word培训2

第2章Word2010的基本操作本章要点掌握文档的几种创建方法掌握打开文档的方法掌握在Word中输入文本的方法掌握Word文档编辑技术了解拼写与语法检查以及自动更正的应用掌握文档的保存与加密方法熟悉相关文档的显示设置本章将对Word2010的基本操作进行详细的讲解。其主要内容包括：新建/打开/保存与关闭文档的方法、输入文本内容、复制与移动、查找与替换、撤销与恢复以及对文档加密、拼写与语法检查、自动更正、改变视力显示比例等。2.1创建文档在启动Word2010时，程序会自动创建一个名为“文档1”的空白文档。Word2010是可以进行多文档同时编辑的程序，在需要继续创建新文档时，可以通过以下方法来完成。2.1.1创建空白文创建空白的Word文档，可以通过以下几种方式来完成。单击“文件按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，程序将打开“新建文档”窗口，用鼠标单击“空白文档”按钮后按下右下角的“创建”按钮，即可创建一个空白文档，如图2-1所示。单击“快速访问工具栏”中的“新建”按钮（快捷键“Ctrl+N”）。打开“我的电脑”中需要创建文档的文件目录，在空白位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“新建”→“Microsoft文件Word文档”命令，如图2-2所示。即可在该位置创建一个空白文档文件。图2-1选择“空白文档”进行创建图2-2新建Microsoft文件Word文档2.1.2利用模板创建文档Word2010提供了种类丰富的文档模板，还可以通过连线官方资源系统，下载更多精美实用的文档模板。应用这些模板，可以快速创建各种类型的文档文件。练习2.1利用模板制作简历文档1.单击“文件按钮”，在弹出的菜单中选择“新建”命令，程序将打开“新建文档”窗口；在左边的列表中单击“已安装的模板”按钮，然后向下拖动“样本模板”列表中的滚动条，找到并点选“平衡简历”，如图2-3所示。2.单击“创建”按钮，Word2010即以所选模板作为基础创建一个简历文档，在其中预留了需要用户输入内容的位置，如图2-4所示。图2-3选择“平衡简历”模板图2-4从简历模板创建的文档2.2打开文档若要对已有文档进行编辑，则需要将其实打开。在Word2010中打开文档的方法有很多，用户可以根据需要选择合适的打开方式。2.2.1能打开的文档格式Word97-2003版本的Word文档，扩展名为：.doc；Word2010版本的Word文档，扩展名为：.docx。2.3删除文本输入时发生错误，就需要将其删除。Delete：删除光标后一个字符或被选中的文本。BackSpace：删除光标前一个字符。2.4.1选定文本在编辑之前，用户必须选定文本。选定文本的方法非常简单，直接使用鼠标拖拽就可以很方便地进行选取。被选中的文本将突出显示，如图2-27所示。此外，对于选定特定的文本内容还有以下方法。•常用选定方法：在文档中需要选取的起始位置拖动鼠标到终止位置，起始位置和终止位置的文本被选取。•选定大块文本：将光标定位到起始位置，按住“Shift”键，移动鼠标到终止位置点击鼠标左键。起始位置和终止位置的文本被选中。该方法常用于跨页内容的选定。•选定某个词语：在该词语的中间双击鼠标左键。•选定一个段落：①在需要选定的某段文本中，点击鼠标左键三次即可。②将鼠标指针移到该行左侧，鼠标指针变为时双击鼠标左键。•选定一行：将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时单击即可。•选定一句：按住“Ctrl”键，用鼠标单击某行•选定多行：将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时，按下鼠标左键向上或向下拖动鼠标。•选定整篇文档：①按下快捷键“Ctrl+A”。②将鼠标指针移到某行左侧，鼠标指针变为时连续按下鼠标左键三次。•选定垂直文本：按住“Alt”键，拖动鼠标可选定垂直的一块文字。图2-27选中的文本2.4.2复制文本当需要在文档中输入相同内容的文本时，就可以使用复制功能，以提高编辑效率。1.选定需要复制的文本，选定的文本将突出显示。2.单击“开始”功能选项卡左侧的“复制”按钮，或者直接按下快捷键“Ctrl+C”。3.将光标定位到新的位置。单击“开始”功能选项卡上的“粘贴”按钮；或者直接按下快捷键“Ctrl+V”。提示：文本粘贴后，会在文字的右方出现一个“粘贴”图标，单击该图标会出现如图2-30所示的三个选项，默认情况下，粘贴的文字将“保留源格式”，如果需要修改，点选某个选项即可。2.4.3选择性粘贴在日常的办公应用中，文本的复制和粘贴是使用频率较高的操作，而“选择性粘贴”则是“粘贴”命令中较特殊的功能。通过该功能，用户可以将图形图像转换为图片格式，将文本或表格装换为图片格式等。练习2.4将文本转换为图片格式1.选定需要转换为图片格式的文本，然后执行复制操作。2.将光标定位在目标位置，单击“粘贴”按钮下边的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“选择性粘贴”选项，如图2-36所示。3.弹出“选择性粘贴”对话框，在“形式”列表框中选择“图片（Windows图元文件）”选项，然后单击“确定”按钮即可，如图2-37所示。图2-36“选择性粘贴”命令图2-37“选择性粘贴”对话框2.4.4选择性粘贴4.此时，粘贴到文档中的文字将会以图片显示，选中它，则会出现“图片工具/格式”功能选项卡，使用图片编辑工具还可以对其进行编辑，如图2-38所示。图2-38粘贴到文档中的文字以图片显示在“选择性粘贴”对话框的“形式”列表框中包含了六个选项，下面对各个选项的作用进行简单的介绍。Microsoft文件Word文档对象：以文件的方式嵌入在目标文件中。在目标文件中双击该嵌入的对象时，该对象将在新的Word窗口中打开，对其进行编辑的结果同样会反映在目标文件中。带格式文本（RTF）：粘贴时带RTF格式，即与复制对象的格式一样。无格式文本：粘贴不带任何格式（如字体、字号等）的纯文本。图片（增强型图元文件）：将剪贴板中的内容作为增强型图元文件（EMF）粘贴到Word中。HTML格式：以HTML格式粘贴文本。无格式的Unicode文本：粘贴不带任何格式的纯文本。2.4.5查找和替换使用Word提供的查找与替换功能，可以很方便地搜索指定的内容，并可将搜索到的内容替换成需要的内容。避免了在文档中逐字逐句进行查找和修改的麻烦，从而达到事半功倍的效果。1．查找Word中的查找功能，不仅可以查找文档中的中文、英文字母、标点符号，还可以根据文本的格式以及通配符等项目来进行查找。练习2.5查找文本1.在“开始”功能选项卡中，单击“编辑”组中的“查找”按钮。2.打开“查找和替换”对话框并切换到“查找”选项卡，在“查找内容”文本框内输入要查找的内容，然后单击“查找下一处”按钮。3.在查找到的第一个文字时，系统会暂停一会，并将查找到的文字突出显示，如图2-38所示。4.在练习2.5中查找所有的“生态”字样。图2-39查找文本2.4.5查找和替换4.单击“查找和替换”对话框中的“阅读突出显示”按钮，在弹出的菜单中执行“全部突出显示”命令，可以将查找内容突出显示出来，如图2-40所示。5.继续单击“查找下一处”按钮，则会继续查找输入内容，直至查找到文档结尾处，并弹出提示框提示查找完毕，如图2-41所示。6.单击“是”按钮，返回到“查找和替换”对话框，单击“否”按钮关闭对话框。图2-40突出显示全部查找内容图2-41查找完毕提示框2．替换使用Word的替换功能，不但可以替换文字，而且还可以替换带有格式的文字、分页符、段落标记和其他项目。也可以使用通配符来扩展搜索。练习2.5替换文本1.在“开始”功能选项卡中，单击“编辑”组中的“替换”按钮。2.打开“查找和替换”对话框，并切换到如图2-42所示的“替换”选项卡，在“查找内容”文本框内输入查找的内容，然后在“替换为”文本框内输入替换的内容。3.然后单击“查找下一处”按钮，在查找到第一个文字时，系统会暂停一会儿并将查找到的文字突出显示。4.此时，若不需要替换，需要继续查找，可单击“查找下一处”按钮，系统自动跳转到指定内容的下一个位置。5.若需要替换，则单击“替换”按钮，然后继续查找。6.单击“替换全部”按钮，可将文档中所有找到的文字替换为替换文字。7.直至查找到文档结尾处，并弹出提示框提示搜索完毕。图2-42“替换”选项卡2.4.5查找和替换2.4.8操作的撤销和恢复在文档的编辑过程中，难免会出现一些误操作，这时就可以使用Word的“撤销和恢复”功能，最大限度地挽回损失。1．撤销操作如果你要撤消最后一步操作，可以直接单击“快速访问工具栏”上的“撤消”按钮。如果要撤消多个误操作，可单击“撤消”按钮旁边的下拉箭头，查看最近进行的可撤消操作列表，单击要撤消的操作，如图2-46所示。如果该操作目前不可见，可滚动列表来查找。2．恢复操作如果撤消以后又认为不该撤消该操作，这时就需要恢复操作。单击“快速访问工具栏”上的“恢复”按钮可恢复被撤消的操作；多次单击“恢复”按钮，可恢复撤消的多步操作。提示：使用快捷键“Ctrl+Z”可撤消上一步操作，重复该快捷键可撤消多步操作。图2-46撤消操作2.5拼写与语法检查Word提供了两种对拼写和语法进行检查的方法。一种是输入时自动检查拼写和语法错误，并对可能是错误的拼写及语法标记为下划波浪线。另一种是在完成录入工作后，打开“拼写和语法”对话框进行全面彻底的检查。2.5.1键入时自动检查默认情况下，在Word2010中会用红色波浪下划线表示可能的拼写和语法错误，以提醒用户修改。用鼠标右键单击带有下划波浪线的文字，将弹出如图2-47所示的快捷菜单，单击快捷菜单上建议的正确内容即可完成拼写或语法检查。图2-47拼写检查2.5.2集中检查在完成文档的录入工作之后，可以使用“拼写和语法”对话框集中检查文档中的拼写或语法错误。上机练习2.6集中检查拼写和语法1.切换到“审阅”功能选项卡，单击“校对”组中的“拼写和语法”按钮。2.打开如图2-48所示的“拼写和语法”对话框，在该对话框中根据情况作以下操作：•单击“忽略一次”按钮忽略此错误，并继续检查。•单击“全部忽略”按钮忽略文档中的所有该错误，并继续检查。•若根据Word提供的建议更改，则单击“建议”框下的建议词条，然后单击“更改”按钮。•若要将“不在词典中”的词添至自定义词典，则单击“添加到词典”按钮。图2-48“拼写和语法”对话框2.7文档的保存与加密在Word中创建的文档，通常需要将其保存到计算机硬盘中，方便下次的查看与调用。在Word2010版本中，增加了保存为兼容模式的功能，方便没有安装2010版本的Word用户也能打开并使用。此外，在对文档保存时，可以为文档加密，防止他人查看。2.7.1文档的保存保存为Word97—2003兼容模式如果希望其它只安装有Word97-2003版本，却没有安装Word2010新版本的用户也能打开已创建的文档，则需要将文档另存为Word97-2003兼容模式。方法是：单击“文件”按钮，在弹出的下拉菜单中依次执行“另存为”→“Word97-2003文档”命令，如图2-58所示。打开“另存为”对话框，设置好保存路径及文件名后单击“保存”按钮即可。图2-58另存为“Word97-2003文档”命令2.7.3为文档加密通过Word的文档加密功能，可以保护个人隐私，防止他人恶意查看与修改。1.单击“文件”按钮，在弹出的菜单中依次执行“信息”→“保护文档”命令，如图2-61所示。2.弹出“保护文档”对话框，在其中输入密码，然后单击“确定”按钮，如图2-62所示。3.这时弹出“确认加密”对话框，再次输入密码后单击“确定”按钮即可完成文档的加密。为文档加密后，再次打开时，就会弹出如图2-63所示的“密码”提示框，需要在此正确输入密码后才能查看到文档内容。图2-63“密码”对话框图2-62“加密文档”对话框图2-61选择“加密文档”命令