙食补助实行定额包干，按实际出差天数计算，实行节约自得，超支不补的原则。（三）实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间与到达成都时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。（四）部门负责人出差需乘坐火车时间超过18小时，经董事长同意，可乘坐软卧或飞机。（五）出差人员在外宴请客户按业务招待费管理办法规定办理，在报销差旅费时应在报销单上注明并按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。（六）出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等，报销人应在报销单据上注明，公司将不予重复报销相关费用。三．差旅费报销标准出差地分为A、B、C三类。A类地区：北京、上海、深圳、广州；B类地区：重庆、天津、珠海、厦门及省会城市；C类地区：省内、外一般地区。项目等级标准职务火车轮船飞机其他交通工具（不包括出租汽车）市内交通费住宿标准出差（餐）补助费包干总额A类B类C类A类B类C类A类B类C类集团总经理软卧二等普通按实报销100650550450160140120260240220仓舱副总/总监级软卧二等仓普通舱按实报销804003502401209060200170140部门经理/经营公司负责人硬卧二等仓普通舱按实报销603503002001008060160140120总部主管/二级单位经理硬卧三等仓普通舱按实报销50300260180806050130110100其他员工硬卧三等仓普通舱按实报销4025022016080605012010090四．差旅费报销流程（一）.出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，一般人员出差申请单由部门负责人审核后报分管副总批准，部门负责人出差由分管副总审核后报董事长批准，公司副总出差报董事长批准。（二）.借支差旅费：出差人员按《备用金管理办法》到财务部办理借款手续。(三).购票:出差人员持审批过的出差申请表，到行政部订票或自行订票，订票费用由出差人员从借支差旅费中支付，行政部统一办理公司总经理或董事长出差的订票与报销事宜，行政部应做好记录保证订票费用支付与报销正确。（四）.返回报销：出差人员回来后应按《备用金管理办法》在规定时间内办理报销事宜，报销时出差人员应根据实际发生差旅费用按费用报销流程填写《差旅费报销单》，办理报销手续。第八条通讯费报销制度及流程一．通讯费报销管理要求1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用按岗位确定的原则，即依据不同岗位、员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准由行政部根据不同岗位级别及性质，在年初发布通讯费报销标准。2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。员工不得用公司固定电话打私人电话。固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报分管副总批示处理办法。二．报销流程通讯费报销按授权报销流程，经财务部审核后即可报销。第九条交通费报销制度及流程一．交通费报销管理要求：（一）．外出办公乘车方式１．外出办公需要用车的，原则上应乘坐公交、地铁等公共交通车辆，发生的车费凭票报销；２．外出办公因交通不便、搬运物品、到银行取现金、事情紧急等情况经部门负责人同意可乘坐出租车；３．办事人员有驾驶证可自行驾车的，外出期间的车辆安全、人身安全、违法交规均由其自行负责；4.除特殊岗位因工作性质外出办公频繁，交通费采取凭票据实报销办法外，其余员工外出办事交通费超过公司核定标准部分不再予以报销。（二）．私车公用方式公司车辆不能满足所有人员外出办事要求，因工作性质需经常外出，自己有私车可用于外出办事的，经董事长批准后，按公司车辆费用报销标准执行，外出期间的车辆安全、人身安全、违法交规均由其自行负责。二．交通费报销流程（一）定额内报销需凭公共交通发票、出租车发票或油费发票报销。（二）定额外据实报销的除交通发票外，需附外出交通费清单，注明列明时间、所办事项、金额等内容，并经部门负责人签字审批。（三）定额内交通费报销按授权报销流程，经财务部审核即可报销，定额外交通费报销按费用报销一般流程办理。第十条办公费、低值易耗品等报销制度及流程一.办公费、低值易耗品报销管理要求:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。办公用品采取定点采购方式，通过比价确定供应商，每月在该供应商处采购所需办公用品，按月取得发票及采购物品清单统一报销。二.报销流程(一).购置申请:除定点采购的办公用品外，发生的其他办公费、低值易耗品采购均需提出购置申请，经公司董事长同意后方可进行采购。（二）.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。第十一条招待费报销制度及流程一.招待费报销管理要求（一）.因工作需求产生招待费，需事先填制业务招待费申请单，列明接待人数，陪同人数，就餐标准等取得董事长批准，因时间关系无法先填单据的，应电话请示同意后先行接待，后补书面手续。（二）内部员工聚餐产生的费用，应取得发票按发票性质报销。二．报销流程：（一）.招待费发生前应就接待范围和标准取得批准，经批准的业务招待费申请单应作为报销附件。（二）.经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。第十二条其他专项费用报销及流程管理(一)其他费用包括会议费、培训费、咨询费、业务宣传费等等各种费用项目。(二)费用标准：此类费用由部门经理根据实际需要向董事长请示，费用金额在200元以下或事情紧急等特殊情况的可口头请示，经同意后方可发生。(三)财务报销流程经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。第五章报销时间及其他规定第十三条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：1.财务报销：公司财务部每周一至周三为财务报销日。每月25日以后停止财务报销。2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。3.报销凭证由报销人自行保管，并按报销流程办理报销签证手续，报销手续齐备后到财务部出纳处领取现金。第六章附则第十四条本制度解释权归公司财务部。第十五条本制度自下发之日起试行。二○一三年十月十五日业务招待费申请单部门日期接待人数陪同人数接待单位就餐地点就餐标准烟酒领用审批人备注