存货的控制关键点

存货的控制关键点存货的收入、存储、发出、盘点都是重要的控制关键点，运用合理的控制方法把握住这些环节就可以实现对整个业务循环的监控，达到事半功倍的效果。具体的控制点主要有：存货业务活动的授权和审批控制点，资产的验收和保管控制点，存货业务的单证控制点，权责划分控制点，监督稽核控制点，财务系统控制点。(一)授权审批控制点企业存货业务经常发生而且内容复杂，所以为了发挥各部门的比较优势，往往实行分权管理，重要的存货业务活动都要得到批准后才能执行。1．存货收入的控制点购买存货申请的审批，要通过生产、财务等部门共同审批完成，其他方式收入的固定资产也要进行审批；收入存货过程中发生的资金收益和费用支出的办理需要经过财务部门的批准；存货在企业内部的转移需要得到主管部门的批准，要以相关的审批文件为依据。2．存货储存的控制点仓库管理部门进行存货保管人员配备时要得到高层管理部门的审批；存货储存地点的确定要经过生产技术部门的批准，存货储存成本的支出要得到财务部门的审核；存货离开储存仓库时，使用存货的部门或人员要出示授权审批材料，并应该取得仓库管理部门的批准；仓库管理部门在销毁有关存货簿记、备查登记等文件资料时，需要经过高层管理部门的批准，同时还要获得财务部门的同意。3．存货清点的控制点稽核小组制定清点或盘点计划、确定清点时间、频率时要向有关主管部门报告，得到批准后才能实施；清点过程中确定存货盘盈、盘亏的处理方法需要得到主管部门的审批；主管会计人员对存货清点结果采取的会计核算方法要经过财务部门主管的批准。4．存货发出的控制点使用存货之前，生产、销售等部门要向主管机关提出申请；各部门在使用存货时，要向仓库管理部门出具生产计划或者存货使用预算审批材料，核对审批单上的内容后仓库管理部门才能发出存货；日常零星使用存货时要获得本部门主管的批准，企业应该制定存货使用的权限分配制度，明确规定各级部门主管的审批额度，对于超出审批权限的额度要经过上级主管的批准；仓库管理部门对存货保管的调整方案要经过主管机关的批准，并确定在此过程中出现问题的责任；主管会计初步拟订了存货发出的核算方法后，要向财务部门主管报告，以便综合考虑存货发出成本计算对企业总体经营活动的影响。(二)存货验收、保管控制点存货进入企业后的第一个风险点就是验收环节，如果存货验收环节控制活动不合理，很可能导致存货的丢失和损坏。存货保管是验收的后续环节，两者是统一的过程，只有相互协调才能达到最佳的控制效果，同时两个环节的关键控制点也相互关联。1．存货验收关键控制点(1)存货的实物验收控制，存货验收的控制点又可以划分为实物验收和财务验收两个方面，实物验收是指存货的采购人员或仓库管理人员，对进入企业的存货的数量、质量、规格、功能等物理性质进行评价，只有符合合同规定的存货才能验收入库。无论存货如何使用，采购和验收负责人首先应该保证进入企业的存货是需要的生产资料、原料，而且能够正常使用并为企业带来价值。具体的控制点有：仓库管理人员负责检查到库的存货数量、质量等特征是否与经过主管部门审批的存货采购计划相符，对于以非购买方式取得的存货也应该核对有关存货记录资料，例如查询《存货委托加工计划表》、《存货自产计划表》等；有关的生产技术人员要对进入企业的存货进行抽样测试，编制《到库存货性能抽检表》，记录抽样的种类、比例以及合格率等信息，然后将结果报告到主管部门，进行退货或者修理等程序；仓库的验收人员还要对合格的入库存货进行分类整理，同时要接受仓库记录人员的监督，记录人员根据入库情况在统一格式的表格中登记有关的总分类资料和明细分类资料；如果在仓库设有财务岗位，则财务人员还要对入库存货的采购成本、生产费用、预算资料等信息进行反映。(2)存货的财务验收控制，财务验收是指按照会计制度、准则的规定，对进入企业的存货的有关财务管理信息、成本资料进行确认、记录、计量和报告，使右关的资料都集中在企业的财务信息系统中，这是存货内部会计控制的核心组成部分。存货是企业最重要的流动资产，它占据了企业很大一部分流动资金，并且存货的管理关系到企业整个经营链条的顺畅运行，企业存货内部会计控制的关铭点主要有：存货进入企业之后，采购人员或者其他有关业务部门应该将进入企业存货的主要财务凭证汇总交给主管存货的财务人员，总账和明细账的记录人员根据有关的原始凭证编制记账凭证并登记账簿，成本核算主管会计编制和登让有关的成本核算凭证、账簿；会计人员还要记录存货信息的文件资料进行连续编号，防止漏记有关的存货入库资料；负责存货会计核算的人员要进行不相容职务分离控制，主要有存货业务记录与审核职务分离、存货总账记录和明细账记录项分离、接触存货和记录存货职务相分离；在发生存货退回时，会计人员应该及时进行相应的会计处理，防止流动资产虚增现象的发生；会计信息系统内部要取得各批入库存货的数量、时间等信息，为存货发出和存货成本分摊的核算顺利进行做好基础工作。2．存货保管的关键控制点存货保管是保护企业存货安全的重要控制措施，从存货业务活动的流程来看，存货保管的关键控制点有三个，即存货出入关、存货保管人员管理和存货资料记录关。(1)存货入库、出库关，主要是对存货的实物流转过程进行控制。前面已经提到，存货的验收和存货的保管是不可分割的有机统一体，存货验收工作结束后紧接着就是存货的入库。存货入库的控制点有：仓库管理人员合理确定存货的存放地点，存放的顺序；企业的监督部门要对存货入库的整个过程进行监控，及时处理发现的问题，同时防止舞弊行为的发生；仓库管理人员要和验收人员进行工作交接，在交接期间内双方应该约定各自的权利、责任，交接工作完成后，仓库管理人员和验收人员要在有关的文件资料上签章以示负责。企业各业务部门使用或者转移存货时会发生存货的出库，存货出库的主要风险来自两个方面，一是存货发生丢失和损坏，另外还有存货出库后的不当使用或非计划性使用造成的经济效益损失。为了降低上述两种风险，存货内部控制的关键点有：企业各部门在存货出库时要向仓库保管人员出示存货使用的批准材料，仓库管理人员要验证材料的真实性和有关的出库存货信息，例如存货数量、规格等；任何人进入存货储存仓库时都要出示授权材料，并且要进行登记程序，无论何种原因需要从仓库中带走存货都要取得仓库管理人员的认可，必要时要向主管部门报告，同时执行人员要签字以示负责；仓库管理人员要定期检查在库存货的质量状况，并尽可能改善仓库的存放条件，防止存货变质导致的损失；仓库的记录人员要按照内部控制制度的规定编制有关的表格和凭证，同时还要定期统计存货使用情况，要对存货入库成本和出库成本进行核算，为财务部门的成本分析保留必要的数据。