财务报销制度及流程

财务报销制度及报销流程第一部分第一条为加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条本制度根据相关的财经制度以及本公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、项目相关支出及专项支出等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。第三条本制度合适全体员工。第二部分借支管理规定及借支流程第一条借款管理规定（一）出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。（二）其他临时借款，如业务费、招待费、会务费等，借款人员应及时报帐，借款原则上不允许跨月借支。（三）各项借款金额超过5000应提前一天通知财务部备款。（四）借款销账规定：（1）借款销账时应以借款申请单位依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账；（2）借领支票原则上应在3个工作日内办理销账手续。（五）借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。第二条借款流程（一）借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。（二）审批流程：填写好《借款单》→部门主管审核签字→财务复核→总经理审批（三）财务付款：借款凭审批后的借款单到财务办理领款手续。第三部分日常费用报销制度及流程第一条日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。第二条费用报销一般规定（一）报销人员必须取得相应的合法票据。（二）填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，金额大小写必须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。（三）按规定的审批程序报批。（四）报销5000以上需提前一天通知财务部以便备款。第三条费用报销一般流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→部门主管签字→财务会计复核→总经理签字→到出纳报销。第四条差旅费的报销及流程（一）费用标准1．住宿费报销时必须提供住宿发票，超过住宿标准部分由员工自行承担。2．伙食、交通费原则上采用据实报销形式，超出标准部分由员工自行承担。3．宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费。4．出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。（二）报销流程1．出差申请：拟出差人员首先填写《出差申请表》，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费项目等，出差申请单由总经理批准。2．借支差旅费：出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部，按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。3．返回报销：出差人员应在回公司后3个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写费用报销单，部门主管审核签字，财务会计审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。第五条交通费报销制度及流程（一）费用标准：1．市内因公公交车费应保存相应车票报销。2．市内因公出租车费应保存相应的车票，经总经理批准可据实报销。3．员工外出办公，可以到行政部填写申请领用公交一卡通，并注明事由，在办完事后即日返还行政部，以便其他员工领用。第六条办公费、低值易耗品等报销制度及流程（一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司行政部统一管理，集中购置，专人负责。（二）报销流程1．对外采购活动的分工（1）公司办公用固定资产、办公耗材等的对外采购活动由行政部负责办理。（2）公司其他部门需要的办公用品以及宣传材料印制等应向行政部提出申请，由行政部负责采购办理。2．购置申请：由各部门根据需求及库存情况填写申请单。3．购置流程：由采购人员和财务人员负责选购及监督，选购权和付款权分离。4．报销程序：报销人员先填写费用报销单（附清单），按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。第七条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程（一）费用标准1．招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事先征得总经理的同意。2．培训费：各部门有培训需求的应及时报送行政部。行政部根据实际需要编制培训计划报总经理审批。3．在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门需要购买资料前先汇总上报行政部，由行政部门人员进行购买，在报销前行政部门人员在资料发票背面签字。4．其他费用：根据实际需要据实支付。（二）报销流程：1．由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。2．培训费由行政部根据审批程序及报销程序办理报销手续。3．资料费在报销前需要办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务部办理报销手续。4．其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程第一条工薪福利等支出包括工资、临时工资、及各项福利等。第二条工薪福利支付流程（一）工资支付流程：1．每月1日之前由行政部将本月工资支付标准（含人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）转交财务部。2．财务部根据支付标准编制标准格式的工资表。3．按工薪审批程序审批。4．每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资。（二）临时工资支付流程同工资支付流程。（三）其他福利费支出由办公室填写报销单→经部门主管签字确认→财务会计复核→报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。第五部分专项支出财务报销制度及流程第一条专项支出主要包括固定资产购置、广告宣传活动费及其他专项费用等。第二条固定资产购置报销财务制度及流程。（一）填写购置申请：按规定填写固定资产申请单并报批。（二）报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。（三）结账报销：1．资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理入库手续，按规定填写报销单（经办人在发票背面签字并附出入库单）。2．按资金支出规定审批程序审批。3．财务部根据审批后的报销单以支票的形式付款。4．若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在3个工作日内办理报销手续。第三条其他专项支出报销制度及流程（一）费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（广告及宣传活动费、公司员工活动费用及其他专项费用）支出。（二）费用标准：此类费用一般金额较大，由经办人根据实际需要向总经理提交请示报告，经总经理签署审核意见。（三）财务报销流程付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批：部门主管签字→财务会计审核→经理审批；（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理报销手续，并在三个工作日办理报销手续。第六部分报销时间的具体规定第一条为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务将报销时间具体安排如下：（一）日常费用报销：为了便于财务集中时间月末结账，每月25日为财务报销日（遇节假日顺延）（二）借支不受以上的时间限制，可以随时办理。第七部分制度执行时间本制度自公布之日起开始实施。公司保留最终解释权。北京喜淘聚能科技有限公司2010-10-22下午13：00—17：00B．实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。3．1．2打卡制度3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。3.1.2.5手工考勤制度3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员(文员)或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。3.1.2.8参与手工考勤的员工如有请假情况发生，应遵守相关请、休假制度，如实填报相关表单。3.1.2.9外派员工在外派工作期间的考勤,需在外派公司打卡记录;如遇中途出差,持出差证明,出差期间的考勤在出差地所在公司打卡记录;3.2加班管理3.2.1定义加班是指员工在节假日或公司规定的休息日仍照常工作的情况。A．现场管理人员和劳务人员的加班应严格控制，各部门应按月工时标准，合理安排工作班次。部门经理要严格审批员工排班表，保证员工有效工时达到要求。凡是达到月工时标准的，应扣减员工本人的存休或工资；对超出月工时标准的，应说明理由，报主管副总和人力资源部审批。B．因员工月薪工资中的补贴已包括延时工作补贴，所以延时工作在4小时（不含）以下的，不再另计加班工资。因工作需要，一般员工延时工作4小时至8小时可申报加班半天，超过8小时可申报加班1天。对主管(含)以上管理人员，一般情况下延时工作不计加班，因特殊情况经总经理以上领导批准的延时工作，可按以上标准计加班。3.2.2.2员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》，因无法确定加班工时的，应在本次加班完成后3个工作日内补填《加班申请表》。《加班申请表》经部门经理同意，主管副总经理审核报总经理批准后有效。《加班申请表》必须事前当月内上报有效，如遇特殊情况，也必须在一周内上报至总经理批准。如未履行上述程序，视为乙方自愿加班。3.2.2.3员工加班，也应按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认；有打卡记录但无公司总经理批准的加班，公司不予承认加班。3.2.2.4原则上，参加公司组织的各种培训、集体活动不计加班。3.2.2.5加班工资的补偿：员工在排班休息日的加班，可以以倒休形式安排补休。原则上，员工加班以倒休形式补休的，公司将根据工作需要统一安排在春节前后补休。加班可按1：1的比例冲抵病、事假。3.2.3加班的申请、审批、确认流程3.2.3.1《加班申请表》在各部门文员处领取，加班统计周期为上月26日至本月25日。3.2.3.2员工加班也要按规定打卡，没有打卡记录的加班，公司不予承认。各部门的考勤员(文员)负责《加班申请表》的保管及加班申报。员工加班应提前申请，事先填写《加班申请表》加班前到部门考勤员(文员)处领取《加班申请表》，《加班申请表》经项目管理中心或部门经理同意，主管副总审核，总经理签字批准后有效。填写并履行完审批手续后交由部门考勤员(文员)保管。3.2.3.3部门考勤员（文员）负责检查、复核确认考勤记录的真实有效性并在每月27日汇总交人力资源部，逾期未交的加班记录公司不予承认。下午13：00—17：00度。全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。3.1.2.2打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。3.1.2.3打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；3.1.2.4因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。3.1.2.5手工考勤制度3.1.2.6手工考勤制申请：由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可